Правила для сверхнормативных суточных

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

• за каждый день, пока он находится в командировке;
• за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример расчета суточных работнику

Условие. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

• за 9 дней — 40 евро за каждый день;
• за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс в размере 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

• на дату выдачи аванса (30 мая) — 70 руб. за 1 евро;
• на дату утверждения авансового отчета (14 июня) — 68 руб. за 1 евро.

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

• 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
• Суточные по России = 700 руб.
• Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ).

Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше.

Можно, например, закрепить суточные 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. – 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

• 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
• 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).

В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам .

Определяем лимиты

Итак, максимальный размер СР действующее законодательство не устанавливает. Однако чиновники определили некий лимит, при превышении которого суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами (2018).

Статья 217 Налогового кодекса устанавливает, что сверхнормативные суточные облагаются страховыми взносами (2018). Также с сумм, превышающих лимит, придется удержать НДФЛ. Пределы установлены следующие:

• для поездок по России — 700 рублей в день;
• за зарубежных командировок — 2500 рублей в день.

Иными словами, если в учреждении установлены большие значения данного вида расходов, то сумма, превышающая лимит, подлежит налогообложению (НДФЛ и СВ). Отметим, что данный лимит действует только в части налогообложения. Фирма вправе установить СР больше, чем указано в ст. 217 НК РФ.

Определим на конкретном примере, облагаются ли суточные НДФЛ и страховыми взносами.

Примеров Иван Андреевич был командирован в город Москва на 10 календарных дней. На командировочные расходы было выделено 43 000 рублей, в том числе:

• 5000 руб. — на оплату проезда;
• 18 000 руб. — на аренду жилья (оплата гостиничного номера);
• 20 000 руб. — СР (2000 руб. в день, следовательно, суточные свыше 700 рублей, страховые взносы начислять придется).

Суммы, положенные на проезд и проживание, не облагаются налогами. А вот сверхлимитные суточные облагаются страховыми взносами. Делаем расчет:

1. Определяем сумму превышения (2000 руб. – 700 руб.) × 10 дн. = 13 000 руб.
2. Исчисляем НДФЛ: 13 000 × 13 % = 1690 руб.
3. Определяем сумму СВ: 13 000 × 30,2 % (ОПС — 22 %, ОМС — 5,1 %, ВНиМ — 2,9 %, НС и ПЗ — 0,2 %) = 3926 руб.

Следовательно, на руки Примеров получит 41 310 (5000 + 18 000 + (20 000 – 1690)) рублей. А расходы компании составят 46 926 (43 000 + 3926) рублей.

Отметим, что однодневные командировки, суточные (страховые взносы) не являются исключением. С превышения все равно придется удержать НДФЛ и уплатить СВ в бюджет.

Сверхнормативные суточные страховые взносы: изменения 2017

С 1 января 2017 года прекратит свое действие закон № 212-ФЗ, и ему на смену придет новая глава НК РФ – Глава 34 о страховых взносах. В 2017 году о самостоятельном нормировании суточных расходов работодателям придется забыть.

Статья 422 НК РФ устанавливает новый порядок: теперь суточные облагаются страховыми взносами, если они превышают лимиты, установленные для НДФЛ, о чем говорит прямая отсылка к п. 3 ст. 217 НК РФ. Размер этих лимитов будет зависеть от того, куда направляется работник – в командировку по России или за рубеж. Теперь на суточные не нужно начислять страховые взносы, если их размер не превышает:

• 700 рублей в день – при нахождении сотрудника в командировке в пределах Российской Федерации,
• 2500 рублей в день – при нахождении сотрудника в зарубежной командировке.

Суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами в общем порядке, за исключением страховых взносов на «травматизм», от которых они полностью освобождены. Таким образом, с 2017 года обложение суточных подоходным налогом и страховыми взносами будет производиться по одинаковым правилам.

Сверхнормативные суточные и форма 6-НДФЛ

Налоговый кодекс России определяет, что размер суточных при поездках в пределах страны составляют 700 рублей, заграничные командировки предполагают выплату суточных в размере 2,5 тысячи рублей. Если человеку выплачиваются суммы свыше установленных норм, они облагаются НДФЛ. Однако организация не имеет права удерживать данный налог в тот момент, когда выдает человеку средства в виде аванса, поскольку достоверно неизвестно, какая именно сумма будет ним израсходована.

Если особа вернется из командировки раньше срока, ее затраты будут меньше, если же она задержится в командировке, расходы соответственно увеличатся. Учитывая то, что финансы, которые предоставлены особе на основании авансового запроса, нельзя считать экономической выгодой человека, то и начислять НДФЛ в момент их выплаты будет неправомерно.

Таким образом, когда встает вопрос начисления НДФЛ на суточные сотрудника, нужно придерживаться следующей последовательности действий:

• предоставление сотрудником отчета;
• расчет точного размера дохода особы, который подлежит налогообложению;
• начисление НДФЛ;
• удержание налога, который рассчитан от суммы, полученной сотрудником в качестве дополнительного дохода.

Нужно ли оформлять испытательный срок при совместительстве — мы расскажем тут.

Чтобы отразить размер суточных, которые превышаю установленную норму, в форме 6-НДФЛ, нужно уточнить, какие даты должны быть указаны во втором разделе расчета. Для облагаемых налогом суточных датой, когда был получен фактический доход, является последний день месяца, в котором произошло утверждение авансового отчета после возвращения сотрудника из командировки. Именно это число месяца должна быть указано в строчке 100 формы 6-НДФЛ (дата, когда фактически был получен доход).

В строке 110 (дата, когда налог был удержан) следует указать число, когда произошла выплата дохода, из которого был удержан НДФЛ. Важно знать, что не допускается, чтобы это число наступило раньше последнего числа месяца, поскольку удержание НДФЛ не допустимо, если доход не был получен работником. Поскольку получение дохода произошло в заключительный день месяца, то и удержание налога может произойти при произведении ближайшей выплаты.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что перечисление НДФЛ со сверхнормативных суточных должно произойти не позднее рабочего дня, который следует за днем, когда с суточных был удержан НДФЛ.

Сверхнормативные суточные облагаются страховыми взносами в 2020 году

Ключевые изменения пришлись как раз на 2020 год. Федеральная налоговая служба в данном году администрировала, как именно происходит расчет и уплата взносов страхового характера, которые начисляются в ПФP, ФФOMC и ФCC Российской Федерации. Исключают в данном случае взносы при травматизме. По этой причине в Налоговом кодексе увеличилось количество глав. Появилась новая, 34. Именно она предписывает, как именно следует начислять и уплачивать взносы.

Установлена граница сумм, которые не требуется облагать взносами страхового характера. Регулирует данный вопрос статья 217 и статья 422 Налогового кодекса Российской Федерации. Теперь к конкретике:

• В том случае, если сотрудник, находящийся в Российской Федерации, ежедневно расходует не больше, чем семьсот рублей.
• Когда работник отправлен в командировку за границу, норма равна двум с половиной тысячам рублей ежедневно.

До наступления изменений не облагались страховыми взносами сверхнормативные суточные. Разумеется, если данную возможность не подразумевает локальный нормативный акт или коллективный договор организации.

В 2020 году сверхнормативные суточные облагаются страховыми взносами. Теперь это не зависит от локальных нормативных актов организации.

Статья 424 Налогового кодекса Российской Федерации подразумевает, что выплаты осуществляются в тот же день, когда произошел расчет и начисление. То есть дата получения доходов сотрудника, представленных сверхнормативными суточными, выдаются в тот же момент, когда и утверждается авансовый отчет.

Отсюда следует, что суточные, которые так или иначе выше определенной нормы, должны быть включены в базы для исчисления страхового взноса в том же месяце, в котором утверждается отчет авансового характера у сотрудника.

Расходы на командировку

Это перечень трат сотрудника в рамках осуществления поездки, связанной с производственной необходимостью. Данные расходы предприятие обязано возместить сотруднику в рамках установленного лимита, если он, в свою очередь, предоставил перечень корректно оформленных документов, то есть своевременно и корректно отчитался за командировку.

Перечень командировочных расходов

Ниже предоставим список расходов, которые могут быть возмещены предприятием, в рамках командировки:

• расходы на проживание сотрудника. Лимит средств, в рамках которых, сотрудник может арендовать жилье. Устанавливается предприятием до отъезда сотрудника;
• проездные расходы;
• питание командируемого сотрудника;
• суточные расходы;
• иные расходы, которые были согласованы с руководством фирмы.

Суточные расходы

В момент согласования командировки, на этапе ее заведения, для ознакомления сотруднику необходимо предоставить локальный документ, изданный предприятием. Такими документами являются, как положение о командировках, так и приложение к трудовому или коллективному договору. Данный документ издается на усмотрение самой организации. В нем указаны все аспекты, нюансы проведения поездки, а также указаны нормы или лимиты сумм, в рамках которых командируемый сотрудник имеет право производить траты, касающиеся проживания и проезда.

Определенных норм государство не устанавливает, согласно ст.168 ТК РФ, нормы суточных расходов устанавливаются на усмотрение самой организации. В Трудовом Кодексе Российской Федерации указаны только суммы, которые не облагаются налогом, а именно, НДФЛ не насчитывается на 700 рублей ежедневной оплаты сотруднику, если он находится на территории России и на 2 500 рублей, в случае, если командировка является заграничной.

Рассмотрим пример. Иванов И.И. был командирован из Москвы в Берлин. Срок командировки с 12.06.2020 по 15.06.2020.

12.06.2020 в 22:23 сотрудник вылетает из Москвы и 13.06.2020 в 02:38 прилетает в аэропорт города Берлин. Обратно сотрудник вылетает 15.06.2020 в 15:47 и прилетает в Город Москва в 19:54 этого же дня. Расчет суточных, в рамках командировки таков:

12.06.2020 размер суточных составит 700 рублей, так как сотрудник в этот день находился на территории Москвы.

13.06.2020 размер суточных 2 500 рублей, сотрудник находился в Берлине.

14.06.2020 размер суточных также 2 500 рублей.

15.06.2020 размер суточных составляет 2 500 рублей, так как сотрудник в этот день еще находился в Берлине.

Начисление суточных сверх норм

Для начисления сверхнормативных суточных в 1С ЗУП 8.3 создайте документ Доход в натуральной форме ( Зарплата – Натуральные доходы ). При заполнении документа обратите внимание на реквизит Дата получения дохода . Значение данного реквизита определяет дату дохода для целей учета НДФЛ и должно быть равно последнему числу месяца, в котором утвержден авансовый отчет.

Особенности уплаты страховых взносов

В 2018 году введено обязательное требование по начислению налогов на сверхнормированные суточные выплаты. 424 статья Налогового кодекса РФ определяет сроки оплаты и порядок начисления работникам компенсаций.

При получении сотрудником суточных сверх нормы утверждается авансовый отчёт. Это значит, что возмещения со стороны работодателя за расходы по командировке, которые превышают ограничения, относят к страхованию выплат за аналогичный календарный месяц, в который утверждается авансовый отчёт сотрудника.

Когда величина суточных находится в пределах установленной законом суммы, на них не нужно производить страховые отчисления. Выполнение требований законодательства по начислению командировочных позволит избежать претензий к компании со стороны Налоговой службы, ПФР и Фонда соцстрахования. Из дополнительных затрат сотрудника на его проживания в чужой местности, которые превысили нормативы, осуществляются страховые отчисления. Данное условие распространяется на командировки, продолжительность которых превышает 24 часа.

Суточные сверх нормы в 1С 8.3 ЗУП

Разберем на примере как настроить вид расчета для суточных сверх норм, каким документом их начислить, какие есть особенности при выплате и отражении суточных сверх нормы в 1С 8.3 ЗУП.

Как начислить суточные сверх нормы в 1С 8.3 ЗУП

В 1С 8.3 ЗУП сверхнормативные суточные вводятся для исчисления НДФЛ и взносов, а также для регламентированной отчетности. Непосредственно выплата суточных в 1С ЗУП не отражается: выплата регистрируется в 1С Бухгалтерии, поэтому в зарплатной программе они начисляются как доход в натуральной форме.

Для отражения дохода в натуральной форме установим в разделе Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – на вкладке Прочие начисления флажок Регистрируются натуральные доходы .

Настройка вида начисления для отражения суточных

Для регистрации суточных сверх норм создадим и настроим новый вид начисления ( Настройка –Начисления ).

На вкладке Основное укажем назначение Доход в натуральной форме и вариант выполнения начисления По отдельному документу .

На вкладке Налоги, взносы, бухучет отразим, что доход облагается НДФЛ, код дохода 4800 и вид дохода для страховых взносов Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами на ОПС, ОМС и соц.страхование, не облагаемые взносами на страхование от несчастных случаев .

На остальных вкладках оставим стандартные настройки.

Регистрация суточных документом «Доход в натуральной форме»

Отразить суточные в 1С 8.3 ЗУП можно через документ Доход в натуральной форме ( Зарплата – Натуральные доходы ).

В документе укажем:

• месяц начисления – именно в этом месяце будут учтены суточные в зарплатном учете (в отчетах по зарплате) и исчислены страховые взносы;
• вид дохода – это ранее настроенный вид начисления;
• дата получения дохода – последний день месяца, в котором авансовый отчет сотрудника утвержден. На этот день учитываются доход и исчисленный НДФЛ в регистрах учета НДФЛ;
• в табличной части выберем сотрудника и введем сумму сверхнормативных суточных. В документе сразу исчисляется НДФЛ, а страховые взносы будут рассчитаны в документе Начисление зарплаты и взносов при итоговом расчете месячной зарплаты.

Суточные в ведомостях на выплату зарплаты

Поскольку суточные в 1С 8.3 ЗУП учитываются как натуральный доход, они не прибавляются к сумме для выплаты, т.е. сумма начисленных суточных не отразится в ведомости (факт выплаты суточных регистрируется в 1С Бухгалтерии). Однако НДФЛ, исчисленный в документе Доход в натуральной форме , уменьшит сумму к выплате сотруднику и отразится в ведомости, как удержанный НДФЛ.

Подробнее на примере.

Сотруднику Базину А.В. в апреле регистрируются сверхнормативные суточные – 4 800 руб., с которых исчислен НДФЛ 624 руб.

При выплате апрельской зарплаты в ведомости сумма к выплате уменьшилась, как раз на 624 руб. Это видно в расшифровке суммы к выплате.

Кроме того, в ведомости регистрируется факт удержания этих 624 руб. НДФЛ, исчисленного со сверхнормативных суточных.

Суточные в документе «Отражение зарплаты в бухучете»

В документе Отражение зарплаты в бухучете суточные попадают в строчку с видом операции Доход в натуральной форме .

Строчка формируется и по самой сумме суточных, и по взносам с суточных, однако на стороне программы 1С Бухгалтерия проводка сформируется только по взносам, поскольку проводка по суточным регистрируется в 1С Бухгалтерии документом Авансовый отчет .

Также в документе Отражение зарплаты в бухучете будет учтен НДФЛ с суточных (вместе с прочим исчисленным НДФЛ сотрудника в этом месяце).

Отражение в отчетах

В зарплатных отчетах 1С ЗУП суточные сверх норм можно найти в разделе Справочно , т.к. они регистрируются, как доход в натуральной форме, который не прибавляется к сумме для выплаты.