Asqcharlotte.org

Документы и юриспруденция
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Приветственный адрес о сотрудничестве

Агентство путешествий «Робинзон» выражает искреннюю благодарность юридической компании «Законотворчество» за плодотворное сотрудничество.

Примите нашу глубочайшую признательность за помощь в решении правовых вопросов, касающихся взаимоотношений со страховыми компаниями, за профессиональное юридическое решение сложных нестандартных вопросов в данной области.

Мы верим в сохранение деловых и дружеских отношений, надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

Желаем ЮК «Законотворчество» дальнейшего процветания, успешного развития и новых побед на рынке юридических услуг.

С уважением, директор

17 составляющих приветственных писем

Сначала вспомним обязательные требования ко всем email рассылкам: узнаваемый отправитель, существующий email отправителя, ссылка отписаться, обоснование причины отправки письма. Эти элементы даже не обговариваются, за ними нужно следить всё время и в каждом письме. А вот следующие 17 рекомендаций помогут сделать письма более привлекательными и полезными.

1. Тема и прехидер

С появлением таких кнопок в Gmail, читателю вообще нет надобности открывать письма:

В письмо добавляется специальный скрипт, который gmail отображает в виде кнопки, что позволяет быстро подтверждать своё намерение: подписаться на рассылку, участвовать в семинаре и т.д. Но подумайте, нужно ли это для ваших приветственных писем. Читатель может не заглядывать в само письмо, тем самым вы сразу приучиваете его к пассивности. С одной стороны — мы упрощаем клиенту жизнь, но с другой — теряем возможность понравиться клиенту, заинтересовать его своими письмами.

Лучше сделать привлекательную тему письма, только не банальную вроде «Подписка подтверждена», которая даже не вызывает желания заглядывать внутрь.

Тема письма и прехидер могут магически воздействовать на читателя и дать реальный повод открыть письмо и узнать о вас больше. Посмотрите, какая тема больше будет привлекать вас. Попробуйте что-то вроде «Спасибо за регистрацию! Что вас ждёт дальше?», «Добро пожаловать в “. ”! Получите скидку 15% на следующую покупку».

2. Красивое оформление приветственных писем

Если вам есть что сказать — пора выходить за рамки простого и короткого письма типа:

Такие письма абсолютно не подводят ни к какому действию и не несут ничего полезного, мы просто констатируем факт. Хотя, если у вас значение письма чисто символическое, то вполне прокатит и без дизайна. Но когда вы хотите в письме донести что-то к читателю, рассказать об условиях сотрудничества — поберегите глазки клиента и оформите письмо на красивых корпоративных шаблонах, чтобы они были узнаваемы.

3. Благодарность за подписку

Поблагодарите клиента за доверие, ведь это первое письмо и основная масса клиентов будет читать его очень внимательно. Важно расположить к себе клиента и убедить, что он сделал правильный выбор.

Что уж говорить о персонализации писем и хороших манерах в общении с подписчиками.

Эффективный email-маркетинг с eSputnik

4. Подтверждение подписки

Даже опытные email-маркетологи иногда становятся жертвой спам-фильтров и неправильно введённых email адресов. Отправляйте письмо-подтверждение, чтобы в вашем распоряжении были заведомо правильные адреса. Некоторые организации делают это письмо текстовым, добавляя ссылку. Но в последнее время всё больше интернет-магазинов создают письма подтверждения яркими и запоминающимися, чтобы с первого взгляда клиенты их запоминали.

5. Данные для входа на сайт

Один из самых спорных моментов. Мнения специалистов разделились на два лагеря: одни считают, что пользователи относятся подозрительно к таким приветственным письмам, другие же наоборот считают это едино правильным. С точки зрения пользователя, так удобнее хранить свои данные, хотя ещё есть пользователи, которые обязательно записывают все пароли в блокнотик:) Конечно, некоторые подписчики всё равно будут запрашивать восстановление паролей, но запросов станет гораздо меньше, если они найдут у себя письмо.

