Система внутреннего контроля оборотных активов нюансы

Система внутреннего контроля оборотных активов (нюансы)

Одним из показателей, характеризующих хозяйственную деятельность предприятия, являются оборотные активы (оборотный капитал).

Оборотные активы (ОА) — это ресурсы компании, которые полностью «потребляются» в процессе производства или оборачиваемость которых не превышает 12 месяцев.

Эффективное управление оборотным капиталом — важная задача любого предприятия.

Что относится к оборотным активам — рассмотрим на схеме:

Что входит в оборотные активы?

В состав оборотных средств для бухгалтерской отчетности включаются материальные ценности, срок эксплуатации которых менее 12 месяцев.

Согласно отчетности компании к оборотным средствам относятся:

1. материально-технические запасы
2. налог на добавленную стоимость
3. дебиторская задолженность
4. деньги и их эквиваленты
5. финансовые вложения
6. прочие

Структура ОА изображена на схеме.

Контрольные отчеты как инструмент оперативного управления оборотными активами

Уже сегодня компании оценивают перспективы на 2016 г. Для некоторых они представляются скорее пессимистичными, другие настроены оптимистично. Тем не менее при построении планов и бюджетов на следующий год для всех наряду с оптимизацией затрат важно найти баланс между ликвидностью и рентабельностью, извлечь больше прибыли, затратив как можно меньше оборотных активов в конкретный период времени и снизить тем самым потребность в финансировании. Как действовать в таком случае, каким инструментом воспользоваться? Своим опытом делится Николай Переверзев, управляющий партнер компании Noble Capital.

Чтобы поддерживать оптимальное соотношение показателей платежеспособности (ликвидности) и эффективности, финансовому руководителю в первую очередь нужно понять, как каждый компонент оборотных активов задействован в операционном, финансовом и производственном циклах компании, определиться с оптимальной для бизнеса структурой этих активов и обеспечить эффективное управление каждым из компонентов. Движение оборотных активов и взаимосвязи операционного, производственного и финансового циклов схематично представлены на рисунке.

Эффективное управление оборотными активами предполагает ряд последовательных этапов и требует постоянного внимания. В качестве первого шага необходимо провести экспресс-диагностику оборотных активов с помощью контрольных отчетов, а затем использовать их в повседневной практике как инструмент оперативного управления. Лучше всего разработать систему контрольных отчетов. В нее входят формы, отражающие структуру оборотных активов предприятия, и отчеты, позволяющие изучить более подробно каждый из компонентов — дебиторскую задолженность (ДЗ), номенклатуру, категории оборотных активов. Период расчета в этих формах может быть любым, по усмотрению заказчика. Рассмотрим каждый отчет подробнее.

Отчет о структуре оборотных активов покажет динамику их изменения

Для детального анализа оборотных активов обычно готовится отчет об их структуре в полной или сокращенной форме (табл. 2). Полная форма отличается от сокращенной детализацией информации, так, статья «Готовая продукция» может приводиться в разрезе складов («Склад № 1», «Склад № 2»), ДЗ — в разрезе покупателей.

Анализируя по каждому оборотному активу удельный вес начального и конечного остатка по состоянию на заданный момент времени, можно понять, куда «перебрались» ваши активы, отследить динамику изменения по каждому из элементов.

Так, сравнивая удельный вес категорий «Касса», «Расчетный счет», «Дебиторская задолженность» с общей суммой всех оборотных активов, можно оценить изменения в уровне ликвидности за период и состояние на текущий момент. Чтобы оценить интенсивность использования оборотных активов за период, можно сравнить коэффициент оборачиваемости актива данного вида с коэффициентами других активов и совокупным коэффициентом оборачиваемости. Увеличение количества оборотов говорит о лучшем управлении оборотными активами и росте деловой активности компании.

