Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

Как правильно рассчитать количество дней отпуска для компенсации при увольнении

Когда работник увольняется, ему надо выплатить денежную компенсацию за неиспользованные дни отпуска. Размер данной компенсации рассчитывают по формуле:

Для расчета количества дней неиспользованного отпуска при увольнении необходимо сначала определить:

• стаж работы, дающий право на отпуск;
• период, за который положена компенсация.

Рассмотрим это далее на примере.

Как рассчитать средний дневной заработок

Средний дневной заработок за 12 месяцев перед увольнением нужен, чтобы узнать размер компенсации за оставшиеся дни отпуска. Если сотрудник пришел в организацию меньше года назад, рассчитывайте средний заработок с момента его приема в штат (Постановление правительства № 922 от 24.12.07).

Складываем суммы заработка за нужный период: сюда входят доходы в денежном и натуральном виде — зарплата и доплаты, премии, надбавки. В сумму не входят больничные, отпускные и другие выплаты, для расчета которых уже использовался средний заработок.

Далее определяем число календарных дней за период, рассматриваем рабочие месяцы:

• если сотрудник отработал полный месяц, берем среднее число календарных дней в нем — 29,3;
• если в месяце были пропуски рабочих дней (отпуск или больничный), то число дней находим по формуле: (Число календарных дней месяца — Дни отпуска или больничного) * 29,3 / Число календарных дней месяца.

Теперь найдем средний дневной заработок по формуле: Сумма выплат за расчетный период / Календарные дни за расчетный период.

Расчет компенсации за отпуск в 2020 году

Для расчета компенсации работодатель должен посчитать и дни неиспользованного отпуска — с учетом того, что сотрудники иногда могут брать заслуженный отдых частями. Такие действия совершенно не нарушают российских законов, но существует важный аспект: одна из этих частей не должна быть менее 14 дней. Поэтому задача работодателя при увольнении работника — посчитать, сколько дней отпуска работник не успел «отгулять».

«Интересно, что за каждый отработанный месяц работнику полагается 2,33 дня отпуска — такие правила установил Роструд. При этом не полностью отработанные месяцы идут в расчет, если количество отработанных дней превышает 15 — тогда неполный месяц округляется до полного. И наоборот, если количество отработанных в месяце дней менее 15, то такой месяц при подсчете компенсации не учитывается».

Для простоты понимания эксперт привела наглядный пример. Допустим, работник устроился на работу в организацию 1 июня 2020 года, а уволиться хочет 26 октября. Период, за который рассчитывается количество причитающихся ему дней отпуска, составляет: 3 месяца плюс 26 дней (округляем до 1 месяца). На выходе получаем ровно 4 месяца. Поэтому рассчитать количество дней отпуска, за которые рассчитывается компенсация, можно по этой схеме: 4 х 2,33 = 9,32.

Шаг 3. Рассчитайте компенсацию за неиспользованный отпуск

Для расчета полагающейся компенсации за неиспользованный отпуск необходимо умножить полученное количество неиспользованных дней отпуска на средний дневной заработок.

Пример. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
Работник устроился на работу в организацию 15.09.2017, а уволился 03.03.2020.
Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска в организации — 28 календ. Дн.
За время работы в организации работник использовал 14 календ. Дн. отпуска в марте 2018 г.
Средний дневной заработок — 3 000 руб.
Рассчитаем сумму компенсации за неиспользованный отпуск:
1. Расчет количества неиспользованных дней отпуска
За период с 15.09.2017 по 14.09.2018: 28 дн. — 14 дн. = 14 дн.
За период с 15.09.2018 по 14.09.2019: 28 дн. (отпуск за рабочий год не использован).
За период с 15.09.2019 по 03.03.2020: 28 дн. / 12 мес. x 6 мес. = 14 дн. (отпуск за указанный период не использован).
Общее число неиспользованных дней отпуска: 14 + 28 + 14 = 56 дн.
2. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск
Сумма компенсации составит: 3 000 руб. x 56 дн. = 168 000 руб.

По материалам («Электронный журнал «Азбука права», 2020)

Как выплачиваются компенсационные средства?

Отпускные рассчитываются на основе среднемесячного заработка за определенный промежуток. Согласно п. 4 Положения об особенностях исчисления средней заработной платы (далее — Положения), утв. постановлением Правительства РФ 24.12.2007 № 922, для расчета компенсации берется период в 12 месяцев, предшествовавших увольнению.