6. Стимул для возвращения клиента на сайт и совершения покупки

Если вы обещали каждому новому клиенту подарок — давайте его в первом письме, чтобы клиент не почувствовал себя обманутым.

Придавайте таким предложениям срочности, чтобы клиент не откладывал на долго свою первую покупку.

7. Уникальность подписки

Подчеркните, что таких материалов/акций/подарков и т.д. клиент нигде не найдёт, только у вас. Только для клиента вы будете готовить уникальные и эксклюзивные предложения.

В случае чего клиент будет знать, что в рассылке он получит гораздо больше, чем где-либо, даже чем на вашем сайте.

8. Добавляйте свои контактные данные

Кратко рассказав, что по этому телефону вы будете общаться с нашим маркетологом, это скайп менеджера, а это емейл директора. Укажите к кому и по каким вопросам лучше обращаться, а также время и график работы.

9. Познакомьте со своим брендом

Эту информацию лучше отправлять в письме, отдельном от подтверждения регистрации.

Хорошо, если письмо получится полезным и интересным для ваших пользователей.

10. Представьте контактное лицо

Не важно это реальный человек или придуманный менеджер, от лица которого общается компания. Важно, чтобы клиент понимал к кому он может обратиться и что с ним общается живой человек. Вам самим в какой-то степени будет проще вести рассылку, если она будет от одного конкретного лица.

11. Приглашайте в социальные сети

Это беспроигрышный вариант для вас, чтобы наращивать посетителей в социальных сетях. У вас есть возможность превратить каждого нового клиента в постоянного и даёт больше возможностей, чтобы поддерживать связь с вашим брендом.

Только напоминайте, что в соц. сетях клиенты не получат такую полную информацию об акциях или спец. предложениях, как в рассылке.

12. Подписывайте на SMS рассылку

Это отличный вариант не насиловать клиента, а предложить ему выбрать по душе способ общения с вами. Возможно этот вид связи подойдёт больше, так как телефон всегда под рукой.

13. Собирайте дополнительную информацию

Если в форме регистрации у вас заполняют только имя и email, можно попытаться получить дополнительную личную информацию для того, чтобы более точно попадать в круг интересов подписчика. Чтобы больше узнавать о подписчике, его интересы и другую информацию, чтобы в дальнейшем делать более релевантные рассылки.

14. Добавляйте фразы-напоминания

Типа «Не забывайте использовать вашу скидку» напоминание по электронной почте. Люди любят бонусы и приятные сюрпризы, так порадуйте их.

15. Приглашайте друзей

16. Устанавливайте ожидания

Чтобы не слыть спамером, предупреждайте сразу, что именно абоненты будут получать и как часто. Достаточно общего списка, что сообщит получателю, что он будет в курсе последних новостей моды и эксклюзивных предложений, насколько часто это будет.

17. Не переусердствуйте с содержанием

Добавляйте умеренно информацию об акциях. В приветственные письма часто включают ряд различных акций и призывов к действию, чтобы максимально повысить шансы охватить всё и сразу. Вполне вероятно, что если добавить слишком много информации, то читатели будут просто игнорировать её.

Только не пытайтесь одним письмом рассказать всё обо всём — помните, что некоторые пользователи могут просматривать письма на мобильных устройствах и длинный текст точно читать не будут. Лучше сделайте несколько отдельных последовательных рассылок.

Если у вас есть примеры отличных приёмов для приветственных email рассылок, присылайте нам, мы их с удовольствием рассмотрим!;)

Приветственный текст

Среднестатистический пользователь тратит примерно 50 секунд на просмотр почты, будь то приветствие или еженедельная рассылка. Не лейте в текст воду, давайте только полезную информацию.

Меньше слов

В стандартном письме 50-150 слов. Пригласить на распродажу легче, чем, например, рассказать о преимуществах лидогенерации. Стремитесь к краткости. Ниже – пример от Zillow, сайт аренды недвижимости:

«Добро пожаловать. Найдите путь домой».

Призыв к действию: «Искать недвижимость сейчас».

Далее идет список преимуществ.

В письме меньше 50 слов, есть обязательные пункты (приветствие, изображение, призыв к действию) и лаконичное описание преимуществ компании. Просто и эффективно.

