Как начинать рабочий день

Эффективное планирование и организация рабочего дня: методы, правила и почему это важно

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

1. Зачем планировать свой рабочий день;
2. Кому это необходимо;
3. Как правильно планировать рабочий день.

С чего начать рабочий день

1. Со стакана чистой воды

После 8 часов сна будьте уверенны, что организм потерял очень много влаги. Ее восполнить может только чистая вода. Не чай, не кофе, ни другие напитки, а только — чистая вода. Запомните, запишите, выработайте в себе привычку: по пробуждение – выпить стакан воды.

В суете, особенно аврального, пробуждения легко это правило забыть. А забывши, вы мимо воли испытаете на себе все прелести легкого обезвоживания: снижение активности, беспричинная усталость, слабость, туман в голове, круги перед глазами … . Оно вам надо?

В тоже время это очень простой к выполнению совет, который надеюсь, со временем станет вам правилом – хорошей привычкой.

2. Спросить себя: Для чего этот день?

Странный вопрос? Может и так. Но он настроит вас на осмысление последующих действий, насколько они согласуются с вашими желаниями и жизненными целями.

3. Съесть правильный завтрак

Может кто-то и верит, что энергия приходит с космоса. Но людей на солнечных батарея я еще не встречал. А хороший правильно подобранный для вас завтрак – вот источник, как физической, так и психической энергии на весь день.

Конечно, под словом «правильный» нужно поработать индивидуально, подобрать «утреннее съедобное» самому. Возможно, кому-то достаточно два стакана воды с лимоном, а кому-то важно утром кого-нибудь съесть (в переносном смысле слова)…

4. Явится вовремя на рабочее место

Если явится вовремя или чуточку раньше на свое рабочее место, тем самым вы начнете свою работу уже с чувством выполненного долга. Это первый успех на работе. Осознание того, что вы уже молодец – поможет и в другой деятельности почувствовать себя таковым. А может, не просто почувствовать, но и стать таковым.

А вот опоздание на работу … Оставить о вас не только плохое впечатление, но и способно испортить весь день.

5. Выставить приоритеты

Распределите свой рабочий энтузиазм, пока он не пропал к обеду, на те дела, что нужно выполнить в первую очередь, на те задачи, которые определяют важную часть вашей профессиональной деятельности. И выполняйте их в первую очередь.

Этого достаточно, чтоб начать и продолжить свой рабочий день продуктивно и без особого надрыва над собой.

2. Расставляйте приоритеты.

Есть не сложный, но очень практичный и действенный способ разделить задачи по критериям важности и срочности. Его изобретатель — президент США, Дуайт Эйзенхауэр. Схема, которую он придумал, названа в его честь и состоит из 4 разделов. Строки по горизонтали характеризуют то, насколько срочно следует выполнить дела. По вертикали делятся на то, что важно и не очень.

Матрица Эйзенхауэра.

Попробуйте воспользоваться матрицей приоритетов и создать свой приоритетный набор. Вы будете поражены тем, сколько времени у вас уходит на срочные, но не важные задачи. Стоит только вспомнить мобильный телефон, который является серьезным источником дополнительных отвлечений: уведомления о сообщениях в соцсетях, sms, звонки, проверка почты. Большой перечень, согласитесь.

Постарайтесь уделять больше личного времени действительно нужным задачам: важные и срочные выполняйте в первую очередь. Результаты не должны заставить себя ждать.

LeaderTask

LeaderTask — персональный органайзер и планировщик задач.

Он не является онлайн сервисом и для использования необходима установка на компьютере или телефоне.

Органайзер LeaderTask применяется для личного использования и корпоративного.

Он синхронизирует данные по сети , поэтому необходимая информация будет под рукой, достаточно подключиться к интернету.

Версия для Windows платная, но предоставляется бесплатный тестовый период в течение 45 дней. За это время можно протестировать функционал органайзера и решить стоит ли приобретать платную версию .

LeaderTask помогает планировать дела с использованием календаря, назначать задачи и контролировать их выполнение, добавлять метки для обозначения важности задач,создавать комплексные проекты , синхронизироваться с другими устройствами по сети.

Вот так выглядит интерфейс LeaderTask.

