Бюджет движения денежных средств или БДДС

Бюджет движения денежных средств (БДДС)

БДДС — это документ, который содержит в себе все данные о движении денежных средств и расчетного счета в компании. Однако только его недостаточно для того, чтобы полностью охарактеризовать всю картину финансового положения определенной компании. К примеру, при наличии возможных «кассовых разрывов» фирма может на протяжении долгого времени оставаться в убыточном положении.

Для того чтобы приобрести навыки верного составления БДДС, необходимо тщательно разобраться со всеми нюансами составления движения денежных средств. В настоящее время БДДС является главным документом в системе бюджета компании.

Немного рекламы: наша компания занимается постановкой бюджетирования и казначейства в компаниях на базе 1С уже более 7 лет. Рады будем предложить Вам наши услуги.

Структура движения денежных средств

Структура отчета обычно одинаковая. Неважно, предназначен отчет для внутреннего пользования или для сдачи в ФНС, выделяют три группы денежных потоков.

Денежные потоки от текущих операций или операционной деятельности

Это все движения денег, связанные с основной деятельностью компании, обычно это самый крупный раздел отчета. Здесь фиксируют:

• поступления от реализации товаров и услуг;
• платежи поставщикам и подрядчикам;
• арендные, лицензионные платежи, роялти;
• перечисления для оплаты труда работников и так далее.

Денежные потоки по инвестиционным операциям

В этот раздел включают все платежи и поступления по инвестиционной деятельности компании. Это могут быть:

• поступления от продажи оборудования, машин, зданий;
• притоки от продажи акций других компаний;
• поступления в виде дивидендов по имеющимся у организации акциям;
• платежи за покупку нового оборудования и других основных средств;
• платежи при покупке акций и ценных бумаг и так далее.

Денежные потоки по финансовым операциям

Здесь отражают все денежные движения, связанные с кредитами и займами. Например:

• поступления в виде кредитных или заемных средств;
• вклады собственников;
• притоки от выпуска акций;
• платежи собственникам при выкупе у них акций;
• выплаты по дивидендам.

По каждой группе потоков считают сальдо — разницу между поступлениями и платежами. В рамках одной группы значение может быть со знаком “+” или со знаком “-”. Затем сальдо по всем группам суммируют и прибавляют к остатку денежных средств на начало периода.

Итоговая сумма не может быть меньше 0! Иначе выходит, что денег вы израсходовали больше, чем их было, а это невозможно. Это главное правило, которое нужно соблюдать при составлении отчета.

Как связать БДДС и БДР или откуда берутся данные

Сразу условимся: в статье мы исходим из того, что организация:

• составляет БДР;
• располагает информацией о том, кому и когда будет платить, от кого и в какой период ждать поступления. Данные о платежах не обязательно должны быть представлены в виде подробных графиков. Подойдут и средние коэффициенты инкассации, рассчитанные по прошлым периодам (об этом – далее).

Такие сведения – залог простого и максимально верного формирования БДДС.

В основе планирования денежных потоков – будущие доходы и расходы. Доходы лягут в основу притоков, а расходы – оттоков. Правда, важно помнить: это совсем не одно и то же. Вот некоторые различия.

Таблица 1. Разница между доходами, расходами и денежными потоками

Критерий для сравнения

Доходы и расходы

Какой бюджет формируют

В какой момент отражаются в бюджете

Когда у компании возникает право или обязанность на их признание. Например:

Когда осуществляется платеж в пользу контрагента или поступает оплата. Наличный/безналичный характер и валюта расчетов не играют роли. Например:

Что включают/не включают

Включают «неденежные» составляющие. В числе доходов – это:

• положительные курсовые разницы;
• результат переоценки основных средств и нематериальных активов, когда он относится в прочие доходы, а не на добавочный капитал;
• излишки, обнаруженные в ходе инвентаризации и т.п.

В числе расходов:

• амортизация;
• отрицательные курсовые разницы;
• оценочные резервы (по сомнительным долгам, под обесценение финансовых вложений и снижение стоимости материальных ценностей) и т.п.

Не включают полученные и выданные авансы

• авансы полученные (увеличивают денежные притоки);
• авансы выданные (формируют оттоки);
• денежные операции, которые не относятся к доходам или расходам (выдача займов, возврат основной суммы долга по кредиту).