Реестр старения дебиторской задолженности нужно дополнить карточкой клиента

Реестр старения дебиторской задолженности (табл. 3) позволяет анализировать и контролировать ее структуру в разрезе покупателей и авансов, выданных поставщикам. Чтобы выявить ДЗ, погашение которой представляется маловероятным, данные в таблице слева направо располагаются по времени образования (или «старения»), а сверху вниз — по убыванию сумм (или значимости). Так, самая проблемная задолженность по сумме и времени образования отражается справа вверху. Следует учесть, что если покупатель имеет значительную задолженность и платит небольшими частями, он всегда будет отражаться в левой, непроблемной части отчета. Поэтому по каждому контрагенту, имеющему значительную сумму ДЗ (располагаются в верхней части отчета), требуется формирование более детального отчета с помощью карточки контрагента, оборотно-сальдовой ведомости по контрагенту, ведомости взаиморасчетов.

В компании уровень ДЗ может рассчитываться исходя из планов отгрузки и оплаты за продукцию. План (и прогноз) по оплате формируется на основе заключенных договоров с учетом статистических данных. Контроль соблюдения сроков оплаты по каждому договору с контрагентами осуществляет, как правило, финансовый отдел. Если срок пропущен, ведет переговоры с покупателями, начисляет пени за просрочку, а также может приостановить отгрузки продукции.

Анализ активности номенклатуры выявит неэффективно используемые запасы

Полная и сокращенная формы контрольного отчета о номенклатуре предназначены для анализа качества структуры сырья, материалов, материально-производственных запасов (МПЗ) в незавершенном производстве (НЗП), а также готовой продукции (ГП). Эти оборотные активы в отчете разделены на четыре категории, что позволяет достовернее оценить «степень бедствия», выявить точно неиспользуемые или крайне нерационально используемые запасы:

• «активная номенклатура» — есть и поступление за период, и списание (не обращаем внимания, все в порядке);
• «только поступление» — за период только поступление (если период анализа большой — год, полтора, то возникает вопрос: зачем это делается?);
• «только списание» — за период только списание (если период анализа большой — год, полтора, возникает вопрос: зачем ранее столько было приобретено?);
• «пассивная номенклатура» — за период никаких движений (это наиболее «криминальная» часть, требуется тщательный попозиционный анализ).

Полная форма отчета об активности номенклатуры оборотных активов должна содержать детализированный перечень товарно-материальных ценностей с указанием статуса (активная, пассивная, поступление, списание) каждой номенклатурной позиции.

Бывают ситуации, когда в случае возможного экономического эффекта, например, за счет снижения цен поставщиков, топ-менеджеры вправе принимать решения о формировании большего или меньшего объема запасов. Например, если основная доля себестоимости приходится на стоимость заготовки из металла, цены на который существенны и постоянно меняются, их колебания отслеживаются ежедневно. Если удается купить такую заготовку «в запас» по выгодной цене, предприятие получает существенную экономию. Однако под каждое такое решение требуется экономический расчет и контроль эффективности использования излишне приобретенных запасов (с целью подтверждения расчетного экономического эффекта — затраты на хранение, учет временной стоимости денег и т.д. должны быть меньше полученного дисконта от приобретения таких избыточных запасов).

Динамика оборотных активов — экспресс-индикатор их управляемости

Если объем производства и реализации в компании от периода к периоду практически не меняется, а уровень оборотных активов при этом снижается, можно сделать вывод о повышении эффективности управления оборотными активами (при условии соблюдения технологических требований). Верно и обратное: если уровень оборотных активов растет при сохранении уровня выпуска продукции и неизменном качестве, необходимо принимать меры по улучшению управления оборотным капиталом (или как минимум по контролю над их расходованием и сохранностью).

Изучая динамику изменения оборотных активов, следует ориентироваться не только на абсолютные показатели по каждой статье, но и на коэффициенты оборачиваемости по видам активов и по местам их отражения (хранения). В отчеты можно включать как фактическую информацию, так и прогнозные значения, но вот сравнивать следует лишь сопоставимые периоды. Например, к моменту начала капитального ремонта уровень запасов обычно растет, а после его завершения значительно уменьшается.