Итого

Лучше не строить воздушных замков заранее, реальное положение вещей в компании наверняка не совпадёт с вашими представлениями. Компания может приятно удивить, даже если это совсем не Google с миллионом «плюшек» для сотрудников. Но если на деле вам скорее дискомфортно, лучше вовремя обсудить это с начальством, прояснить ситуацию, а если к компромиссам никто не готов — попрощаться.

Раньше HR-ы искренне удивлялись, когда вроде бы мотивированные и с виду подходящие кандидаты спустя пару дней разворачивались и уходили. Теперь риторика меняется: у кандидата столько же права решать, оставаться ли в строю, сколько и у компаний — оставлять ли кандидата после стажировки. Когда новички приходят с таким отношением, то с меньшим стрессом вливаются в рабочий процесс.

Что делать, когда у вас завал на службе?

Для начала – не паниковать. Вместо того, чтобы повторять: «я не успеваю выполнять свою работу», начинайте действовать.

Пошаговое руководство для ликвидации завалов:

1. Рассортируйте задачи. Отдельными списками – документы, счета, переговоры, совещания.
2. Выделите зеленым цветом те задачи, выполнение которых зависит только от вас.
3. Выделите желтым цветом задания, которые вы выполняете в команде.
4. Выделите красным цветом не терпящие отлагательств задачи.
5. Выносите на совещание те, что помечены желтым и красным, определите с коллегами способы и сроки выполнения. Сразу же внесите в свой план на неделю, проверьте, насколько реально выполнимы задачи в срок. При необходимости корректируйте и согласовывайте с другими.
6. Начинайте выполнять задания из зелено-красного списка; задачи из зеленого списка равномерно распределите по дням недели и выполняйте строго по плану, не дожидаясь, пока они “покраснеют”.
7. Когда задачи рассортированы, уже не составит труда составить эффективный план, реальный по срокам выполнения.
8. Обратитесь к руководству, если коллеги постоянно задерживают вашу работу. Если вы руководитель – примите меры.

ВАЖНО! Часто завалы образуются, потому что вы тратите рабочее время на болтовню в соцсетях и мессенджерах. Уберите телефон с глаз, заблокируйте соцсети на рабочем компьютере и начинайте работать!

Когда скапливается очень много работы, вы не успеваете ее выполнять. И только эффективное планирование убережет вас от авралов и срывов дедлайнов.

Если проблемы возникают из-за неправильной организации рабочего процесса в принципе, обратитесь к руководству. Когда руководство не справляется с организацией, попробуйте найти другую работу. Жизнь в постоянном стрессе приводит к проблемам со здоровьем, омрачает всю жизнь.

Как организовать свое рабочее время и всё успевать

Некоторые люди самоорганизованы от природы, другим нужно вырабатывать в себе это качество. Базовые методики организации рабочего времени помогут вам стать более продуктивным.

Единственная сложность в том, что нужно выработать стойкую привычку планировать работу руководителя.

Здоровый образ жизни

По мнению тибетских монахов, неважно, во сколько вы встаете утром, главное, просыпаться раньше солнца.

А их сложно упрекнуть в плохом здоровье или неорганизованности. Пользу раннего подъема отмечают также психологи и врачи, и вот почему.

Запас энергии на максимуме.

Именно в утренние часы лучше всего планировать день и принимать важные решения. Вы можете здраво рассуждать: вас ничего не отвлекает, вы не успели устать или пережить стресс.

Много времени перед работой.

Если вы проснулись за 15 минут до выхода из дома и пытаетесь собраться на ходу, ни о каком планировании не может быть и речи. Ранний подъем позволит вам спокойно начать день и расписать все задачи.

Легче сохранять заряд бодрости весь день.

Если сразу вы успешно справитесь с трудным делом, у вас будет больше мотивации для выполнения остальных задач. И в течение дня вы свободно найдете время для перерыва.

Лягушка на завтрак

В последнем пункте списка нет никакой магии. Одна из популярных идей в методике организации рабочего времени известного бизнес-тренера Брайана Трейси — делать самое важное и трудоемкое (и потому неприятное) дело в первую очередь, прямо с утра.

Он сравнивает такое дело с огромной лягушкой, которую нужно съесть, отбросив брезгливость. И лучше на завтрак, чтобы не вспоминать о ней днем.

Если выматывающие переговоры назначить на вечер, то мысли о них будут снижать вашу эффективность в течение дня. А если «отстреляться» с утра, весь день будет свободен для других дел, а голова не будет забита тревожными мыслями.