Высший пилотаж лаконичности демонстрирует агрегатор Aviasales:

Читать еще:  Доверенность на покупку квартиры: образец

Краткость действительно сестра таланта?

Личное обращение

Персонализация улучшает CTR. Чаще встречаются два типа персонализации:

  • По имени («Привет, Елена!», «Добро пожаловать, Игорь!»)
  • По персональным предпочтениям. Речь о контенте, на который пользователь подписался.

Неважно, какой вы используете, главное, что это не бездушная отписка робота. Если пользователь не чувствует искренность, письмо полетит в корзину.

Вот так приветствует аудиторию сервис ведения домашней бухгалтерии:

Между тем, при регистрации мы указывали имя. Жаль, что система не запомнила. Второй минус – непонятно, что делать дальше, куда жать, чтобы получить пробный период.

Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.

Письма холодным клиентам

1. Впервые пишете потенциальному клиенту? Отправьте такое короткое послание:

Тема письма: Возможно Вы — наш новый клиент

Мы [краткая информация о компании].

Если это Вас заинтересовало, я готов обсудить возможность сотрудничества. Сообщите, в какое время Вам было бы удобно созвониться.

2. Расскажите потенциальному клиенту об успешном опыте сотрудничества с его конкурентами:

Тема письма: Не отставайте от конкурентов

Мы успешно работаем с [конкурентом X и Y] в [сфера деятельности] уже [столько-то времени] и вместе добились хороших результатов. Ознакомиться с подробной информацией о них Вы можете здесь [ссылка на кейс/отзыв].

Будем рады, если и Вы присоединитесь к нам.

3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциальных клиентов, отправьте им письмо-предложение такого образца:

Тема письма: Подробнее о нашей компании

Я надеюсь, что Вам тоже понравилось [мероприятие], и хотел бы поблагодарить Вас за интерес к [название компании].

Прилагаю более детальную информацию о нашей компании. Буду рад обсудить по телефону все интересующие Вас вопросы.

Письма-напоминания

4. Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе:

Тема письма: Хотите ли Вы что-то обсудить?

Я надеюсь, что у Вас была возможность прочитать мое предыдущее письмо и подробнее ознакомиться с [дополнительной информацией].

Есть ли у Вас какие-то вопросы или мысли по моему предложению? Буду рад обсудить их по телефону или при личной встрече. Когда у Вас найдется время для этого?

5. Если вы на цифрах можете показать эффективность вашего предложения, то поделитесь ими в письмах клиентам компании. Факты убеждают лучше.

Тема письма: Несколько фактов, которые Вы могли не знать о [название компании]

Я недавно отправил Вам письмо о [название компании], и думаю, мы могли бы быть полезны [вашей компании].

Наши клиенты наблюдают рост [указать показатели], когда используют [название продукта и услуги]. Мы также предлагаем [рассказать об акциях] и [упомянуть другие выгодные предложения].

Если захотите узнать подробности, пожалуйста, сообщите, и мы договоримся о переговорах по телефону или при встрече.

С нетерпением жду ответа.

6. Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы. Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.

Тема письма: Подарок для Вашей компании

Несколько дней назад я прислал Вам информацию о [название продукта] и сейчас предлагаю попробовать его в действии.

Я создал/прикрепил несколько гостевых логинов/бесплатных образцов/ваучеров, которые можно использовать для доступа/получения [продукта или услуги]. Поделитесь ими с Вашими коллегами. Было бы интересно услышать их мнение.

Буду рад обсудить всё подробнее по телефону или при личной встрече. Я уверен, мы действительно можем быть полезны Вам в [область деятельности].

7. Если вы не уверены, что ведете переписку с сотрудником, уполномоченным вести переговоры, попросите его помочь достучаться до ЛПР:

Тема письма: Надеюсь, Вы сможете направить меня к нужному человеку

Несколько дней назад я отправил Вам письмо о [компании или продукте] и теперь сомневаюсь, что обратился по адресу.

