Должностная инструкция руководителя отдела внутреннего контроля

Контрольно-ревизионный отдел — структура, функции

В этой статье мы поговорим про контрольно-ревизионный отдел — структура, функции. Прочитав ее, вы узнаете, какие задачи имеются у этого отдела, цели его формирования, а также кто отвечает за его деятельность.

Довольно часто на предприятиях реальные остатки не соответствуют данным в программе учета. Если на предприятии документирование движения продукции происходит непрозрачно или в процессе инвентаризации все время находят недостачи на складах, то КРО в таких случаях просто необходим.

К задачам этого отдела относят ведение контроля над выполнением озвученных задач, контроль за рациональным использованием денежных средств, правильность ведения бухгалтерского учета, сохранением материальных ценностей, соответствием реальной ситуации правилам и нормативам предприятия.

• 1 Общие сведения
  • 1.1 Структура
  • 1.2 Чем занимается контрольно-ревизионный отдел
  • 1.3 Права
  • 1.4 Обязанности
  • 1.5 Деятельность руководства
• 2 Подробности. Место КРО в общей структуре организации
• 3 Заключение

Прием входящих звонков

У оператора колл-центра обязанностей много. Одна из них — отвечать на телефонные звонки. Это самая легкая задача. Человеку нужно грамотно консультировать клиента. Если у оператора звонит рабочий телефон, он может быть уверен: у персоны на том конце провода есть проблема. Так вот, ее необходимо решить. Специфика в каждом колл-центре разная. Где-то оператор помогает настраивать модем, где-то устраняет неполадки с телевизором. В обязанности оператора также входит процесс урегулирования любых накладок по заказу. Например, клиент оформил заявку на подключение интернета. Но монтажная бригада вовремя не явилась. В этом случае работник колл-центра должен быстро среагировать, найти свободную команду и отправить ее по адресу или выяснить, куда же запропастились монтажники и почему они не явились в срок к клиенту. В таких ситуациях нужно не просто решить проблему, но еще и постараться успокоить клиента. Ведь люди бывают разные, некоторые могут решить, что если у фирмы на первом этапе возникла накладка, то такие неприятности будут случаться и дальше. Оператор колл-центра — это лицо компании. Именно на него будут валиться все жалобы и обвинения.

Обязанности оператора колл-центра в такси заключаются в приеме заявок. Человек должен быстро среагировать, сформировать заказ и занести его в базу. Находить машину лично — это не входит в его обязанности. Здесь главное — не совершить ошибку в написании адреса, ведь зачастую операторы такси находятся не в том же городе, откуда совершается заказ.

Должностные инструкции сотрудников отдела внутреннего контроля

Ответственность Начальник отдела несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав: — в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность; — в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

Ответственность

За недобросовестное исполнение порученной работы предусмотрены меры ответственности. Специалист несет дисциплинарную, материальную или административную ответственность:

• за нарушение правил внутреннего трудового распорядка
• за срыв сроков предоставления отчетности, данных о потребленных ресурсах и обеспечения населения платежными документами
• за некорректное заполнение платежных документов
• за несанкционированную передачу персональных данных абонентов
• за грубость при общении с потребителями
• за невыполнение указаний руководителя

Компания, принимаемая работника в абонентную службу должна руководствоваться профстандартом. За ущерб, полученный из-за ошибок некомпетентного работника, ответственность ложится на руководителя. В связи с этим должностная инструкция специалиста абонентского отдела ЖКХ разрабатывается с учетом задач организации и стандартными характеристиками профессии.

Должностная инструкция руководителя отдела продаж – настольная книга работника

Не стоит легкомысленно относиться к должностной инструкции.

Если вы – новичок в компании, то свою карьеру следует начать именно с ознакомления с текстом этого документа.

Как я уже говорила, текст инструкции не обязательно должен быть одинаковым для всех компаний, но поскольку права, обязанности и ответственность специалистов на разных фирмах схожи, то и содержание официальной бумаги не будет так уж сильно отличаться.