Как всё успевать: планирование в основе всего

Следуя правилу Брайана Трейси, составлять список дел нужно по убыванию их важности.

Как расставить приоритеты при планировании работы руководителя? Можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра или диаграммой Ганта.

Эйзенхауэр разделил все дела на 4 больших блока:

важные и срочные (горящие)

важные и несрочные (рутинная работа)

не важные и срочные (форс-мажоры)

не важные и несрочные (то, от чего можно отказаться)

Хитрость в том, чтобы сосредоточить силы на втором пункте и не допускать перехода дел из списка несрочных в горящие.

По Ганту нужно установить время для выполнения каждой задачи и изобразить это в виде диаграммы. Так вы сможете проанализировать, куда уходит больше всего сил. Чтобы быстро выполнять большой объем работы, вам будет полезно научиться концентрировать и удерживать внимание на всех деталях с помощью этих упражнений.

Возникает вопрос: если сконцентрироваться только на важных делах, то когда отдыхать?

Все специалисты по тайм-менеджменту сходятся в одном: хобби, семья и отдых — это важные дела. Это обязательно нужно учитывать и выделять для них время.

Например, Радислав Гандапас планирует игру в гольф как очень важное и срочное дело. Он признается, что в противном случае просто не найдет на это времени.

Отдых — одна из составляющих продуктивности топ-менеджера.

Делегируйте неважное

В идеале, неважные дела нужно вообще выбросить из головы. Но если это невозможно, что-то из этого списка стоит передать вашей команде или конкретному человеку.

Занимайтесь только тем, что требует вашего личного вмешательства. Вы всё равно не сможете работать за всех, тем более что это обязательно скажется на вашей эффективности.

Ешьте блюдо из рабочих задач по кусочку

Не пытайтесь выполнить все трудоемкие задачи за раз. Так вы только увеличите риск выгорания и начнете искать повод отложить работу.

Используйте «метод салями»: разбивайте большие задачи на составляющие и идите к намеченной цели по шагам.

Это как пытаться проглотить палку колбасы целиком или съедать по 1-2 тонких ломтика. Второй вариант явно проще.

Важно соблюдать порядок шагов и не отклоняться от списка.

Связывайте приоритеты

Этой методикой поделился один из партнеров по развитию карьеры из числа руководителей компании «TakeMyTime».

Он разработал ее сам, обобщив известные принципы планирования работы руководителя, собственный опыт, наработки тренеров, и успешно использует уже много лет.

В основе авторской методики — установка 3 приоритетных целей на каждый период времени: день, неделя, месяц, год и так далее.

Каждое утро выбирайте по 3 приоритетные задачи на день, выполнение которых поможет «закрыть» приоритеты на неделю.

В конце недели выберите 3 приоритета на следующую неделю. При этом они должны приближать вас к достижению целей, поставленных на месяц.

В конце месяца выберите 3 приоритета на следующий месяц, чтобы они помогли вам достичь целей на квартал.

Таким образом, все приоритеты связаны между собой: три дневные приближают вас к реализации планов на неделю, а те, в свою очередь, связаны с задачами месяца. И дальше по той же схеме вы можете планировать даже на 5 или 10 лет.

Так же, как в рабочей сфере, на каждый период времени планируйте по 3 приоритетные личные цели. Тем самым вы реализуете индивидуальный потенциал в связке с профессиональными целями и целями компании.

Кстати, в этой методике тоже заложен один из базовых принципов организации рабочего времени: планирование всех сфер жизни.

Нельзя использовать управление временем как разгрузочный день — сегодня пить один кефир, а завтра есть пирожные килограммами.

Скорее, тут как с правильным питанием, которое должно быть образом жизни. Вы станете максимально эффективны только в том случае, если будете постоянно управлять своим временем.

Надо научиться организовывать и планировать свой рабочий день для этого мы предлагаем вам несколько советов

Совет 1. Выполните меньше с лучшим качеством

Чаще всего люди работают с низкой производительностью труда, они приходят на работу, раскачиваются, попьют кофе с сотрудниками, вспоминают и рассказывают о проведенных выходных днях, они раскачиваются в самые продуктивные часы работы, когда организм готов к решительным действиям и способен сделать многое.

Затем не торопясь они приступают к работе и медленно начинают включаться в процесс работы.

Обычно самое продуктивное время у человека в утренние часы, когда он смог хорошо выспаться и восстановить свои силы. В течение трех, четырех часов утром вы можете сделать больше чем за весь рабочий день.

Получается, что самые продуктивные часы у человека потрачены на бесполезные разговоры, а потом в непродуктивные часы он пытается что-то сделать, и не успевает.

Приучите себя утром полностью погружаться в работу и старайтесь не отвлекаться на кофе, на разные мелочи и разговоры.

После плодотворной работы утром обязательно сделайте перерыв и отдохните, во время отдыха вы сможете восстановить свои силы и приступить к дальнейшей работе.

Во время отдыха часто приходят разные идеи, которые вам необходимы для работы, они помогают сделать работу еще быстрее и качественнее.

Совет 2. Целенаправленно работайте первые три часа

Самое ценное время для работы это время с утра до обеда, у некоторых это три часа, у других людей четыре часа, не тратьте это время зря на пустые разговоры не отвлекайтесь от работы.

После отдыха и сна ваш мозг готов к стремительным действиям у него много энергии и сил, которые вы должны правильно применить.

После сна и завтрака пока вы добираетесь до работы, приведите свои мысли в порядок, расставьте приоритеты сегодняшнего дня, потом запишите их по порядку в свой ежедневник и приступайте к работе.

При планировании рабочего дня постарайтесь первую половину дня загрузить по максимуму новой и плодотворной работой, а на вторую половину дня можно назначить встречи, совещания, прочитать почту разложить документы и так далее.

После активной и плодотворной работы первой половины дня сделайте себе небольшой перерыв, отвлекитесь от работы сделайте небольшую зарядку, чтобы вы почувствовали прилив сил.

Когда вы можете правильно спланировать свой рабочий день, у вас будет все получаться, и вы будете успевать сделать свою работу.

Совет 3. Активный образ жизни

Многие люди ведут обычный образ жизни, они поглощены бытом, семьей и им тяжело и не хочется, что-либо менять.

Посмотрите, оглянитесь какой образ жизни у вас? Как вы живете? Чем занимаетесь? Чего достигли в жизни и чего хотите достичь? Как вы хотите изменить свою жизнь?

Попробуйте заняться каким-нибудь видом спорта, активные занятия спортом помогают человеку быть более активным, а если вы будете заниматься на улице, например, бегать, играть в активные игры, кататься на коньках, то в ваш мозг будет поступать кислород и он начнет активно работать.

Многим тяжело начать заниматься спортом, если они никогда им не занимались, начните заниматься по утрам, немного утренней зарядки вам не повредит, а наоборот придаст сил и бодрости.

В выходной сходите всей семьей в парк или просто погуляйте на природе поиграйте в активные игры.

Активные игры улучшают память, мышление, развивают математические способности, помогают сконцентрироваться на важном деле.

Совет 4. Одну и ту же мелодию слушайте несколько раз

Когда вы первый раз слушаете мелодию, вы отвлекаетесь, потому что вы вслушиваетесь в нее, а когда вы начинаете ее слушать второй, третий и четвертый раз эта мелодия начинает работать на вас, вы уже не прислушиваетесь к ней, при повторном звучании она помогает вам сосредоточиться.

Существует очень много мелодий, под которые можно отдыхать, расслабляться, медитировать, в этих мелодиях специально подобраны звуки, чтобы вы смогли концентрировать свое внимание.

Пользуйтесь этими мелодиями в течение рабочего дня и во время отдыха.

6. Найдите источники мотивации

Как правильно распределить день и заставить себя начать что-то делать? Вот наши рекомендации:

• Вспомните о мечте и зачем вы это делаете. Распечатайте вдохновляющие фразы или картинки и повесьте на стену.
• Подумайте, что вы уже успели сделать, и поблагодарите себя. Заведите дневник благодарностей и выписывайте туда перед сном как минимум пять «спасибо».
• Хвалите себя за выполненные дела, дарите себе подарки. Сдали тест на отлично — купите мороженое или сходите в кино.
• Поделитесь планами с другом. Например, расскажите, что хотите пройти курс по программированию до конца декабря. Так у вас появится ответственность ещё перед кем-то и мотивация возрастёт, а вместе с тем вы научитесь распоряжаться временем.