Это Вы принимаете решения по интересующему меня вопросу? Если нет, не могли бы Вы помочь мне связаться с нужным сотрудником в Вашей компании?

Жду вашего ответа.

Письма после встречи

8. Используйте этот текст письма клиенту, если после встречи с ним вы хотите поинтересоваться его дальнейшими планами:

Тема письма: Ваши планы

Спасибо, что уделили мне время. Теперь хотелось бы узнать, как Вы видите дальнейшее обсуждение нашего вопроса.

Если Вы все еще заинтересованы, то, пожалуйста, проинформируйте о своих планах.

Жду вашего ответа.

9. После встречи с клиентом напомните ему о следующих этапах переговоров:

Тема письма: План действий на ближайшее время

Спасибо, что нашли время — сегодняшняя встреча вышла очень продуктивной. Коротко напомню, как мы поступим дальше:

[Дата]: Я вышлю Вам [договор/полный комплект документов].

[Дата]: Вы передадите мне замечания и пожелания.

[Дата]: Мы внесем все окончательные изменения и подпишем соглашение.

Если Вам понадобится что-то обсудить до этой даты, дайте мне знать.

10. Составьте такое письмо клиенту, если при встрече он хотел получить дополнительную информацию:

Тема письма: Информация по Вашему запросу

Мы были рады познакомиться лично с представителями Вашей организации. Я обещал Вам прислать дополнительные данные о [вопрос] — они находятся в прикрепленном файле.

Готов ответить на любые вопросы. Не стесняйтесь звонить мне по [номеру] в любое время или писать на этот адрес.

Если клиент не выходит на связь

11. Если клиент не ответил на телефонный звонок, используйте следующий образец написания письма:

Тема письма: Не смог связаться с Вами

Я хотел обсудить с Вами [вопрос], но, вероятно, Вы оказались заняты. Пожалуйста, перезвоните мне по [номеру] или дайте знать, когда Вам будет удобно, чтобы позвонил я.

12. Не дозвонились клиенту и оставили ему голосовое сообщение? Дополните его письмом следующего содержания:

Тема письма: Не дозвонился Вам

Я недавно звонил Вам, чтобы обсудить [вопрос].

В голосовом сообщении я упомянул, что перезвоню еще раз [дата и время]. Но не стесняйтесь сами связаться со мной по телефону [номер] или этому адресу в любое удобное для Вас время.

13. Если клиент упорно не отвечает по всем каналам, возможно, у него много дел. Воспользуйтесь таким шаблоном — найти пару секунд на ответ сможет даже очень занятой человек:

Тема письма: Требуется короткий ответ

К сожалению, никак не могу с Вами связаться. Полагаю, что Вы очень заняты или более не заинтересованы в наших услугах.

Пожалуйста, в ответном письме укажите подходящий вариант ответа:

  1. Пожалуйста, оставьте меня в покое!
  2. Слишком занят, напишите мне снова через месяц, пожалуйста.
  3. Я сам свяжусь с Вами.

14. Если хотите ненавязчиво напомнить о себе — поделитесь с клиентом информацией, которая будет ему полезна:

Тема письма: Полезная информация для Вашего бизнеса

Мне попалась информация, которая, возможно, Вам пригодится.

[вставьте ссылку на сайт или отдельную статью, прикрепите нужные документы или медиа-файлы]

Это может быть Вам полезным [объяснить, почему].

15. Если клиент тянет с оплатой, напомните ему об этом:

Тема письма: Задержка оплаты

[Дата] я отправил Вам счет по электронной почте. Оплата еще не поступила, поэтому прошу узнать, получил ли ваш финансовый отдел наш счет? Если необходимо, я пришлю его повторно. Жду от Вас оплаты в течение недели.

Спасибо за Вашу помощь.

Эти шаблоны сэкономят вам время для реального общения с клиентами. А чтобы добиться большего эффекта, автоматизируйте создание и рассылку шаблонов через SalesapCRM. Зарегистрируйтесь в системе прямо сейчас — это бесплатно и займет всего пару минут.