Если не требуется анализировать всю совокупность оборотных активов, можно воспользоваться упрощенным вариантом контрольного отчета, к примеру, рассмотреть динамику оборачиваемости средств на счетах в банке, незавершенного производства или дебиторской задолженности.

Кроме того, на основании сезонности продаж (загрузка производства), периодов текущего и капитального ремонтов, а также инвестиционной программы возможна грубая оценка эффективности использования запасов компании.

Техника анализа

Прежде всего, из бухгалтерской или управленческой отчетности выберем несколько сопоставимых периодов, прибыль за которые примерно одинакова. Далее из этих периодов отберем те, где практически один и тот же размер прибыли предприятия обеспечивался меньшей величиной оборотных активов. Для этого воспользуемся контрольным отчетом «Динамика оборотных активов» (табл. 1).

Динамика коэффициента оборачиваемости оборотных активов по видам (извлечение) (таблица 1)

Период анализа: 1 января — 31 мая 2015 г. и прогноз на июнь — август 2015 г.

Принципы внутреннего контроля бухгалтерии

При организации системы внутреннего контроля необходимо опираться на несколько основных принципов:

• Контролировать работу бухгалтерии необходимо на всех управленческих уровнях и во всех без исключения подразделениях компании;
• Для проведения контроля нужно привлекать сотрудников, которые благодаря своим полномочиям и функциям могут проверить деятельность подразделения и выявить возможные ошибки;
• Полезный эффект от внутреннего контроля должен быть сопоставим с затратами на его организацию и проведение на предприятии.

Операционная деятельность предприятия

Для того чтобы сохранить позиции на рынке в условиях жёсткой конкуренции, предприятие следит за всеми изменениями, происходящими на рынке, и разрабатывает различные способы приспособления к негативным воздействиям, чтобы повлиять на конкурентоспособность. Операционная деятельность предприятия нацелена на получение прибыли и/или выполнение иных задач предприятия, это может быть оказание соответствующего вида услуг, сельскохозяйственная деятельность, производство промышленных благ, сдача имущества в аренду, продажа и транспортировка товаров и прочее. Иначе говоря, это то, ради чего непосредственно существует предприятие.

Большая часть человеческих и денежных ресурсов предприятия идёт на обслуживание данной сферы, поэтому прибыль от неё имеет значительный вес. По этой причине остальные виды деятельности предприятия не должны противоречить приоритетному виду деятельности. Именно по интенсивности её развития можно делать заключение о стадии жизненного цикла компании.

Операционная синергия происходит, когда ради увеличения капитала происходит слияние компаний. Ярким примером операционной синергии может служить объединение компаний «Exxon» и «Mobil». Их совместная работа принесла 80.3 млрд долларов.

Основные задачи операционной деятельности

Основная цель операционной деятельности компании — выявить нужды для её жизнеспособности и дальнейшего усовершенствования. Операционная деятельность предприятия предполагает все расходы, необходимые для ежедневной нормальной работы компании.

Например, вы решили открыть предприятие в сфере услуг — сервис грузчиков.

Операционная сфера деятельности будет включать в себя:

• аренду офиса;
• рекламу услуг грузчиков;
• прибыль от продаж;
• оплату коммунальных услуг, интернета;
• банковскую комиссию за обслуживание ваших счетов и др.

Операционная деятельность не будет иметь отношения к:

• реконструкции помещения;
• созданию сайта и др.

Операционная деятельность — это основа хозяйственной деятельности компании.

Принципы организации операционной деятельности включают в себя оперирование финансовыми средствами, которые уже вложены в предприятие. Средства, которые будут инвестированы, — предмет финансовой и инвестиционной деятельности.

Из этого следует, что прибыль предприятия полностью зависит от приоритетной деятельности. Если она является неэффективной, то неконкурентоспособная компания обанкротится и уйдёт с рынка.

Все расходы, возникающие по ходу производственного цикла компании, являются операционными.