Не включают «неденежные» доходы и расходы

Какой итог формируют

Прибыль или убыток

Как связаны с НДС

Если БДР строится по тому же принципу, что его фактический «собрат» – отчет о финансовых результатах, то в статьях бюджета нет ни НДС к уплате, ни к возмещению

Если бюджет формируется по принципам бухгалтерского отчета о движении денежных средств, то НДС в БДДС «сидит» в строках:

К чему ведет различие между доходами, расходами, денежными потоками

К возникновению дебиторской и кредиторской задолженности.

Приведенное в таблице определяет в том числе суть разницы между БДР и БДДС.

Копейка рубль бережет. Как правильно спланировать денежные потоки

Знаете ли вы к чему может привести нехватка денежных средств для расчетов с бюджетом, сотрудниками и контрагентами, в том числе неплатежи по заемным средствам? Задержка платежей даже на один день влечет наложение различных санкций и снижение деловой репутации компании. При худшем раскладе может разрушиться даже самый прибыльный бизнес.

Вероятность возникновения такой ситуации на предприятии называют риском ликвидности.

Риск ликвидности — финансовый риск, связанный с неспособностью расплатиться по обязательствам без существенных убытков.

Для того, чтобы избежать риска ликвидности (кассовые разрывы, обслуживание кредитов и т.д.), очень важно пользоваться таким мощным инструментом управления ликвидностью, как БДДС.

Бюджет движения денежных средств (БДДС) отражает поступление и расходование денежных средств предприятия по видам деятельности и статьям, с учетом входящего остатка денежных средств на начало периода.

Процесс бюджетирования ДДС, или планирование финансовых потоков ‒ очень важный и ответственный этап. Чтобы раскрыть тему формирования БДДС, мы решили посвятить ей отдельную статью.

Цель формирования БДДС.

Общие подходы к формированию БДДС.

Типовой алгоритм формирования БДДС.

Что представляет из себя БДДС?

БДДС отражает плановую потребность в денежных средствах для обеспечения текущей (операционной), финансовой и инвестиционной деятельности предприятия, с учетом ожидаемого входящего остатка денежных средств на начало периода.

Структура БДДС основана на требованиях методологии формирования отчетов и определяется на этапе бюджетирования.

Что такое отчет? Мы предлагаем такое определение: отчет — это таблица, где строки (статьи) группируются по доходам и расходам, а столбцы (аналитика) — по проектам, услугам, подразделениям/ЦФО:

Строки: группировка по статьям выбирается, исходя из требуемой детализации.

Столбцы: группировка по аналитикам устанавливается, исходя из необходимости анализа и планирования по отдельным аналитическим разрезам: видам продуктов/услуг, проектам, подразделениям/ЦФО

На рисунке представлена общая структура БДДС с группировкой статей БДДС по видам деятельности и разделению по аналитическим признакам — проектам. Вы можете использовать другие варианты представления отчета. Например, с группировкой статей по Доходному и Расходному разделам или с построением аналитических разделов в строках (иерархическая структура отчета). И тот, и другой вариант будет правильным.

Цель формирования БДДС.

Основная цель формирования БДДС – управление ликвидностью, что подразумевает аккумулирование финансовых ресурсов для:

своевременного исполнения своих обязательств на планируемый период;

распределения денежных потоков по направлениям деятельности;

прогнозирования возможных кассовых разрывов.

Управление кассовыми разрывами/ликвидностью

При планировании БДДС, может возникнуть кассовый разрыв — недостаточность денежных средств в доходной части бюджета на покрытие расходной части. Кассовые разрывы необходимо устранять. Есть два варианта решения:

привлечение заемных денежных средств (кредитная линия);

сокращение запланированных расходов.

При возникновении профицита, который складывается при превышении доходной части над расходной, рачительный финансовый директор планирует финансовое использование временных «излишков» денежных средств, например, размещение на депозитах.

Анализ и распределение денежных средств между разными продуктами или проектами.

Напомню, что контроль — это одна из основных функций УУ. Отчет БДДС является одним из инструментов для реализации этой функции. Используя эту форму отчетности, можно контролировать и распределять деньги, как один из основных видов ресурсов: по направлениям деятельности, проектам, инвестициям.

Общие подходы к формированию БДДС.

На этапе бюджетирования необходимо определить методологию формирования БДДС, наиболее полно удовлетворяющую потребностям и возможностям предприятия.

Методология должна определять подходы к планированию, методику формирования БДДС, виды деятельности и алгоритмы расчета показателей/статей.

Подход к планированию может быть трех типов:

«Снизу-вверх» (bottom-up), когда каждое подразделение (Центр финансовой ответственности — ЦФО) формирует план для себя, и затем все бюджеты ЦФО объединяют в единый БДДС по компании.

«Сверху-вниз (top-down)». Данный подход предполагает обратные действия: сначала планируется сводный БДДС, распределяется по ЦФО и доводится до исполнения в подразделения.

Комбинированный подход, при котором БДДС формируется централизованно, и корректируется с учетом предложений ЦФО.

Методика формирования БДДС

‒ во многом зависит от источника информации или исходных данных для планирования:

На основе БДР

Запланированные суммы доходов и расходов БДР переносятся в БДДС, с учетом корректировок:

по статьям, не требующим финансирования (например, списание ТМЦ в производство со склада, амортизация, списание РБП) или наоборот (например: закупка ТМЦ, приобретение нематериальных активов);

по счетам обязательств (на суммы дебиторской и кредиторской задолженности и авансы, выданные и полученные);

смещения по срокам поступления или расхода денежных средств (период отражения доходов и расходов может не совпадать с датой поступления или выбытия денежных средств);

применение ставки НДС.

Инкрементный

БДДС строится на основе факта предыдущего года с корректировкой на коэффициент увеличения или снижения:

activity-based или бюджетирование на основе видов деятельности. Исходными данными для планирования по этому методу является целевой показатель, например, уровень продаж или прибыль. Необходимо определить мероприятия по достижению заданного целевого показателя и рассчитать плановые доходы и расходы по их выполнению;

ценовой.При данном подходе проводится анализ всех расходов с точки зрения их целесообразности, ценности и значимости для компании и сотрудников;

«с нуля».Данный метод считается самым трудоемким, но при этом является наиболее предпочтительным для снижения необоснованных расходов и максимизации прибыли. Процесс бюджетирования, как правило, состоит из расчета будущей прибыли от каждого проекта. Прибыль и денежный поток рассчитываются по периодам и количеству лет, которое требуется для возврата инвестиций.

В структуре БДДС выделяют три вида деятельности: операционную, инвестиционную и финансовую. Формирование бюджетов по видам деятельности имеет свои особенности.

Для формирования плановых показателей разных статей и видов деятельности существует множество источников информации и различные алгоритмы расчета.

Бюджет движения денежных средств

Под бюджетом движения денежных средств (БДДС) понимают бюджет (план) движения расчетного счета и наличных денежных средств в кассе предприятия или его структурного подразделения, отражающий все прогнозируемые поступления и снятия денежных средств в результате хозяйственной деятельности предприятия [1].

Для эффективного ведения бизнеса предприятию в настоящем и будущем необходимо иметь положительный баланс денежных средств. Именно поэтому БДДС отводится главенствующее место в системе бюджетирования. Как отмечает В.Хруцкий «в бизнесе есть только одна непоправимая ошибка остаться без денежных средств на расчетном счете или на том счете, с которого можно финансировать текущие операции и инвестиционные проекты» [1] .

БДДС составляют как с целью обеспечения постоянного наличия денежных средств, направляемых на исполнение обязательств предприятия, так и для эффективного использования избытка этих средств [2] . Следовательно, в БДДС должны быть предусмотрены меры против так называемых «кассовых разрывов», т.е. ситуаций, связанных с нехваткой наличных денежных средств для текущих выплат (в качестве мер могут быть банковские кредиты, выпуск акций или иное привлечение денежных средств). Временно свободные денежные средства могут направляться, например, в инвестиционные проекты, банковский вклад под процент и т.д.

Таким образом, БДДС должен обеспечивать наличие оптимального ежедневного остатка (конечного сальдо) денежных средств на протяжении всего периода планирования:

Общие сведения

Делается БДР в формате excel, в этот файл нужно вносить все расходы и полученную прибыль. Основой для составления БДР являются документы, подтверждающие факт завершения работ или услуг, другая документация, подтверждающая затраты или доходы фирмы.

В экселевском файле БДР должны быть две статьи, в которых записаны активы и пассивы. Активы могут быть долгосрочные или текущие, а к пассивам относят текущие пассивы, собственный капитал или долгосрочные задолженности.

Порядок утверждения бюджета

Любое предприятие, фирма или компания самостоятельно выбирают направление развития, вид производимой продукции, стратегию управления, размеры производства. Как раз управленческий учёт и даёт возможность руководству принимать результативные и эффективные решения.

Учёт наглядно показывает, каково состояние компании, как распределяются имеющиеся ресурсы, а также помогает решать задачи по увеличению эффективности бизнеса.

СПРАВКА! БДДС показывает все финансовые события, которые произошли за какой-то срок в компании. В бухгалтерии БДДС состоит из статей доходов и расходов. В доходную статью включают поступления доходов в бюджет от операционной и инвестиционной активности. К расходной статье относятся расходы на производство, продажу, все затраты (общехозяйственные, общепроизводственные), а также налоги и сборы.

Совокупность расходной и доходной статей бюджета помогает понять текущее финансовое состояние компании и ее перспективность. В БДР не заносятся и не заносятся займы и получение базисных ресурсов, однако эта информация записывается в БДДС.

А вот в БДДС не отражаются недостачи запасов товаров и материалов, переоценки материальных активов, брак на производстве и сбор амортизации. БДДС нередко делается на год, разделяя бюджет по месяцам и потом только корректируют его в зависимости от текущего состояния. В свою очередь БДР показывает фактическое состояние баланса компании.

Отличия между БДР и БДДС можно понять на примере из жизни. Например, холодильник был куплен за 40 тысяч рублей, вы сразу же заплатили за него наличные деньги, не оформляя рассрочку или кредит. Тогда нужно вбить в БДДС — 40 тысяч рублей.

Сразу после покупки холодильник становится вашим активом (основным средством), поэтому в баланс нужно записать +40 тысяч рублей. Затем нужно определиться со сроками эксплуатации холодильника. Например, если вы планируете использовать его 5 лет, то в строку бюджета нужно внести только — 8 тысяч рублей. Проще говоря, стоимость холодильника (40 тысяч) нужно разделить на планируемый срок эксплуатации (5 лет), чтобы получились данные для годового БДР.

Составление бюджета доходов и расходов

Формируется он в четыре этапа:

1. Расчет издержек

• — затраты на производство — сюда относят все начисленные расходы, которые были потрачены для работы производства.
• — затраты коммерции и управления — сюда относят всё, от аренды до расходов на обслуживание и программные продукты.
• — зарплата — причем сюда вносится не выплаченная зарплата, а начисленная.

СПРАВКА! Это важно, так как эти цифры сильно отличаются.

• — расходы на налоги, кредитные начисления и другие, не связанные напрямую с деятельностью фирмы.

1. Вычисление доходов

К доходу относят все поступления, которые записаны в актив компании. Сюда заносят доходы от продаж, аренды, услуг и выручка, которая не связана напрямую со сбытом основного продукта. К примеру, что это могут быть проценты по кредитам или компенсации. Источники доходов у всех предприятий разные, из-за этого расчеты их прибыли могут изменяться, позиции могут сокращаться или дополняться.

1. Определение прибыли

Прибылью называется плюсовая разница между суммой доходов и расходов. Чтобы вычислить прибыль, нужно просто вычесть из доходов расходы. Когда расходы превышают доходы, значит фирма работает в убыток. Это должно стать для руководства сигналом о принятии каких-то решений, кардинально меняющих состояние компании. Последним, четвертым, этапом является формирование отчета.

Планирование прибыли

Основой для финансирования компании является прибыль. Для того, чтобы организация нормально функционировала, ее текущие активы необходимо сохранять и увеличивать. Возвратить вложенные в производство деньги без потери качества помогает операция по планированию прибыли.

Их есть два вида:

1. Метод прямого счета — используется на небольших предприятиях, где известна отпускная цена товара, а его себестоимость высчитывается через создание плановой калькуляции по каждому товару.
2. Аналитический метод — используется для среднего и крупного бизнеса. Здесь прибыль планирует по всей компании в целом, а не по каждому отдельному товару.

Составление отчёта

Форма, в которой будет составлен отчёт, разрабатывается конкретно для каждой организации. Нужно, чтобы отчёт показывал ход вычислений финансового результата, понятный из план бюджета доходов и расходов за определенный период.

СПРАВКА! Если у вас есть сомнения в правильности составления отчётности, то лучше попросить помощи у квалифицированных специалистов с опытом в формировании БДР.

Формирование БДДС

БДДС показывает расходы и доходы в финансовых отчётах.

План движения денежных средств состоит из:

1. Определение остатка финансов — этот процесс называется «конечное сальдо». Для его вычисления необходимо прибавить к начальному сальдо обороты за необходимый период.
2. Расчет доходов и затрат.

Основой для вычисления доходов являются доходы от продаж и от процентов, инвестиций, дивидендов. Для сбора этих данных можно утверждать документы в главном финансовом отделе, а после этого разносить их по подразделениям или делать наоборот.

К расходам относятся оплата материалов, выплата зарплаты, процентов по займам, расходов на покупку оборудования.

Таким образом, расходы состоят из фактических затрат.

1. Составление чистого денежного потока. С помощью этого показателя можно узнать стоимость объекта и оценить его перспективность. Чистым денежным потоком является разность между плюсовым и минусовым денежным потоком за конкретный промежуток времени. Если итоговое сальдо выходит с минусом, такую ситуацию называют кассовым разрывом. В случае непринятия мер для ликвидации кассового разрыва, компания может стать банкротом.
2. Коррекция — заключительный этап, при котором в документ вносятся необходимые правки в связи с экономической обстановкой на данный момент. Затем документ согласовывают с начальством.
3. Утверждение — после согласования документ утверждают.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Весь процесс бюджетирование начинается с формирования БДДС. Только после этого просчитывается БДР, на основе БДДС.

Формирование БДР и БДДС

Формирование БДР, БДДС, а также их достижение дают четкое понимание текущей и будущей финансовой ситуации фирмы с точки зрения прибыли и остатков денежных средств.

Обычно бюджетирование БДР, БДДС начинается с последнего. Примерный план движения денежных средств есть у всех в том или ином виде. БДДС состоит из разных блоков: основного, инвестиционного, финансовой деятельности, блока остатков на начало и конец периодов. Правила формирования БДДС и ДДС подразумевают планирование, учет и анализ:

1. Направленность денежных потоков.
2. Объемы конкретных выплат и поступлений.
3. Даты совершения платежей и поступлений денег.
4. Обороты денежных средств за период (с необходимой периодичностью).
5. Остаток (сальдо) денежных средств в кассе и на счетах на конкретные даты.

1. Источники формирования доходов предприятия.
2. Направление расходования средств.
3. Объемы доходов и расходов.
4. Разницу ( прибыль либо убытки) между доходами и расходами за определенный период.

Оба бюджета на первый взгляд ничем не отличаются: деньги поступили, ушли, доходы и расходы зафиксированы. Тем не менее, разница между БДДС и БДР существует и объясняется она тем, что не всякое движение денег порождает доход или расход, так же, как и изменения в доходах и расходах предприятия не всегда происходят через выплаты и поступления.

Можно выделить три основных отличия отчетов БДР и БДДС:

В чем разница между БДР и БДДС на примере классификатора статей
(приведен не полный список).

Отдельно стоит отметить ещё одно отличие. БДДС — это важнейший документ по управлению текущим денежным оборотом предприятия. Он может составляться на год с разбивкой по месяцам, корректироваться в зависимости от текущего состояния с указанием плановых и фактических данных. Результат БДДС — это величина остатков денежных средств компании.

БДР фактически отражает баланс предприятия, и его форма схожа с формой 2 приложения «Отчет о прибылях и убытках», но, если в последнем все статьи строго регламентированы, то в БДР можно добавлять статьи, делая бюджет более детализированным. На многих ресурсах можно встретить заполнение БДР и БДДС с образцами в Экселе.

Образец формы 2 (бланк и заполнение)

Так или иначе, результат и анализ отчетности БДР И БДДС — это шаг на пути к повышению эффективности бизнеса. Главное на первых порах выстроить модель бюджетирования, проработать бюджеты и в итоге составить прогнозный баланс на основе БДР и БДДС.

БДДС: методы формирования

Составляют БДДС прямым или косвенным методом (применительно только к операционным денежным потокам).

Прямой метод заключается в демонстрации таких элементов, как денежные поступления от контрагентов, суммы полученных/выплаченных дивидендов или процентов, различные выплаты персоналу и поставщикам, оплаченные налоги и сборы. Т.е. прямой метод раскрывает операционные поступления и платежи, но применяют его на практике довольно редко, так как он считается громоздким и сложным (для него трудно собрать информацию, особенно в крупных компаниях), а также он не показывает взаимосвязь между чистым денежным потоком и финансовым результатом в БДР.

БДДС – пример

Приведем пример БДДС (в excel), сформированного прямым способом (на основе данных планов продаж, расходов).

Выводы

Наличие БДДС дает предприятию значительное преимущество. Однако стоит помнить, что сделать план — это только половина дела, так как его надо придерживаться. Отклонения допустимы при форс-мажорах и появлении новых факторов.

Расчет БДДС удобнее формировать в программе. Мы предлагаем использовать Интернет сервис Финоко потому, что у вас будет возможность контролировать показатели отчета в любом месте и с любого устройства. В сервисе есть возможность определить структуру движения денежных средств. Процесс планирования в Финоко можно автоматизировать и создать комплексную финансовую модель компании используя систему формул. Данные о фактических движениях денег по расчетному счету и в кассе можно загрузить из 1С Предприятие или непсредственно из банка или интернет кассы.