В него не входят промежутки, указанные в п. 5 Положения:

• нахождение в декрете;
• пребывание на больничном;
• периоды, в которые начислялся средний заработок: отпуска, командировки и т. д.;
• простои в работе не по вине работника;
• дни забастовок;
• дни освобождения от трудовой деятельности в связи с уходом за инвалидом;
• отсутствие на работе с сохранением полного или частичного заработка или без оплаты.

При отсутствии дохода в расчетном периоде берутся данные предшествовавших ему 12 месяцев. Если нет и этих данных, то в расчет принимают показатели месяца увольнения. В ином случае выплата может рассчитываться на основе среднего оклада или тарифа.

Согласно п. 2 Положения в качестве дохода учитываются средства, предусмотренные системой оплаты труда, в виде:

• заработной платы;
• денежного содержания;
• гонорара;
• надбавок и доплат к тарифным ставкам и окладам;
• премий и вознаграждений (выплачивается ли премия после увольнения сотрудника?).

Особенности расчета компенсации:

• рабочий год каждого сотрудника исчисляется индивидуально начиная с даты приема на работу;
• возмещаются все количество неиспользованных дней отпусков;
• если год неполный, количество дней отдыха рассчитывается пропорционально отработанным месяцам (как считать компенсацию за отпуск при увольнении, если сотрудник отработал 11 месяцев или меньше, вы узнаете тут).

Если гражданин использовал больше дней отпуска, чем ему положено, работодатель имеет право удержать до 20% от суммы выплат при прекращении трудовых отношений.

Порядок расчета компенсации отпуска при увольнении

Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается работнику согласно действующему законодательству. Сотруднику, проработавшему не менее 11 месяцев, но не более года, полагается компенсация за полный рабочий год.

— Аналогичное правило применяется, если работник отработал от 5,5 до 11 месяцев и увольняется в связи с сокращением штата, призывом на военную службу и ликвидацией организации, — говорит Игорь.

Если человек отработал менее 11 месяцев, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам. Согласно разъяснению Минтруда России, работнику, который отработал 10 с половиной месяцев, полагается полная компенсация неиспользованного отпуска.

— Месяц в котором работник отработал менее половины, исключается из подсчета, а более половины, но не полный месяц, округляется до полного, — продолжает Катрич. — Например, если работник в месяце отработал 13 дней, данный месяц в расчет не берется, а если более половины — месяц считается как полный.

Юрист обращает внимание на то, что при исчислении дней неиспользованного отпуска учитывается не календарный месяц, а фактически отработанный с даты приема на работу. За один полностью отработанный месяц работнику полагается 2,33 дня отпуска

— При расчете компенсации, подлежащей выплате, округление количества календарных дней неиспользованного отпуска в законе не предусмотрено, в связи с чем, если в организации для расчета компенсации принято округлять до целых дней, такое округление нужно делать не математическим способом, а в пользу работника, — отмечает эксперт. — Например, отпуск продолжительностью 20,4 календарного дня округляется до 21 дня, а не до 20 дней.

Список документов

Как правило, все расчеты делает работодатель. Каких-либо документов от сотрудника не требуется:

— В случае несогласия с суммой, вы можете обратиться в бухгалтерию, чтобы вам распечатали и показали порядок расчета компенсации.

Добавим, что заявление на компенсацию неотгуленного отпуска, следует писать, если вы продолжаете работать. В случае ухода, вам она полагается автоматически.

Формула и пример

При расчете полагающейся компенсации используется «средний дневной заработок» за предшествующие 12 месяцев, который рассчитывается путем деления фактической заработной платы за расчетный период на 12 и 29,3:

• 12 — количество календарных месяцев расчетного периода, предшествующего месяцу, в котором работник увольняется;

• 29,3 — среднемесячное число календарных дней.

Для расчета суммы компенсации за дни неиспользованного отпуска необходимо средний дневной заработок сотрудника умножить на количество дней неиспользованного отпуска.

Примеры:

Человек трудоустроился 9 января 2020 года, а увольняется 4 июня 2020-го, то количество дней отпуска за этот период с учетом округления до целого числа месяцев (4 месяца — с 9 января по 8 мая 2020 г. и 27 дней — с 9 мая по 4 июня 2020 г.) составит 11,65 дня (2,33 дн. x 5 мес.).

— На средний дневной заработок влияет очень много факторов, отработал или нет работник 12 месяцев, ходил или нет в этом периоде в отпуска/больничные, поэтому простой пример расчета привести очень сложно и необходимо рассчитывать средний дневной заработок индивидуально с учетом особенностей конкретного гражданина, — делится Игорь Катрич.