Под занавес

Welcome-письмо – это тоненькая коммуникативная ниточка, которая связывает вас с подписчиками. Но именно с нее может начаться большая дружба или даже любовь, а читатели, убедившись в честности и компетентности вашей компании, начнут переходить в разряд покупателей.

Читать еще:  Ходатайство в суд о не лишении водительских прав

Не пожалейте времени на тщательную проработку приветственного письма: уделите внимание дизайну и текстовой составляющей, и бизнес скажет вам «огромное спасибо»! Хотите очаровать подписчиков с первого клика, но не знаете как? Обратитесь к нашим копирайтерам – создадут текст для первого письма, который вдохновит и смотивирует к покупкам будущих клиентов.

Как «заставить» сотрудничать

Конечно, «заставить» — не подразумевает оказывать физическое воздействие на лицо, принимающее решение о сотрудничестве. Пример предложения о сотрудничестве, который был представлен ранее, показывает, что письмо должно побудить оппонента принять положительное решение.

Чтобы побудить к этому, одной организации достаточно лишь побудительной речи, призывающей к сотрудничеству, а другому предприятию необходимо будет предложить скидку или небольшое вознаграждение за принятие предложения.

Прежде чем писать письма, нужно хорошо изучить своего оппонента: на что он может согласиться, а что для него неприемлемо. Ведь одним словом или фразой можно моментально испортить представление о целой компании.

Когда приходит время привлечения с помощью email-рассылок, важно использовать актуальную и свежую информацию, которая наверняка придется по нраву любому сегменту аудитории. Используя компонент AM-list, вы можете всегда доставлять актуальный контент в режиме реального времени. Информация в письме обновляется в момент, когда пользователь открывает письмо. Так, у подписчиков будет возможность узнать больше о вас. А вам не придется каждую неделю переделывать письмо.

Образец коммерческого предложения о сотрудничестве: как его испортить

Если вы хотите, чтобы ваше коммерческое предложение улетело в мусорный бак, тогда используйте такие штампы:

1. Просто опишите свой продукт, сухо, неинтересно.

2. Напишите «водяной» текст с использованием умных фраз и сложных предложений.

3. Сделайте рекламу продукта, не пишите о выгодах для клиента.

4. Не анализируйте свою целевую аудиторию, а сделайте массовую рассылку.

5. Не следует выявлять потребности своей целевой аудитории.

6. Скопируйте шаблон из интернета и подставьте свои данные, без анализа.

7. Забудьте о форматировании и вычитке текста перед отправкой.

Правильное коммерческое предложение должно быть написано грамотно, четко, понятно, с соблюдением всех правил и норм при написании.

Правильный образец коммерческого предложения о сотрудничестве должен выглядеть так:

1. Заголовок. Не пишите в заголовке «Коммерческое предложение», лучше напишите свое имя и фамилию, уточните, чем вы будете полезны.

2. Лид. Кратко опишите, какую проблему вы можете решить.

3. Оффер. Предоставьте примеры работ, чтобы клиент увидел, что вы действительно можете сделать.

4. Работа с возражениями. Продумайте ряд вопросов, которые могут возникнуть, и заранее на них ответьте.

5. Цена. Обязательно указывайте цену и аргументируйте ее, если она выше, чем у других.

6. Призыв к действию. Предложите потенциальному клиенту удобный способ и время связи с вами. Можете предложить сохранить номер для дальнейшей связи.

ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

В мире деловых людей мало быть просто экспертом в своем деле, важно знать правила поведения и уметь выстраивать отношения в бизнес-среде. Сегодня из многообразия ритуалов делового этикета мы обратим наше внимание на деловую переписку. Связно, грамотно и структурированно выражать свои мысли в деловом письме — это искусство.

Правила, стереотипы, мнения и примеры, собранные в этом выпуске, помогут сэкономить ваши время и нервы и разобраться, где заканчивается хороший тон и начинается моветон. Обойдемся без граблей — воспользуемся чужим опытом.

«Запорожцы пишут письмо турецкому султану», Илья Репин, 1880-1891

Стереотипы

«Я все уже умею. Я 10 лет в индустрии», «Главное, в конце письма написать «С уважением»», «Деловая переписка — это скучно и однообразно. Чему здесь можно научиться», «Просто нужен шаблон». — мы мыслим стереотипами, которые мешают стать лучше.

Все в нашей жизни давно смешалось — с этим стереотипом тоже сложно спорить. Сегодня деловое общение часто выходит за рамки почтового, перетекает в мессенджеры, возвращается обратно для подкрепления договоренностей на официальном поле, а иногда и вовсе доходит до голосовых сообщений, что, по мнению большинства, в рамках делового общения — АБСОЛЮТНЫЙ МОВЕТОН. Однако в новых условиях пора разобраться: когда, где и с кем стоит переходить эти границы.

Правила делового общения безнадежно устарели. Действительно, уже никто не пишет такие фразы, как «Извещаем Вас. », «Пишет Вам. », не использует обращения «Госпожа» и «Гражданин». Вместе с этим появляется все больше англицизмов: залончили, дистёрбить, сдисапирить, наконец — пушить (да здравствует диджитол!), аббревиатур: ASAP, RSVP и так далее. Изменилась и скорость реакции на письма. Сегодня размыты границы рабочего дня или выходного — хорошие менеджеры на связи круглые сутки (правильно ли это — вопрос следующий).

Но есть правила, над которыми время не властно. О них мы сегодня и будем говорить и пристально рассматривать каждое на живых примерах с просторов рекламного рынка.

Правила

Е-mail — основной вид коммуникации с клиентами. То есть каждое письмо — это продажа, будь то продажа себя, услуги или товара.

Научиться искусству деловой переписки означает — найти баланс между сухим официальным языком из скучных учебников и простым человеческим общением. Научиться не раздражать собеседника, а заботиться о нем и, как следствие, получать от него всё необходимое.

Из чего же должно состоять письмо?

В идеале адрес должен быть воспринимаемым на слух, служить решению деловых задач. Проще говоря, не стоит ваш тинейджерский первый мейл использовать для бизнес-писем. Если в 16 вам казалось оригинальным иметь адрес kilokala66@inbox.ru или megapihar@rambler.ru — пересмотрите свои взгляды. Правильно, когда в вашем адресе есть имя, фамилия, название компании, которую вы представляете.

Привыкните к тому, что это поле обязательно для заполнения. Иначе ваше письмо попадет в черную дыру ящика адресата. Именно этой строчкой можно и нужно привлечь внимание к вашему письму. Кратко и содержательно.

Нужно понять, что фраза «Доброго времени суток» – не спасение для тех, кто пишет письмо в другой часовой пояс, а штампованный супер-раздражитель. Хуже только панибратские «Приветики», «Здравия желаю» или «Шалом».

Для первого обращения больше подойдет классическое «Здравствуйте, Иван!» или «Добрый день, Мария!». Оба варианта универсальны и подходят как для утра/дня, так и для вечера.

Прежде чем обратиться к человеку, проверьте имя еще раз. Только во время подготовки этого материала в переписке с экспертами/участниками имя редактора перепутали дважды, назвав в одном случае Анной, в другом – Алиной. По мнению редакции Sostav, это моветон.

Рекомендуем также уточнить, какое обращение принято в компании или как адресат предпочитает, чтобы его называли (в России имя часто сопровождается отчеством).

Стоит задуматься и о форме имени. Многие, переходя на более неформальный тон общения, ставят в подписи «Маша» вместо «Мария». В этом случае можно начать называть человека простой формой имени. При обращении к деловому партнеру/клиенту лучше не употреблять короткую форму имени. То есть «Маша», «Петя», но ни в коем случае не «Маш» и «Петь». Это нарушение границ.

  • Рекомендованный объем — не более 150 слов.
  • Стоит разбивать письмо на абзацы, по ходу продумывая структуру.
  • Размер и цвет шрифта должны быть единообразными. Практика показывает, что зачастую этим правилом составители деловых писем активно пренебрегают. Разумеется, выделять полужирным или курсивом важные места — это нормально, но устраивать в письме «радугу» — плохо.

В большинстве случаев ссылку зашивают в конкретное слово. Но если вы предпочитаете просто вставлять ее в тело письма — не забудьте нажать Enter, чтобы ссылка стала активной. В противном случае адресату придется вручную копировать ссылку и вставлять ее в строку адреса в браузере.

Этот момент, как ни странно, очевиден далеко не для всех.

Известное среди рекламщиков наблюдение: написанное в конце текста машинально удерживает внимание сильнее, чем то, что находится в середине сообщения.

Читать еще:  Родителям разрешили уменьшать НДФЛ при продаже жилья с детскими долями

Нередко дизайн «автографа» является частью фирменного стиля крупной компании и ее корпоративной культуры. Структура такая:

  • Формула вежливости: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на понимание» и так далее.
  • ФИО автора письма.
  • Должность и место работы.
  • Электронный адрес и номер телефона.

Если вы проигнорируете этот пункт – письмо, как минимум, выйдет оборванным.

Эти правила лежат на самой верхушке айсберга под названием «деловая переписка». Чтобы постичь все ее секреты, мы обратились к тем, кто владеет темой практически и теоретически. Слово — экспертам.

Лидеры мнений

О том, как вызвать гнев получателя с первых же строк письма, написано на первых страницах бестселлера 2018 года — «Новые правила деловой переписки». Если вы еще не читали эту книгу, то непременно исправьте это упущение. А теперь советы от одного из авторов книги Максима Ильяхова.

3 главных правила:

Говорить четко и не размывать ответственность. Продумывать заранее, кого, о чем и почему вы просите, не заставляя получателей считывать это между строк. Стараться не писать большие письма на много людей с заходом «Неплохо бы подумать».

Проделывать часть работы за читателя. Например, если от человека нужно, чтобы он проанализировал несколько документов — предварительно собрать их в одной папке. Если человеку нужно выбрать из нескольких вариантов — изложить эти варианты, а не заставлять человека самому их систематизировать.

Думать об удобстве читателя. В каком канале связи ему удобнее общаться? Легко ли ему прочитать ваш текст или придется выискивать информацию? Главная ошибка здесь — люди делают так, как удобно им, а не получателям. Например, менеджер получает длинное письмо от клиента с кучей лишних подробностей, и пересылает его специалисту, предварительно ничего не отфильтровав и не выделив главное.

И еще мнение о голосовых сообщениях: Если всем в переписке голосовые сообщения удобны — это отлично. Но обычно голосовые сообщения — это пример того, как человек десять минут пытается выжать из себя мысль, которую он бы написал тремя абзацами текста. Слушать этот поток сознания мучительно.

  • Когда ситуация накаляется — поговорить лично.
  • Фильтровать, структурировать, отбирать информацию.
  • Одно письмо — одно дело.
  • Письма, которые скидывают ответственность на неопределенный круг «коллег».
  • Натянутая вежливость. В письме «Заранее спасибо», а по смыслу «Съешьте своих детей».
  • Письма — поток сознания, без структуры и четкого плана.

О чем речь? В теме нужно четко обозначить, с какой такой радости вы тревожите адресата. Здорово, если вы тут же сразу можете указать цель письма (например: «Статья на апрув: про семантику»).

Почтовые сервисы вытаскивают первую строку письма в качестве прехедера. То есть показывают начало текста еще в списке неоткрытых писем. Этим можно воспользоваться, чтобы добавить информации к теме. А поздороваться можно и во второй строке.

Что внутри? Тут каждый пишет как может. Надо только помнить, что вы добиваетесь от получателя чего-то — значит, надо дать ему всю информацию для ответного действия.

Что нужно сделать? Вот это обычно забывается. Человек прочел письмо и. Будет хорошо, если вы в конце текста напишете «Жду подписанные доки завтра к вечеру» или «Скачай презентацию и напиши мне, все ли окей». Люди такие интересные, их не толкнешь — они не полетят.

Что с эмоджи? Я иногда ставлю скобочки. Но это зависит от получателя. Если мы знакомы лично, и я знаю, что человек адекватен — почему нет. Но бывают суровые письма, которые получают 4-5 человек, — тут смайлик будет неуместен. В целом — проще не использовать, чем гадать, как вас поняли.

Главный совет: Отвечайте на письма. Отвечайте на письма внятно и вовремя. Затянули с ответом — все равно ответьте и извинитесь за задержку. Нет ничего хуже неотвеченных писем.

  • Мне очень нравятся письма больших интернет-магазинов и booking.com. Они конкретные и понятные. «Вы оплатили, сумма вот, товар вот, доставка будет тогда-то». «Вы забронировали номер, вот ссылка на страницу, вот так связаться с отелем, вот что будет с оплатой». Такие письма не случаются просто так, это результат серьезной работы.

Обычный человек тоже так может, достаточно задуматься — чего вы хотите от адресата и какая ему для этого нужна информация.

  • Отрицательные примеры каждый видит в папке «Спам».

Деловая переписка — суть письменное общение с целью заключения сделок, не так ли? Заключение сделки, в свою очередь — попытка убедить человека или организацию в том, что твой продукт или услуга решают некую проблему этих людей. В этой связи классический смысл термина «деловая переписка» несколько ветшает. Ну, знаете, вот эти все ненужные правила и наставления про то, когда надо писать письма, в каком объеме, можно ли там использовать эмоджи и прочее.

Чтобы человеку что-то продать, надо быть убедительным и говорить на его языке. Точка. На эту тему вы можете посмотреть вот такое видео — уверен, многим оно будет интересно. Там рассматриваются ключевые принципы построения КП — с чего начать, чем аргументировать, чем закончить.

А теперь советы:

Пунктуация, орфография. Пару месяцев назад я собрал более 80 коммерческих предложений от ведущих агентств на рынке. Минимум 15-20% было написано на уровне «на тройку с плюсом» — видно было, что с русским письменным у людей заметные проблемы. И да, авторы сидели на должностях менеджеров по продажам в агентствах из топа Руварда. Так что прежде чем думать «нуууу, это не про нашу компанию», перепроверьте письма!

Общайтесь на том языке, на котором общаются с вами. Переходят на «ты» — действуйте аналогично. Используют эмоджи — используйте в ответ.

Цитируйте кусок текста, который комментируете.

Большая проблема современных менеджеров по продажам в деловой переписке — трюк под названием «я в домике». Представим, что я получил от организации КП и задал пять вопросов. Для трех у менеджера есть скрипт, или есть достаточно мозгов, чтобы сочинить ответ. Для двух вопросов нет скриптаэто проблемные моменты оффераменеджер слишком тупой, чтобы отработать возражение творчески — в таких ситуациях, менеджер просто присылает ответы на 3 вопроса из 5. Бинго, гениальная схема.

С этим я сталкивался десятки раз. То есть, просто делается вид, что двух вопросов не было, как таковых. На что при этом рассчитывают – непонятно, так как необходимость повторно тыкать носом в неотвеченное вызывает только излишнее раздражение.

  • Предупреждайте о звонках в почте, согласуйте время и тезисы созвона.
  • Не вижу проблемы в переводе общения в мессенджеры на позднем этапе коммуникации, особенно если есть много мелких нюансов.
  • Поговорили — отпишите тезисно, о чем договорились.
  • Не дозвонились, хотя была договоренность — отпишите в почту. Потом никто не обвинит вас в том, что «мы хотели стать вашими клиентами, но вы про нас забыли. »

Помните, в 60-70% случаев ваши КП читают наискосок, равно как и всю деловую переписку в процессе всего цикла сделки. К сожалению, так устроены современные люди. Договоры, которые подписывают, очень часто тоже не читают.

Поэтому расписывать все в почте и договорах на самом деле нужно для того, чтобы 30% поняли, что хотели, а 70% просто впечатлились — «ой письмо какое большое, наверно эти парни знают свое дело, купим у них». Второй вариант будет всегда, но вам, по крайне мере, будет на что сослаться.

Правила узнали, советы выслушали, лайфхаки уже готовы применять. А теперь случаи, произошедшие на рекламном рынке.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector