Бюджет доходов и расходов БДР

Доходы и расходы бюджета – всё, что нужно знать про БДиР

Бюджет доходов и расходов: что это такое + цель, структура и виды + 6 этапов планирования + 4 этапа выполнения и анализа + пример составления БДР предприятия.

Бюджетирование на предприятии имеет большое значение. Оно выполняет множество полезных функции, да и в принципе без него не обходится ни маленькая фирма, ни большое предприятие. А бюджет доходов и расходов – неотъемлемая часть финансового планирования.

Бюджет доходов и расходов обязательно формируется в любой компании, которая занимается планированием бюджетов.

Общие сведения

Делается БДР в формате excel, в этот файл нужно вносить все расходы и полученную прибыль. Основой для составления БДР являются документы, подтверждающие факт завершения работ или услуг, другая документация, подтверждающая затраты или доходы фирмы.

В экселевском файле БДР должны быть две статьи, в которых записаны активы и пассивы. Активы могут быть долгосрочные или текущие, а к пассивам относят текущие пассивы, собственный капитал или долгосрочные задолженности.

Порядок утверждения бюджета

Любое предприятие, фирма или компания самостоятельно выбирают направление развития, вид производимой продукции, стратегию управления, размеры производства. Как раз управленческий учёт и даёт возможность руководству принимать результативные и эффективные решения.

Учёт наглядно показывает, каково состояние компании, как распределяются имеющиеся ресурсы, а также помогает решать задачи по увеличению эффективности бизнеса.

СПРАВКА! БДДС показывает все финансовые события, которые произошли за какой-то срок в компании. В бухгалтерии БДДС состоит из статей доходов и расходов. В доходную статью включают поступления доходов в бюджет от операционной и инвестиционной активности. К расходной статье относятся расходы на производство, продажу, все затраты (общехозяйственные, общепроизводственные), а также налоги и сборы.

Совокупность расходной и доходной статей бюджета помогает понять текущее финансовое состояние компании и ее перспективность. В БДР не заносятся и не заносятся займы и получение базисных ресурсов, однако эта информация записывается в БДДС.

А вот в БДДС не отражаются недостачи запасов товаров и материалов, переоценки материальных активов, брак на производстве и сбор амортизации. БДДС нередко делается на год, разделяя бюджет по месяцам и потом только корректируют его в зависимости от текущего состояния. В свою очередь БДР показывает фактическое состояние баланса компании.

Отличия между БДР и БДДС можно понять на примере из жизни. Например, холодильник был куплен за 40 тысяч рублей, вы сразу же заплатили за него наличные деньги, не оформляя рассрочку или кредит. Тогда нужно вбить в БДДС — 40 тысяч рублей.

Сразу после покупки холодильник становится вашим активом (основным средством), поэтому в баланс нужно записать +40 тысяч рублей. Затем нужно определиться со сроками эксплуатации холодильника. Например, если вы планируете использовать его 5 лет, то в строку бюджета нужно внести только — 8 тысяч рублей. Проще говоря, стоимость холодильника (40 тысяч) нужно разделить на планируемый срок эксплуатации (5 лет), чтобы получились данные для годового БДР.

Составление бюджета доходов и расходов

Формируется он в четыре этапа:

Расчет издержек

— затраты на производство — сюда относят все начисленные расходы, которые были потрачены для работы производства.
— затраты коммерции и управления — сюда относят всё, от аренды до расходов на обслуживание и программные продукты.
— зарплата — причем сюда вносится не выплаченная зарплата, а начисленная.

СПРАВКА! Это важно, так как эти цифры сильно отличаются.

— расходы на налоги, кредитные начисления и другие, не связанные напрямую с деятельностью фирмы.

Вычисление доходов

К доходу относят все поступления, которые записаны в актив компании. Сюда заносят доходы от продаж, аренды, услуг и выручка, которая не связана напрямую со сбытом основного продукта. К примеру, что это могут быть проценты по кредитам или компенсации. Источники доходов у всех предприятий разные, из-за этого расчеты их прибыли могут изменяться, позиции могут сокращаться или дополняться.

Определение прибыли

Прибылью называется плюсовая разница между суммой доходов и расходов. Чтобы вычислить прибыль, нужно просто вычесть из доходов расходы. Когда расходы превышают доходы, значит фирма работает в убыток. Это должно стать для руководства сигналом о принятии каких-то решений, кардинально меняющих состояние компании. Последним, четвертым, этапом является формирование отчета.

Планирование прибыли

Основой для финансирования компании является прибыль. Для того, чтобы организация нормально функционировала, ее текущие активы необходимо сохранять и увеличивать. Возвратить вложенные в производство деньги без потери качества помогает операция по планированию прибыли.

Их есть два вида:

Метод прямого счета — используется на небольших предприятиях, где известна отпускная цена товара, а его себестоимость высчитывается через создание плановой калькуляции по каждому товару.
Аналитический метод — используется для среднего и крупного бизнеса. Здесь прибыль планирует по всей компании в целом, а не по каждому отдельному товару.

Составление отчёта

Форма, в которой будет составлен отчёт, разрабатывается конкретно для каждой организации. Нужно, чтобы отчёт показывал ход вычислений финансового результата, понятный из план бюджета доходов и расходов за определенный период.

СПРАВКА! Если у вас есть сомнения в правильности составления отчётности, то лучше попросить помощи у квалифицированных специалистов с опытом в формировании БДР.

Формирование БДДС

БДДС показывает расходы и доходы в финансовых отчётах.

План движения денежных средств состоит из:

Определение остатка финансов — этот процесс называется «конечное сальдо». Для его вычисления необходимо прибавить к начальному сальдо обороты за необходимый период.
Расчет доходов и затрат.

Основой для вычисления доходов являются доходы от продаж и от процентов, инвестиций, дивидендов. Для сбора этих данных можно утверждать документы в главном финансовом отделе, а после этого разносить их по подразделениям или делать наоборот.

К расходам относятся оплата материалов, выплата зарплаты, процентов по займам, расходов на покупку оборудования.

Читать еще: Что такое кредитная карта Сбербанка и как ею пользоваться

Таким образом, расходы состоят из фактических затрат.

Составление чистого денежного потока. С помощью этого показателя можно узнать стоимость объекта и оценить его перспективность. Чистым денежным потоком является разность между плюсовым и минусовым денежным потоком за конкретный промежуток времени. Если итоговое сальдо выходит с минусом, такую ситуацию называют кассовым разрывом. В случае непринятия мер для ликвидации кассового разрыва, компания может стать банкротом.
Коррекция — заключительный этап, при котором в документ вносятся необходимые правки в связи с экономической обстановкой на данный момент. Затем документ согласовывают с начальством.
Утверждение — после согласования документ утверждают.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Весь процесс бюджетирование начинается с формирования БДДС. Только после этого просчитывается БДР, на основе БДДС.

Форма БДР: пример

Варианты представления расходов определяют разные формы документа. Заметьте: БДР – это элемент управленческой отчетности. Для него нет образца, установленного приказом Минфина РФ. Поэтому предприятие вольно само решать, каким он будет.

Смотрите некоторые подходы с отличающимся расположением статей на рисунках 2, 3 и 4. Цифры – условные. Они нужны лишь для иллюстрации зависимости между статьями бюджета.

Рисунок 2. Форма БДР, аналогичная бухгалтерскому отчету о финансовых результатах

Рисунок 3. Форма БДР с разбивкой расходов на переменные и постоянные

Рисунок 4. Форма БДР с разбивкой расходов по обычным видам деятельности на элементы

Бюджет доходов и расходов

Что такое БДР?

Планирование и контроль – это фундаментальные аспекты управления деятельностью компании. Стратегическое планирование связано с поиском менеджментом ответов на такие вопросы, как:

где мы, как компания, хотим быть? — отражается в постановке целей;

как нам этого достичь? — отражается в определении стратегии компании.

Контроль, в свою очередь, связан с мониторингом достижения поставленных целей и осуществлением корректирующих действий, при необходимости.

Планирование и контроль находят отражение на различных уровнях управления организацией, каждый из которых детализирует вышестоящий:

Миссия – отражает глобальные цели и ценности, для которых была создана компания и которым следует.

Стратегия – определяет направление развития компании, приоритетные задачи и ключевые действия по достижению поставленных целей. Планирование и контроль на уровне стратегии заключаются в разработке стратегического плана в долгосрочной перспективе, который учитывает как внутренние ресурсы, так и условия внешней среды по компании в целом.

Операционный план – представляет собой детализированные (финансовые и операционные) планы в краткосрочной перспективе в рамках принятой стратегии. Планирование и контроль на данном уровне заключаются, в том числе, в составлении бюджетов и контроле их исполнения с фокусом на управление имеющимися ресурсами компании по конкретным бизнес-блокам.

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что БДР (расшифровывается как Бюджет Доходов и Расходов) – это финансовый план, в котором фиксируются показатели доходов, расходов и финансового результата, используемый в качестве инструмента контроля, мониторинга и анализа достижения компанией поставленных целей в части финансовой эффективности и прибыльности.

В каких областях применяют БДР?

Как инструмент управления (менеджмента), бюджет доходов и расходов имеет следующие области применения:

краткосрочное планирование. Оценка рисков и потенциальных возможностей (в т.ч. SWOT анализ) менеджментом при составлении бюджета;

контроль. На основании данных бюджета доходов и расходов могут устанавливаться лимиты для расходования средств и последующего контроля их непревышения;

мониторинг и ретроспективный анализ. Бюджет доходов и расходов служит эталоном для сравнения и своевременного реагирования на отклонения от принятой стратегии (плана). Является сигналом для принятия оперативных решений при существенных отклонениях факта от плана, в том числе корректирующие решения по ценообразованию: сокращение расходов и т.п. При ретроспективном анализе отклонений факта от плана выявляются неэффективные решения / процессы и выполняются управленческие действия по их устранению

коммуникация и координация. Формальный канал коммуникации между различными уровнями организационной структуры: как в рамках формирования бюджета (на этапе обсуждения, обоснования бюджетных показателей), так и в рамках контроля исполнения бюджета. Координация работы различных подразделений / бизнес-блоков компании осуществляется благодаря возможности выделить вклад каждого отдельного элемента управленческой организационной структуры (центра ответственности) в общий плановый финансовый результат;

оценка и мотивация. Разработка КПЭ (ключевых показателей эффективности) для менеджмента и привязка бонусных схем к плановым показателям.

Основные принципы и методы формирования БДР

Формирование бюджета доходов и расходов строится на следующих принципах:

БДР строится по принципу начисления: доходы и расходы отражаются в периоде совершения хозяйственной операции/сделки и могут быть не связаны с денежными потоками, суммы указываются без НДС.

Аналитические разрезы выделяются индивидуально в каждой конкретной компании, исходя из многих факторов. В числе которых: потребности менеджмента в информации для принятия управленческих решений, специфика бизнеса, методология управленческого учета. Однако, как правило, БДР формируется в разрезе следующего минимального набора аналитик:

статьи бюджета. Классифицируют доходы по источнику возникновения, расходы ‒ по назначению;

Центры финансовой ответственности (ЦФО). Единицы финансовой организационной структуры (подразделения или бизнес-блоки), которые управляют закрепленными за ними доходами и расходами компании и несут ответственность за достижение показателей по доходам/эффективное расходование средств. В свою очередь могут подразделяться на Центры прибыли и Центры затрат.

Формат БДР определяется, исходя из возможностей учетных систем, потребностей менеджмента в информации для принятия управленческих решений и специфики бизнеса. Единый общепринятый вариант формата БДР отсутствует.

Показатели БДР должны быть взаимоувязаны с данными операционных бюджетов (бюджет продаж, бюджет производства, бюджет расходов на оплату труда и т.п. — в случае если согласно методологии управленческого учета операционные бюджеты формируются в конкретной компании), а также с данными других форм финансовых бюджетов (БДДС, Плановый Баланс). Более подробно о взаимосвязи БДР и БДДС будет рассказано в последующих статьях.