Срок выплаты

— Компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается работнику в день увольнения, — объясняет эксперт.

Если сотрудник в свой последний день в компании на рабочем месте появился, то данная сумма должна быть выплачена не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

Ответственность за невыплату

За невыплату компенсации за неиспользованный отпуск и иных сумм, причитающихся работнику при увольнении, установлена такая же ответственность, как за невыплату заработной платы при увольнении работника.

— Речь идет об административной ответственности по ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ (для юридического лица штраф за первое нарушение до 50 т.р., за повторное до 100 т.р.). Наказать могут как само юридическое лицо, так и должностное лицо, допустившее данное нарушение, — предупреждает Катрич.

Также предусмотрена уголовная ответственность по ст. 145.1 УК РФ, если невыплата вызвана корыстной или личной заинтересованностью руководителя организации. Санкция – вплоть до лишения свободы на срок до трех лет. Человек, впервые совершивший преступление по ч. 1 или 2 ст. 145.1 УК РФ, освобождается от ответственности, если в течение двух месяцев со дня возбуждения уголовного дела полностью погасил задолженность, а также уплатил проценты (компенсацию).

Кроме того, на задолженность начисляются проценты в размере не ниже 1/150 ключевой ставки Центрального банка Российской Федерации за каждый день просрочки, а еще работнику полагается возмещение морального вреда за факт задержки.

Разрешается ли заменить отпуск денежной компенсацией без увольнения

Замена денежной компенсацией без увольнения допустима только в части отпускного периода свыше 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ). Это происходит по письменному заявлению сотрудника. Заменить деньгами разрешается дни, превышающие основной отпуск. Получить денежное вознаграждение вместо отдыха вправе только те категории сотрудников, которым полагаются дополнительные дни отдыха (инвалиды, педагоги, медики, работники Севера и т. п.). Или если дополнительные дни на отдых предусмотрел работодатель в локальных актах фирмы. Но и это не во всех случаях:

1. В правовой норме использована формулировка «может быть заменен», что оставляет за работодателем право отказать сотруднику в материальном возмещении. Выплата денег вместо предоставления лишних дней отдыха происходит на усмотрение руководства.
2. Не заменят отпуск деньгами беременным женщинам, несовершеннолетним и работникам вредных и опасных производств.

Также не получится накопить отпускные дни за предыдущий год, а затем часть двойного отпуска свыше 28 дней взять деньгами. Статья 126 ТК РФ при суммировании и переносе отпусков с одного года на другой допускает замену только части свыше 28 дней в каждом году.

Сроки выплаты компенсации при увольнении

Компенсация при увольнении должна быть выплачена работнику в день прекращения трудовых отношений (ст. 140 ТК РФ). Если между работодателем и работником возник спор о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, то работодатель обязан выплатить не оспариваемую им сумму. В случае отсутствия работника в день увольнения выплаты производятся не позднее дня, следующего за тем днем, когда он предъявит требование о расчете. Если работнику вместо выплаты компенсации предоставили отпуск с последующим увольнением, то компенсация не выплачивается и работник получает отпускные в обычном порядке.

Налогообложение и особые случаи

При расчете денежной компенсации за неиспользованный отпуск приходится учитывать и основные налоговые отчисления, так как этот вид пособия является налогооблагаемым. Так, НДФЛ с этой суммы возмещения принято взимать в том случае, если сотрудник получает выплату в день официального расчета или в день зарплаты по установленному графику и заниматься этим должен исключительно работодатель.

Однако не стоит думать, что после налогообложения сумма компенсации будет уменьшена, ведь эта статья расходов закрепляется за самим предприятием и сотрудник получает на руки чистую выплату. Это правило не распространяется на ситуации, когда сотрудник решил рассчитаться с занимаемой должности по собственному желанию или захотел получить денежную компенсацию за неиспользованные дни отпуска вместо самого отдыха. Налог на прибыль, единый социальный налог, а также страховые и пенсионные взносы не удерживаются из общей суммы компенсации.

Сотрудницы, которые находятся в декретном отпуске, имеют право претендовать на денежное возмещение за неотгуленный отпуск. В этом случае в расчет берутся все неиспользованные дни отпускного стажа и среднедневной заработок, определяемый по тарифной ставке. Такого же алгоритма вычислений принято придерживаться и при определении компенсации за дополнительный отпуск, который сотрудник провел на своем рабочем месте. При этом выплата за него должна начисляться в день зарплаты.