1) Общие тезисы должностной инструкции отдела продаж

Общие тезисы инструкции руководителя отдела продаж такие:

1. Прием на работу специалиста и его же увольнение осуществляется главой компании, которому и будет слушаться человек, возглавляющих департамент торговли.
2. Перед сотрудником ставятся многие задачи, но основная из них – сбыт производимой продукции.
3. Во время болезни, отпуска или отсутствия руководителя на рабочем месте по другой причине, руководящие функции выполняет заместитель.
4. Главным в департаменте продаж может быть лишь совершеннолетний человек, что имеет профильное диплом и трудился на аналогичной должности 5 лет и более.
5. Начальник обязан руководить рядом документов:

2) Уровень знаний и обязанности руководителя отдела продаж

Брать на такое ответственное место первого попавшегося человека нельзя.

Кандидаты проходят строгий отбор, и место получает лишь тот человек, что обладает профессиональными знаниями, которые и перечислены в служебных бумагах:

Должностных обязанностей у руководителя департамента продаж достаточно много и все они должны быть перечислены в инструкции:

1. Реализовывать продукцию, которую производит компания.
2. Устанавливать политику цен и скидок.
3. Контролировать деятельность своих подчиненных.
4. Разрабатывать способы расширения клиентской базы.
5. Формировать сотрудничество на взаимовыгодных условиях между компанией и ее клиентами.
6. Регулировать выплаты за продукцию клиентов и партнеров, не допускать задолженности.
7. Повышать собственную квалификацию и квалификацию своих подчиненных.
8. Организовывать выставки и другие мероприятия, что способствуют более активным торгам товара.
9. Контролировать правильность ведения всей документации.
10. Отчитываться перед правлением предприятия о проделанных заданиях и т.д.

Список сведений, которыми обязан располагать руководитель торгового департамента, и ряд его обязанностей в инструкции могут быть и другими. Все зависит от того, какие цели вы ставите перед специалистом.

3) Права руководителя отдела продаж, указанные в должностной инструкции

Неправда, что у руководителя департамента продаж есть лишь долги, но нет никаких вольностей.

Согласно должностной инструкции начальник отдела продаж имеет право на:

1. Формирование служебных обязанностей и контроль за их выполнением со стороны своих подчиненных.
2. Внесение предложений, которые бы совершенствовали работу компании и способствовали получению большей прибыли.
3. Принятие решений, которые находятся в зоне ответственности руководителя.
4. Самостоятельное планирование трудового дня, не нарушая рабочего распорядка.
5. Участие в мероприятиях, которые пойдут во благо развития компании.
6. Составление разнообразных бумаг для внутреннего пользования своего отдела.
7. Взаимодействие между другими отделами для лучшего функционирования предприятия.
8. Своевременную оплату своего труда.
9. Привилегии и вознаграждения, которые перечислены в договоре, и пользоваться которыми имеют право все сотрудники.
10. Подпись документов, что касаются продажи товара клиенту.

4) За что несет ответственность руководитель отдела продаж, согласно должностной инструкции?

Зона ответственности начальника, заведующего продажами, – огромна. Именно с вас будут спрашивать прибыль. Именно вас будут попрекать, если доходы будут меньше ожидаемых.

Если заведующий торгового отдела:

• разглашает коммерческую тайну,
• не выполняет инструкции и приказы руководства,
• нарушает трудовую дисциплину,
• плохо исполняет свои обязанности,
• демонстрирует плохие показатели по продажам,

то вряд ли он задержится надолго в компании.

Бестолковые сотрудники никому не нужны.

Детально изучите раздел служебной инструкции, касающийся вашей ответственности:

Что такое должностная инструкция начальника финансового отдела

Обязанности руководителя из состава младшего менеджмента разрабатываются при участии ведущих должностей остальных подразделений один раз. При необходимости или при планируемой смене штатной единицы регламент может дополняться или уточняться. Должностная инструкция чаще всего оформляется по стандартной структуре специалиста. При этом функционал работника расширяется ответственностью и особыми взаимоотношениями с другими подразделениями.

Суть и цель

Главенствующей идеей при создании должностной инструкции управленца на предприятии является уточнение уровня ответственности специалиста.

• С одной стороны, предложения или решения, сформированные в отделе, должны отвечать требованиям руководящих документов локальный актов общества.
• С другой стороны, результат деятельности должен совмещаться с внутренними интересами компании и нередко совпадать со взглядами самого руководителя.

Последний момент и является наиболее сложным при формировании должностного регламента. Начальник финансового отдела должен уметь самостоятельно принимать решения, но при этом должен допускать самоволия.

Какими нормативными актами регулируется

Определить конкретные документы для работы руководящего специалиста довольно трудно. В любом случае знание конкретных нормативов, применяемых в повседневной деятельности, определяется именно должностной инструкцией.

На практике, начальник финансового отдела (НФО) как никогда нуждается в правовой поддержке. Ввиду того, что современное законодательство достаточно динамичное, руководителю младшего звена придется постоянно заниматься повышением своей квалификации. В перечне стандартных документов следующие:

• Кодексы – для определения уровня финансовых рисков;
• Закон о бухгалтерском учете. Финансист должен ориентироваться в работе бухгалтерии, которая, по сути, является вторым по подчиненности подразделением;
• Юридическая документация по направлению деятельности. Например, если начальнику придется визировать специальные проекты строительства, то ему и придется умело ориентироваться в строительных нормах и правилах;
• Банковское дело, инвестиции. Нередко именно финансист занимается разработкой внешних источников финансирования – поиск инвесторов, привлечение кредитных средств, смена правового статуса предприятия (оптимизация налогообложения).

Отличия в регламентах начальников финансовых отделов, работающих в бюджетной сфере и в коммерческой структуре, состоят лишь в специфике деятельности предприятий. Общая структура при разработке может быть сохранена. Стоит заметить, что как таковых начальников финансовых отделов не учат (за исключением ранее существовавшего ЯВФЭИ для войсковых частей), все они выходят из рядовых финансистов, ревизоров, бухгалтеров (главных бухгалтеров).

Существенные отличия в регламентах – порядок финансирование и банковский оборот средств. В коммерции поступающие средства – от заработка компании по основной деятельности, тогда как бюджет по сути не является хозяйствующим, а живет за счет налоговых поступлений. Банковское обслуживание бюджетных предприятий ограниченное, все потоки двигаются через казначейство. Хотя на сегодняшний день бюджетные предприятия обзаводятся корпоративными картами.

Кто составляет и где используется

Содержанием должностного регламента младшего начальника обычно занимаются заинтересованные лица предприятия. В их числе директор (утверждает), начальник юридического отдела и главный бухгалтер визируют. Участие в создании инструкции могут принимать начальники хозяйственного и инвестиционного отделов (при наличии). В случае, если НФО одновременно исполняет обязанности финансового директора, ответственность специалиста может устанавливаться аффилированными лицами компании.

Регламент финансиста используется непосредственно на рабочем месте, копия может храниться у кадровика, который использует ее как один из пунктов анкетирования. Должностная инструкция должна быть доведена до потенциальных заместителей – лиц, которые остаются за начальника в период его временного отсутствия (болезнь, отпуск или командировка).

Как построить финансовую службу с нуля, расскажет видео ниже:

Как правильно подбирать кандидатов

Успешный лидер отдела продаж — это не только навыки и регалии опытного продавца, но и определённые личные качества. В их числе:

• ответственность;
• целеустремленность;
• харизма и навыки лидера;
• готовность взять на себя ответственность;
• самоорганизация и умение организовать других и т. п.

Как правильно составить вакансию

Если вы ищете целеустремленного и готового принимать решения человека, вакансия должна отражать это. Максимально подробно опишите задачи, делая упор на «простор» для деятельности. Расскажите о том, какие личные качества потребуются для достижения успеха в этой должности.

Кратко, но ёмко опишите продукт, который продаёт ваша компания. Если он близок потенциальному руководителю, это половина успеха.

А вот размер заработной платы стоит либо не указывать вообще, обсуждая его с конкретным кандидатом, либо сделать это максимально общими фразами («от такой-то суммы»). Не сужайте круг поиска финансовыми вопросами раньше времени.

Сквозная аналитика

• Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в удобные отчеты
• Анализируйте воронку продаж от показов до ROI
• Настройте интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
• Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
• Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды

Заключение
Правильно подобранный руководитель отдела продаж — локомотив успеха всей компании. Его деятельность обеспечит рост выручки, позволит выделить деньги на дальнейшее развитие производства и сотрудников и т. п. Конечно, если этот человек находится на своём месте, а корпоративная структура и его должностные инструкции грамотно продуманы. В них должны быть включены полномочия и ответственность, а также инструменты для достижения поставленных целей.
Однако важны не только профессиональные навыки, но и личные качества. Не стоит забывать о целеустремленности, харизме, открытости новому и готовности брать на себя ответственность, которыми должен обязательно обладать успешный кандидат на должность руководителя отдела продаж.

Узнай, как получить 70 шаблонов для настройки отдела продаж ценность 1 500 000 руб.

Читайте в статье:

Должностная инструкция отдела продаж: составляем по функциональному принципу

Чтобы этого не происходило, функции менеджеров должны быть дифференцированы и четко определены. Лучше всего в этом деле помогает создание детальных должностных инструкций отдела продаж. Содержание этих документов зависит от специфики бизнеса компании и внешних факторов. Для составления этих регламентов можно руководствоваться несколькими принципами.

В частности, регламент, составленный по функциональному принципу, принято делить на 3 категории в соответствии со структурой отдела продаж.

1. Поиск, квалификация и привлечение клиента. Этим занимаются хантеры. В их функции могут входить:

• телемаркетинг;
• seo-оптимизация;
• таргетинг;
• генерация трафика;
• лендинг

2. Первичное закрытие клиента, то есть первая покупка. Данную функцию осуществляют менеджеры-клоузеры. В их порядке работы должны быть прописаны обязанности;

• реализовать продукт как можно большему количеству новых покупателей,
• увеличить средний чек.

3. Отгрузки по текущей базе данных. Эти сотрудники должны выполнять показатели по:

• увеличению доли в клиенте;
• upsale и cross sale;
• снижению «отвала» клиентов.

Должностная инструкция отдела продаж: используем поканальный принцип

Этот принцип работает не для всех сегментов бизнеса. Но он гармонично может дополнить функциональный подход, так как рассматривает обязанности сотрудников под иным углом.

Поканальная классификация может выглядеть примерно так.

Подразумевается «классическое» коммерческое подразделение с внутренним делением по функциям: привлечение и квалификация клиента, его закрытие, поддержка. Ничего специфичного и сверхъестественного.

• Розничные сети

А вот это уже интереснее. Использование чужих розничных сетей для реализации своих товаров или услуг. За взаимодействие с ними отвечает специально выделенный сотрудник отдела продаж.

• Взаимодействие с дилерами

Если компания в силу бизнес-сегмента взаимодействует с дилерами, то скорее всего необходима отдельная структура, которая не должна входить в классическое коммерческое подразделение.

Узкая, но довольно сложная область знания и деятельности. Поэтому в этой сфере тоже должен действовать специально обученный специалист отдела продаж.

Должностная инструкция отдела продаж: оговариваем 5 «особенных» пунктов

Обратим внимание на 5 «особенных» обязанностей продавцов, которые должны быть «вынесены за скобки» и прописаны дополнительно в должностной инструкции.

1. Работа с «холодной» базой. Подразумевает ежедневный обзвон 100-200 потенциальных клиентов. Многих такая перспектива может напугать. Обязательно оговаривайте в требованиях это условие работы.

2. Работа с «теплой» базой. Этот пункт рассматривается менеджерами, скорее, как привилегия. Поэтому будет выглядеть привлекательно для потенциально перспективного соискателя.

3. Работа с входящими. Работу с входящим трафиком можно разделить на 3 категории:

• обработка заказов с сайта,
• прием входящих заявок,
• работа с пришедшим покупателем.

Каждый из этих видов деятельности потребует дополнительных навыков.

4. Работа с элементами информационных технологий. Продавцы должны уметь не только продавать, но и быть подкованными в некоторых вопросах информационных технологий. Последние самым серьезным образом способствуют росту числа успешно закрытых сделок. Среди прочих обязанностей в должностной инструкции могут быть прописаны требования:

• работа с CRM,
• занесение данных в 1С,
• мониторинг рынка через сервисы карт и каталоги.

5. Включите в должностную инструкцию работу с товаром. Это особый пункт. Если менеджеру придется заниматься выкладкой, обязательно сразу оговорите это. Вообще любую дополнительную функцию следует озвучивать заранее.

Должностная инструкция отдела продаж: соблюдаем 2 стандарта труда

В должностной инструкции отдела в качестве обязанностей может быть прописано выполнение количественных показателей. На сегодняшний день сформировались некоторые стандарты труда продавцов в зависимости от отрасли. Можно ориентироваться на них. Именно они могут послужить индикатором адекватности должностных инструкций.

Чтобы вам легче понять, о чем идет речь, приведем ряд цифр по 2 стандартам: встречам и звонкам.

• 25 встреч в FMCG секторе
• 8 встреч в рознице
• 2 встречи в В2В при условии, что нет звонков
• 1 встреча в B2B, если есть звонки

• 250 звонков в рознице
• 150 звонков в масс-маркете
• 100 звонков в B2B, сектор малого и среднего бизнеса
• 50 звонков в B2B, сектор среднего и крупного бизнеса
• 15 звонков в день при наличии встреч

Используйте эти данные как источник информации для составления должностных инструкций отдела. И если они далеки от «отраслевой реальности», корректируйте их, чтобы они в итоге оказались релевантными для сегмента.

Должностная инструкция отдела продаж: фиксируем 5 обязанностей руководителя

Должностная инструкция руководителя отдела (РОПа) будет существенным образом отличаться от регламента рядового продавца.

1. Одна из характерных функций РОПа – планирование. Для этого нужно обладать определенным опытом и навыками. В частности, общие цели компании РОП должен уметь декомпозировать до промежуточных показателей активности конкретного менеджера:

• количество звонков;
• количество встреч;
• количество отправленных коммерческих предложений;
• количество выставленных счетов;
• количество оплат.

2. В должностную инструкцию РОПа должна входить обязанность организации процесса. Лучше всего она реализуется через проведение совещаний: еженедельные, ежедневные, «летучки». Именно стройная система регулярных собраний позволяет в полной мере руководить и контролировать процесс продаж.

Совещания позволяют проходится по нескольким контрольным точкам:

• планы на месяц;
• планы на неделю;
• ежедневные планы;
• факт оплат;
• состояние по pipeline;
• экспресс мотивация и обучение.

3. РОП должен обладать качествами лидера для мотивации сотрудников, так как это в прямом смысле будет вменено ему в качестве обязанностей по должностной инструкции отдела.

Кроме того, руководитель должен хорошо разбираться в:

• психологии работника,
• видах и способах мотивации,
• соотносить конкретный психологический тип подчиненного и действенным для него способом мотивации.

4. Функция контроля является основополагающей для РОПа и в обязательном порядке прописывается в должностной инструкции. Чтобы осуществлять ее эффективно, руководитель должен:

• уметь быстро разобраться с функционалом CRM и любой другой технологией;
• уметь выстроить систему бизнес-показателей для конкретной компании и анализировать ее с целью коррекции курса;
• уметь грамотно работать с подчиненными в рамках системы совещаний.

5. Если в компании нет внутреннего тренера, в обязанности РОПа должна входить функция обучения. Пропишите в должностной инструкции отдела продаж необходимость практичных и регулярных тренингов для его сотрудников.

Опытный РОП руководитель может выстраивать обучение на основании листов развития и прослушки бесед менеджеров с покупателями.

Заключение

Нельзя недооценивать важность контрольно-ревизионного отдела. Ведь, увы, невозможно сказать, что всем людям ведомо чувство ответственности и понимания своей роли. Поэтому злоупотребления будут ещё очень долго. Задачей же контрольно-ревизионного отдела является выявление всех этих негативных моментов и их последующее устранение. Ведь если не пресекать растрату, бесхозяйственность и воровство, то со временем будет расти уровень краж, а это непременно приведёт к гибели предприятия. Поэтому и нужен внутренний финансовый контроль.