Метод формирования БДР в каждой конкретной организации может также определяться в зависимости от степени вовлеченности ЦФО в бюджетный процесс: «сверху вниз» или «снизу вверх» ‒ по применяемой базе для расчета плановых показателей, метод «с нуля» или инкрементальный метод. Данные методы, а также их различные комбинации на практике являются самыми распространенными. Описание, преимущества и недостатки каждого метода приведены в таблицах ниже:

1. Методы бюджетирования по степени вовлеченности ЦФО

Читать еще: Перевод денег в США из России: доступные способы

2. Методы бюджетирования по применяемой базе для расчета плановых показателей

Как правило, при бюджетировании применяется комбинация всех вышеупомянутых методов. Например, по статьям с высокой долей дискретных расходов может применяться бюджетирование «с нуля», а по статьям с высокой долей регулярных расходов может применяться инкрементальное бюджетирование. Бюджетирование расходов на продвижение и развитие бизнеса может осуществляться централизованно (“сверху вниз”), но с последующим согласованием с руководителями ЦФО, а бюджетирование производственных расходов – «снизу вверх».

Этапы формирования БДР

Верхнеуровневая последовательность этапов формирования БДР выглядит следующим образом:

Этап 0. Постановка процесса бюджетирования. На данном этапе разрабатывается методология бюджетирования, а также соответствующие регламенты, шаблоны форм для заполнения бюджетных данных, инструкции для ответственных сотрудников, формы отчетов бюджета. При первоначальном запуске процесса бюджетирования разрабатывается базовый бизнес-процесс и все вышеуказанные документы, осуществляется их актуализация в рамках последующих бюджетных кампаний.

Этап 1. Подготовка и запуск бюджетной кампании. На данном этапе как правило выпускается приказ о запуске бюджетной кампании, в котором фиксируются: сроки предоставления данных и ответственные лица по каждому разделу бюджета, по центрам финансовой ответственности; сроки проведения бюджетных комитетов и финального утверждения бюджета. Также данный этап может включать:

определение и доведение до ответственных лиц общих предпосылок для бюджетирования (в т.ч. плановый курс валюты, инфляция, целевые показатели роста выручки, планируемый запуск новых проектов / продуктов / направлений);

доведение до ответственных лиц форм для заполнения бюджетных показателей

актуализацию справочников (статей бюджета, групп статей бюджета);

актуализацию управленческой организационной структуры для целей бюджетирования.

Этап 2. Сбор исходных данных и расчет бюджетных показателей. На данном этапе, в зависимости от принятого метода бюджетирования, выполняется сбор исходных данных из различных источников, а также расчеты плановых показателей на основании полученных исходных данных. Примеры источников данных для различных сегментов БДР приведены на диаграммах ниже.

Этап 3. Консолидация данных, заполнение отчетных форм бюджета. На данном этапе финансовая служба выполняет обработку и консолидацию всех полученных от ЦФО данных, а также централизованно рассчитанных плановых показателей. Сводные данные являются базой для заполнения отчетных форм бюджета: БДР, БДДС, Бюджетного баланса.

Этап 4. Согласование бюджета, корректировки по итогам согласования. Сформированные на предыдущих этапах бюджетные данные подлежат рассмотрению и согласованию с руководителями верхнего уровня, по итогам чего может потребоваться внесение корректировок. После этого скорректированные бюджеты выносятся на повторное согласование.

Этап 5. Финальное утверждение и передача в исполнение. Финально утвержденные руководителями верхнего уровня бюджеты доводятся до всех ответственных лиц для исполнения: финансовой службе для осуществления контроля, руководителям ЦФО для понимания объема выделенного финансирования на плановый год.

Перечень и последовательность этапов формирования БДР для каждой компании определяется индивидуально (в зависимости от принятой методологии бюджетирования), но общая логика в большей степени будет соответствовать вышеописанным этапам.

Исполнение БДР

Исполнение Бюджета доходов и расходов включает следующие основные бизнес-процессы:

Контроль бюджета

Под контролем бюджета понимается, главным образом, комплекс мер по лимитированию расходов с целью недопущения их превышения над утвержденным бюджетом. Можно выделить следующие методы контроля бюджета: предотвращающий и выявляющий:

предотвращающий контроль заключается в проверке достаточности свободного остатка бюджета расходов до выполнения хозяйственной операции, приводящей к возникновению расхода, и подразумевает возможность запрета выполнения данной хозяйственной операции в случае недостаточности свободного остатка средств в контролируемом бюджете. Как правило, предотвращающий контроль выполняется в рамках согласования первичных документов (договоров, счетов, актов, товарных накладных) по конкретным хозяйственным операциям. Примером может послужить сверка стоимости в проекте договора об оказании услуг контрагентом с плановым показателем по соответствующей статье в рамках согласования договора;

выявляющий контроль заключается в сравнительном анализе утвержденных плановых показателей и фактических показателей БДР, который производится уже по факту совершения хозяйственной операции, приводящей к возникновению расхода, по тем бюджетным позициям, по которым невозможно предотвратить появление фактических расходов. По результатам выявляющего контроля могут быть инициированы действия по корректировке бюджета расходов или введению ограничений на выполнение отдельных хозяйственных операций для того, чтобы обеспечить непревышение фактических расходов по сравнению с утвержденными показателями. Как правило, выявляющий контроль выполняется в рамках план-факт анализа оперативных и итоговых отчетов. В качестве примера может быть приведен мониторинг расходов на налоги: в случае существенного превышения фактической суммы над плановой принимаются решения о возможной стратегии по оптимизации налоговой нагрузки.

Отражение факта исполнения БДР

Отражение факта исполнения выполняется на основании учетных данных бухгалтерского или управленческого учета (в зависимости от принятой методологии). Основная сложность заключается в приведении данных бюджета и фактических учетных данных к единой структуре, так как отражение одних и тех же операций в бюджете и в бухгалтерском/управленческом учете может выполняться с различной степенью детализации и с применением различных классификаторов. Приведение плановых и фактических данных к единой структуре может выполняться одним из следующих способов:

Оперативное отражение факта БДР. Каждая хозяйственная операция, которая фиксируется в бухгалтерском / управленческом учете, одновременно отражается в как факт исполнения бюджета. Это достигается при помощи мер по использованию единых классификаторов для бюджетирования и управленческого учета, либо при помощи настройки правил соответствия между бюджетным и управленческим/бухгалтерским учетом, либо путем указания по каждой хозяйственной операции дополнительных аналитических признаков, необходимых для отражения факта в бюджете. Данный метод является более трудозатратным, однако главным преимуществом является возможность получения данных для план-факт анализа на конкретную дату оперативно — как только операция отражена в управленческом/бухгалтерском учете;

Отражение факта исполнения БДР по итогам закрытия отчетного периода. Заключается в специальной обработке данных отчетов бухгалтерского /управленческого учета с целью приведения в соответствие классификации доходов и расходов в формах бюджетного учета. Также может производиться путем применения единых классификаторов в бюджетном и управленческом учете, или при помощи специальных правил соответствия. Основной минус данного подхода ‒ отсутствие оперативных данных для выполнения план-факт анализа.

Читать еще: Треть доходов бюджетной системы России оказалась связана с нефтью и газом

План-факт анализ

План-факт анализ заключается в построчном сопоставлении плановых и фактических данных с целью выявления и объяснения причин расхождений и принятия дальнейших управленческих решений.

План-факт анализ может выполняться как непрерывно: на основании оперативных данных, которые, как правило, используются для подготовки ежедневных/еженедельных отчетов для менеджмента о выполнении плановых показателей, так и периодически ‒ по итогам каждого отчетного периода.

В рамках план-факт анализа по всем существенным отклонениям фактических показателей от плановых устанавливаются причины отклонений. Среди возможных причин расхождений ‒ некачественное планирование, слабый контроль расходов, внеплановые изменения факторов внутренней или внешней бизнес-среды. Далее при работе с расхождениями, в зависимости от выявленной причины, либо корректируется бюджет доходов и расходов (или делаются выводы для следующей бюджетной кампании для повышения качества планирования), либо принимаются дополнительные меры по усилению контроля, либо принимаются управленческие решения относительно работы с изменениями бизнес-среды с участием топ-менеджмента (в этом случае особенно ценным является максимально оперативное получение информации об отклонениях)

Пример формы отчета БДР

БДР – это аналог отчета о финансовых результатах в бухгалтерии с той лишь разницей, что формируется по плановым, а не по фактическим данным.

Бюджет движения денежных средств

Под бюджетом движения денежных средств (БДДС) понимают бюджет (план) движения расчетного счета и наличных денежных средств в кассе предприятия или его структурного подразделения, отражающий все прогнозируемые поступления и снятия денежных средств в результате хозяйственной деятельности предприятия [1].

Для эффективного ведения бизнеса предприятию в настоящем и будущем необходимо иметь положительный баланс денежных средств. Именно поэтому БДДС отводится главенствующее место в системе бюджетирования. Как отмечает В.Хруцкий «в бизнесе есть только одна непоправимая ошибка остаться без денежных средств на расчетном счете или на том счете, с которого можно финансировать текущие операции и инвестиционные проекты» [1] .

БДДС составляют как с целью обеспечения постоянного наличия денежных средств, направляемых на исполнение обязательств предприятия, так и для эффективного использования избытка этих средств [2] . Следовательно, в БДДС должны быть предусмотрены меры против так называемых «кассовых разрывов», т.е. ситуаций, связанных с нехваткой наличных денежных средств для текущих выплат (в качестве мер могут быть банковские кредиты, выпуск акций или иное привлечение денежных средств). Временно свободные денежные средства могут направляться, например, в инвестиционные проекты, банковский вклад под процент и т.д.

Таким образом, БДДС должен обеспечивать наличие оптимального ежедневного остатка (конечного сальдо) денежных средств на протяжении всего периода планирования:

Рассмотрим детальнее, какие показатели отражаются в каждом из отчетов. Воспользуемся таблицей для лучшего восприятия информации.

Излишки / недостачи по инвентаризации

Курсовые и суммовые разницы

Получение / выплата займов

При формировании бюджетов у финансового отдела больше всего вопросов возникает с налогами. Следует ли включать НДС в БДР? Как показывает практика, сумма налогов не влияет на эффективность бизнеса как такового. Особенно это касается организаций, которые используют данный баланс для управления хозяйственной деятельностью производства. Поэтому сумма начисленных налогов должна быть выведена из отчета.

Состав БДР

БДР — это прогнозный отчет, состоящий, согласно экономической логике расчета прибыли, из двух частей: доходной и расходной.

Доходная часть БДР

Доходная часть формируется из:

выручки от продаж, равной стоимости продукции как результата основной (операционной) деятельности, отгрузка которой запланирована в бюджетном периоде; фактически это итог бюджета продаж основной продукции

выручка от прочей реализации — итог бюджета продаж прочей продукции, товаров

внереализационные доходы — прогнозируются на основании данных о получении процентов за предоставленные займы и ожидаемых колебаний курсов валют.

Вся информация о том, что такое факторинг.

Кроме БДР есть БДДС, и о нем вы можете узнать здесь.

Расходная часть БДР

Расходная часть БДР состоит из следующих показателей:

производственные затраты (переменные и условно-постоянные) — показатели берутся из операционных бюджетов производственных расходов

коммерческие и управленческие расходы — итоги соответствующих операционных бюджетов

прочие расходы, к ним относят проценты к уплате по полученным кредитам и займам

При формировании БДР каждая доходная или расходная строка может быть детализирована в соответствии с потребностями и возможностями управленческого учета и согласно принятому на предприятии классификатору статей.

Излишки / недостачи по инвентаризации

Курсовые и суммовые разницы

Получение / выплата займов

Выводы

Полноценный бюджет обязательно должен состоять из трех форм:

БДР, который отражает рентабельность бизнеса;
БДДС, который позволяет обеспечить полное и своевременное финансирование;
ББЛ, который дает возможность оценить состав ресурсов и их источников, а также финансовое положение компании.

Использование только одной или двух бюджетных форм может привести к серьезным ошибкам в планировании. Только все три основных бюджета при совместном применении дают руководителям достоверную информацию для принятия управленческих решений.

О банке
Реквизиты
Тарифы и документы
Вакансии
Раскрытие информации
Финансовым организациям
English
Контакты

© 1995–2020, ПАО БАНК «СИАБ». Базовая лицензия №3245 от 10.12.2019.
196 084, г. Санкт-Петербург, Черниговская ул.,
д.8, лит. А, пом. 1-Н