Производственный цикл предприятия

Временной отрезок, за который происходит оборот материальных активов предприятия, называют производственным циклом. Иначе говоря, производственный цикл — это то время, за которое товар или услуга будут произведены, начиная с запуска исходных материалов (сырья и полуфабрикатов) в производство до выхода готового продукта. Производственный цикл является основным экономическим значением при анализе жизнедеятельности организации. Его расчёт необходим при анализе работы и дальнейшем планировании развития компании.

Главный показатель производственного цикла — его длительность. На неё влияют три основных аспекта: технологический, экономический и организационный.

Например, время процессов сборки, обработки, транспортировки деталей, заработная плата рабочих, уровень механизации, условия труда — всё это имеет большое влияние на длительность цикла.

Чем меньше его длительность, тем большее высвобождение капитала мы имеем на выходе.

Отсюда исходит, что, рассчитав длительность цикла, вы сможете расширить производство товара или услуги в организации и обеспечить его развитие и выгодное положение на рынке.

Продолжительность производственного цикла оказывает влияние на производственную мощность всего предприятия. Производственная мощность — максимальное количество продукции, которое предприятие может произвести за определённый период времени. То есть, чем меньше времени будет затрачено на производство одного товара, тем большее их число будет изготовлено за этот период. Отсюда следует, что основная задача предприятия — сократить продолжительность производственного цикла.

Схема формирования прибыли предприятия

Последовательность этапов операционной деятельности

Для определения обращения денежных средств предприятия операционную деятельность можно разделить на несколько этапов.

Первый этап операционной деятельности затрагивает проблемы управления и контроля объёма ресурсов для жизнедеятельности бизнеса, бухгалтерские балансы, анализ показателей отчёта о прибылях и убытках предприятия, информацию из других источников за соответствующий период. Недостаточное количество ресурсов существенно удлинит период освоения производства, тогда как его избыток может привести к нерациональному использованию производственного сырья.

На втором этапе операционной деятельности происходит выявление потребности в определённом виде оборудования, пересчёт показателей первого этапа и вычленение чистой прибыли.

Третий этап операционной деятельности включает управление действиями и мероприятиями по организации работы компании.

Основные виды ресурсов, расходуемые для операционной деятельности предприятия

Ресурсы — это используемые человеком факторы производства, необходимые для нормального функционирования процессов производства и его развития.

Ресурсы делятся на:

• недостаточные — ресурсы, мощность которых меньше, чем требуется (например, малоквалифицированный персонал, устаревшее оборудование, станки);
• ограниченной мощности — ресурсы, загрузка которых идёт практически на пределе их мощности, то есть без чётко спланированной работы могут стать недостаточными ресурсами (примером может служить тракторный завод СССР, он являлся только местом сборки, детали же поступали в других регионах страны);
• избыточные — ресурсы, мощность которых превышает потребность в них, то есть ресурсы, при непрерывной работе которых, услуг будет оказано больше, чем нужно, либо изготовлено товаров в большем объёме, чем требуется (труд, капитал, природные ресурсы).

Операционная деятельность банка

Операционная деятельность банка — деятельность, направленная на получение ресурсов и грамотное их использование. Что относится к операционной деятельности? Например, выпуск ценных бумаг, денежные операции, обслуживание физических и юридических лиц. Данную деятельность обеспечивают сотрудники банка. Они выполняют функции фронт-офиса (отвечают за проведение соответствующих операций, контроль составления договоров) и бэк-офиса (основной деятельностью которого является регистрация, проверка полученных документов, обработка данных клиентов и обеспечение их безопасности, взаимодействие с налоговыми органами).

Главным фактором текущей операционной деятельности считается внутренний контроль банка. Он отвечает за предупреждение ошибок системы и сохранность документации. Система внутреннего банковского контроля делится на первичный (визуальная проверка документов) и последующий (систематическая проверка документов). Данная деятельность также является приоритетной.

Потоки денежных средств

Движение денежных средств, в том числе их поступление (приток) и расходование (отток) называют денежными потоками. Формирование денежных потоков происходит из денежных средств предприятия от его официальной деятельности. Сюда же входят проценты и дивиденды.

Рассчитываются денежные потоки компании с использованием двух методов:

• прямой метод — наблюдение и анализ движения денежных средств организации (с помощью этого метода вы можете находить источники расходов и доходов бизнеса);
• косвенный метод — изучение информации о денежных средствах за выбранный временной промежуток с применением бухгалтерских отчётов (этот метод наиболее популярен, так как позволяет в более полной мере описать движение капитала).

Движение оборотных активов

Выделяют пять основных стадий движения оборотных активов:

1. капитал используется для закупки сырья для производственной деятельности;
2. сырьё превращается в незавершённое производство (товары, которые не прошли все стадии технологического процесса, а также не прошедшие испытания, требования комплектации, техническую приёмку);
3. продукция (услуга) на данном этапе становится завершённой;
4. результаты производства перемещаются к потребителям;
5. продукция компании снова становится капиталом.

Инвестиционная деятельность предприятия

Помимо операционной деятельности для полноценного развития организации осуществляется также инвестиционная и финансовая деятельность. Рассмотрим каждую из них в отдельности.

Инвестиционная деятельность предприятия — вложения денежных средств компании, совершаемые ради прибыли.

Инвестиции можно разделить на две группы.

Реальные инвестиции — вложения денежных средств для получения прибыли. Это вложения в долгосрочный проект с последующим приобретением активов. В них используется собственный капитал либо кредит или другие заёмные средства. Реальные инвестиции — основа капиталовложений организации. Благодаря им предприятие проникает на новые рынки, повышает уровень рентабельности операционной деятельности. Примером таких инвестиций является использование научной деятельности, которая будет способствовать продвижению предприятия, реконструкции, перепрофилированию.

Финансовые инвестиции — вложения капитала для формирования портфеля ценных бумаг. Например, приобретение акций компаний, ценных бумаг.

Финансовая деятельность

Финансовая деятельность предприятия — это краткосрочные финансовые вложения, выпуск облигаций и иных ценных бумаг и т. д.

Компании осуществляют краткосрочные вложения с целью увеличения доходов, финансирования текущей деятельности, мобилизации финансовых ресурсов и так далее.

Анализ финансовой деятельности предприятия для оценки хозяйственных активов осуществляется благодаря финансовому контролю.

Выделяют основные виды финансового контроля:

• предварительный: основная задача данной проверки — не допустить нарушений законодательства;
• текущий: осуществляется анализ, проверка деятельности;
• последующий: проверяются расходы и доходы компании, выявляются нарушения дисциплины.

Проценты и дивиденды

Компания, существующая на рынке, проводит операции со своими денежными средствами. Разберёмся с процентами и дивидендами. Для начала следует узнать сущность каждого из этих понятий.

Дивиденды — это часть от прибыли организации, которая выплачивается её владельцам (акционерам). Приобретая акции компании, вы получаете от неё прибыль, независимо от известности предприятия и его денежных оборотов.

Для того чтобы получить дивиденды, нужно обратиться туда, где был открыт ваш счёт. Брокер отправляет вам оповещение после получения денежных средств. Полученные деньги вы можете перевести на свой банковский счёт либо снять и расходовать.

Проценты — доход, полученный в результате долгового обязательства любого вида. Например, доход, полученный от денежных вкладов.

В денежные потоки, относящиеся к операционной деятельности, входят и проценты, и дивиденды.

Налог на прибыль

При рассмотрении темы денежного оборота в бизнесе следует особое внимание обратить на налог на прибыль. Это прямой налог, взимаемый с компаний.

Налог на прибыль напрямую зависит от чистой прибыли предприятия. Он уплачивается в установленные сроки.

Оплата налога относится к операционной деятельности компании. Он составляет 20% от прибыли организации. Например, если ваша организация получила в данном месяце 70 000 рублей чистой прибыли, то налог на прибыль составит 20% от 70 000 рублей, то есть 14 000 рублей.

Если вы хотите вести собственное дело или улучшить показатели уже имеющегося бизнеса, то сфера денежного оборота внутри предприятия должна быть обязательно вами изучена. Это позволит вам контролировать доходы и расходы и развивать компанию.

Этапы управления оборотными активами предприятия

Управление оборотными средствами состоит из двух основных этапов: формирование политики и непосредственно сам процесс управления отдельными элементами текущих активов. При формировании политики выделяют три основных подхода:

1. Консервативный. За счет пассивов с длительными сроками погашения формируется постоянная часть оборотных активов (неснижаемый объем, необходимый для поддержания сложившегося уровня производства) и около 50% переменной части. Все остальное финансируется краткосрочными пассивами. Такой подход гарантирует высокий уровень ликвидности, однако неизбежно снижает рентабельность.
2. Умеренный. Постоянные текущие активы финансируются пассивами с длинными сроками погашения. Переменная часть финансируется исключительно за счет заемных средств с короткими сроками погашения. Это способно существенно повысить прибыль, сохраняя ликвидность на приемлемом уровне.
3. Агрессивный. За счет собственных средств и долгосрочных заимствований финансируется только часть постоянных оборотных активов. Оставшаяся их часть, а также переменная формируются исключительно за счет привлеченных ресурсов. Такая политика чревата существенным ростом риска потери ликвидности. Применять ее можно только при условии высокого спроса на продукцию компании и стабильности финансовых рынков.

Почему нужно равняться на методологию SOX

Анализ разных подходов к построению систем внутреннего контроля показал, что максимально жесткой и проработанной в части внедрения является именно методология закона SOX, которая предназначена для минимизации нарушений, связанных с финансовой отчетностью. Только в системе внутреннего контроля, построенной по требованиям SOX, можно обнаружить не только контрольные процедуры и свидетельства контроля, но и специализированные тесты, с помощью которых в регулярном режиме проверяют эффективность работы контрольных процедур.

При этом вся система, помимо внутренних тестов, дополнительно контролируется внешним аудитором. Его задача — выборочно проверять не только качество оценки операционных рисков, но и правильность работы контрольных процедур, существование свидетельств контроля, а также регулярность внутреннего тестирования системы.

И хотя внедрение такого объема контрольных процедур и тестов часто слишком дорого для компании, в тех бизнес-процессах, над которыми нужно установить максимальный контроль, можно использовать методологию SOX в полном объеме.

Зачем нужен внутренний контроль ведения бухучета

Внутренний контроль бухучета необходим затем, что это обязательный этап эффективного планирования и реализации как управленческих решений, так и ежедневных функциональных задач работников, а не простая формальность. Благодаря такому контролю отдельные ошибки сотрудников бухгалтерии, от которых никто не застрахован, не приобретут системный характер.

Мы застраховали риск допущения ошибок нашими специалистами. Если, например, они допустят ошибку, 1С-WiseAdvice компенсирует связанные с ней штрафы и доначисления. Размер страховой выплаты, предусмотренной полисом страхования профессиональной ответственности, ежегодно индексируется и на сегодняшний день составляет 70 млн рублей. Важное преимущество: полис включает в себя расширенный перечень страховых случаев, от которых не страхуют другие консалтинговые компании.

Законодательно прямая ответственность за отсутствие в компании системы внутреннего контроля организации в бухгалтерии не предусмотрена. Однако фактически она обязательно последует в виде финансовых потерь по результатам камеральных и выездных проверок. Внутренняя ревизия не только проверяет достоверность и правомерность действий сотрудников, но предотвращает искажение данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности, к которому налоговики наверняка предъявят претензии.

Организация внутреннего контроля

Порядок организации внутреннего контроля, в том числе обязанности и полномочия подразделений и персонала организации, определяются в зависимости от характера и масштабов ее деятельности, особенностей ее системы управления.

При организации внутреннего контроля необходимо исходить из того, что:

• внутренний контроль должен осуществляться на всех уровнях управления организации, во всех ее подразделениях;
• в осуществлении внутреннего контроля должны участвовать все сотрудники в соответствии с их полномочиями и функциями;
• полезность внутреннего контроля должна быть сопоставима с затратами на его организацию и осуществление.

Внутренний контроль, как правило, осуществляют: