Asqcharlotte.org

Документы и юриспруденция
3 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Подотчетные средства и деньги в подотчет 2020-2021 года

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2020 году

  • 3 основных документа по оформлению подотчетных сумм
  • Дополнительные подотчетные документы
  • Налоговые риски документальных ошибок подотчета
  • Способы снижения рисков
  • Подотчетный документооборот и новое Указание ЦБ РФ № 5348-У
  • Подводим итоги

Выдача денег под отчет и контроль за их расходованием сопровождается оформлением целого комплекта документов. Что в него включается? Какие риски возникают при неверном оформлении подотчетных бумаг и как их снизить? В нашем материале вы найдете образцы этих документов, а также узнаете, повлияло ли новое Указание ЦБ РФ № 5348-У на порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами.

Кое-что более четко

Сейчас установлено, что кассовые операции могут вестись с применением программно-технических средств. Это положение будет конкретизировано – будут упомянуты автоматические устройства, функционирующие без участия работника. Принимать в кассу наличку, изъятую из устройства, надо будет по приходному кассовому ордеру 0310001, а для загрузки автомата будет оформляться расходный кассовый ордер 0310002.

Также будет прописана невозможность выдачи кассиром банкнот, имеющих хотя бы одно повреждение из числа упомянутых в положении ЦБ № 630-П.

Расчеты, совершаемые нотариусами через подотчетников

Рассмотрим ситуацию. Работодатель-нотариус планирует выдать наличные средства в подотчет работнику для приобретения компьютера стоимостью более 110 000 руб. Вправе ли он это сделать и может ли продавец отказать сотруднику нотариальной конторы в принятии полной суммы наличными?

В данном случае никаких ограничений по размеру сумм не будет — ни по выдаваемой в подотчет (поскольку таких ограничений нет в принципе), ни по уплачиваемой. Дело в том, что нотариальная деятельность признается юридической деятельностью, совершаемой от имени государства и не признающейся предпринимательской, поскольку не сопровождается извлечением прибыли (постановление Конституционного суда РФ от 19.05.1998 № 15-П).

При этом частнопрактикующие нотариусы приравнены к предпринимателям только в налоговых правоотношениях (ст. 11 НК РФ). В прочих случаях (в т. ч. касающихся осуществления наличных расчетов) на нотариусов не распространяются нормы, установленные для ИП (письмо УФНС по Москве от 08.04.2011 № 17-26/034104). Поэтому сотрудник нотариальной конторы, получивший от своего работодателя наличные деньги в подотчет, может ими рассчитаться полностью, даже если стоимость покупки — более 100 000 руб.

Средства, выданные в подотчет, всегда вызывают повышенное внимание со стороны налоговиков. Именно поэтому очень важно правильно оформить все документы и взаиморасчеты с подотчетными лицами. Как это сделать, в деталях разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель.

Новые требования к чекам, подтверждающим расходы

В 2020 году вступили в силу несколько поправок, которые касаются документов, подтверждающих расходы подотчетных средств, – чеков – бумажных и электронных. Хотя список, какие документы требовать от подотчетников во втором полугодии, не изменился, чтобы компания могла учесть затраты при налогообложении, важно, чтобы представленные подтверждения соответствовали уже новым требованиям.

Читать еще:  Опубликован законопроект о публичной нефинансовой отчетности investiminfo

Когда работник представляет их, обратите внимание, чтобы в чеках и БСО были сведения о:

  • наименовании и ИНН покупателя;
  • стране происхождения товара;
  • номере таможенной декларации;
  • сумме акциза.

Эти данные важны, если работник приобретает товары или услуги от имени компании или ИП. Если он тратит деньги на такси, мойку или ремонт авто, ему обязаны выдать чек, а не БСО, подобная замена кассового чека осталась в исключительных случаях.

Что касается электронных чеков, то они приравнены к бумажным. Поэтому работник вместе с авансовым отчетом вправе представить распечатанные чеки на купленные товары и услуги, которые он получил в SMS или на e-mail. Аналогичные нормы действуют для отчета о расходах на покупку в интернет-магазинах и за электронные деньги.

В то же время учтите, что при онлайн-покупке билетов на самолет (поезд) для подтверждения расходов следует распечатать посадочный талон и поставить на этот документ отметку о досмотре. В противном случае налоговики не примут его, сомневаясь, что ваш работник пользовался транспортными услугами (Письмо ФНС России от 11.04.2019 N СД-3-3/3409@).

Новые правила подотчета должникам

Еще одно новшество. Новые правила подотчета 2020 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги.

Из новой версии п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У исключено условие о том, что деньги разрешено выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями.

Иногда действительно есть объективная необходимость выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Но следует ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы для подотчетных лиц изменения не стали поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины.

Главные правила

1. Под отчет выдается любая сумма.

2. С 19.08.2017 работнику, чтобы получить деньги подотчет, достаточно распоряжения руководителя компании. Заявление писать не обязательно.

3. Ранее до сдачи отчета за прошлую сумму работник не мог получить подотчетные, теперь ответ на вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет, если сотрудник не отчитался за предыдущий, — да, можно.

4. Подотчетные суммы разрешается переводить на банковские карты.

Читать еще:  Как увеличить чистые активы

5. С 19.08.2017 обновлены локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.

Что изменил закон о применении ККТ

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм.

Пояснения по этому вопросу дает Письмо ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@: если выплаты производятся по договору ГПХ и при выдаче подотчетных средств, то кассовый чек пробивать не нужно.

Это же письмо поставило точку в другом вопросе. Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В п. 2 Письма ФНС от 10.08 2018 № АС-4-20/15566@ говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек. И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@, четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Таким образом, при осуществлении наличных расчетов в рамках расчетов с подотчетными лицами чек выставляет продавец-поставщик товарно-материальных ценностей или услуг. Встречный чек подотчетник не пробивает, поэтому фискальный чек в такой ситуации не формируется, информация в ФНС не передается.

Однако по-прежнему все расчеты по подотчетным лицам в случае их осуществления подкрепляются теми документами, которые фиксируют факт оплаты. Именно поэтому к авансовому отчету прикрепляются соответствующие документы.

Приказ на выдачу подотчетных сумм — образец 2020

Приказ определяет перечень работников, имеющих право на получение подотчетных денег — наличных из кассы предприятия, либо безналичных средств, перечисляемых на банковскую карту подотчетного лица. Оформление такого приказа возможно как при каждой выдаче денежных средств, если подотчетные деньги выдаются нечасто, так и путем издания документа, действующего длительный период времени, что целесообразно при регулярных выплатах определенному кругу лиц.

Отметим, что подотчетные средства могут выдаваться и без составления приказа – по письменному заявлению подотчетника, при условии, что оно содержит информацию о сумме выдаваемых денег, сроке, на который они выдаются, дату и визу руководителя (п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У от 11.03.2014 с изм. от 19.06.2017). Допустимо и совместное использование этих документов, когда работник подает руководителю заявление с просьбой о выдаче денег в подотчет, а руководитель на его основании издает распоряжение на выплату средств из кассы либо на карту сотрудника.

Читать еще:  Снижение процентной ставки – инструкция

При выдаче подотчетной суммы срок приказа, точнее срок, на который выданы средства, имеет большое значение, поскольку по его окончании, в течение 3-х дней (рабочих) подотчетник обязан предъявить бухгалтерии авансовый отчет, в котором им перечисляется, на что именно потрачены деньги (с приложением подтверждающих документов). Если деньги выдавались на командировочные расходы, отчитаться по ним необходимо после возвращения из командировки, но не позже 3-х рабочих дней с даты приезда (п. 26 Постановления Правительства № 749 от 13.10.2008 в ред. от 29.07.2015).

При этом подотчетные деньги могут выдаваться и тем сотрудникам, кто еще не отчитался полностью за средства, взятые в подотчет ранее.

Приказ, определяющий перечень подотчетных лиц предприятия должен содержать следующую информацию:

  • Ф.И.О. и должности лиц, которые вправе получать подотчетные средства;
  • цели, на которые им могут выдаваться деньги в подотчет;
  • максимально возможные подотчетные суммы и сроки, на которые они выдаются.

Приказ подписывает руководитель предприятия (или ИП), при этом каждое подотчетное лицо должно быть ознакомлено с документом под роспись.

Каким может быть такой приказ о выдаче подотчетных сумм – образец приведен ниже:

Регулярность выплат докажет их зарплатный характер

Если работники еще не отчитались по прежним суммам, порядок ведения кассы операций запрещает выдавать им новые суммы под отчет. Но многие компании не обращают внимание на этот запрет. В одном из дел индивидуальный предприниматель ежемесячно перечислял деньги на карточки своих работников в течение нескольких лет. В назначении платежа указывал «на хознужды». Однако работники не отчитывались, не возвращали остаток, а ИП не пытался вернуть свои деньги. Когда налоговики проверяли ИП, уже прошел срок исковой давности по платежам за 2010 год и первую половину 2011 года. В итоге суд встал на сторону инспекторов и признал доходом физлиц все подобные суммы независимо от того, прошел по ним срок давности или нет (постановление АС Северо-Западного округа от 21.04.16 № Ф07-957/2016).

Если выплаты подотчетных сумм производить регулярно, это будет похоже на зарплату. Особенно если эти суммы соответствуют уровню оплаты труда. Иногда организация платит работнику низкую заработную плату, а разницу выдает в виде подотчетных средств. В этом случае фискалы могут сделать вывод о зарплатном характере выплат.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector
×
×