Asqcharlotte.org

Документы и юриспруденция
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Титульный лист для архива т2

Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.

Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании.

Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.

Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе. Но их требования обязательны для заведений и учреждений. Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам.

Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.

Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия. А обращения за сведениями, содержащимися в составе личного дела, нужно контролировать и фиксировать в специальных регистрах. Несанкционированное разглашение личной информации влечет привлечение фирмы к административной ответственности.

Титульный лист дела: образец и форма

Посмотрим на образец заполнения титульного листа дела (все картинки кликабельны):

Объяснять тут практически нечего, с заполнением полей справится даже начинающий архивариус. Отметим только, что в архиве организации верхняя строка не заполняется. Если (или когда) дело будет передано в архив, ее заполнят от руки. В поле «Хранить» желательно указывать не только положенное по перечням количество лет, но и тот год, когда дело можно уничтожить. К делам со сроком хранения «Постоянно» это не относится.

Еще подробнее об обложках в статье Оформление обложки дела

Небольшая таблица внизу называется «архивный шифр дела» и расшифровывается так:

Ф. № – номер фонда, к которому относится дело (не заполняется, если организация не учитывает свои фонды);

Оп. № – номер описи, в которую внесен этот том (не заполняется, если не ведутся описи);

Д. № — номер дела по номенклатуре дел, который тоже не заполняется, если компания умудрилась дойти до оформления дел без номенклатуры. В делах постоянного хранения и по личному составу здесь указывается порядковый номер дела по описи.

Какие документы должны быть

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. В ЛД попадают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Отвечая на вопрос, какие документы входят в состав личного дела работника в 2019, отметим, что они делятся на:

  • формируемые в момент устройства человека на работу;
  • возникающие в процессе работы в фирме;
  • документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу входят :

  • резюме, составленное соискателем для вакансии;
  • бланк анкеты работника для личного дела (используется произвольная форма);
  • заявление о приеме на работу;
  • характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
  • копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
  • справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
  • справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
  • трудовой договор (оригинал работодателя);
  • приказ о приеме на работу.
Читать еще:  Лист ознакомления с инструкцией по охране труда: образец

Во второй группе будут персональные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся :

  • копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
  • объяснительные записки;
  • служебные записки;
  • различные акты и уведомления.

Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

Скачать бланки для оформления личного дела

Титульный лист в формате Word.

Образец обложки в формате Word.

Пример внутренней опись документов, в формате Word.

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Составление и оформление описей дел

На все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после проведения ЭЦД составляются архивные описи.

Описи составляются отдельно:

  • на дела постоянного хранения;
  • дела временного (свыше 10 лет) хранения;
  • дела по личному составу;
  • дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).

Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Заголовки дел переносятся в опись из утвержденной номенклатуры дел. В описи каждому делу и тому присваивается самостоятельный порядковый номер, при этом сохраняется валовая нумерация на несколько лет.

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах по установленной форме. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах. Описи одобряются сначала ЭК организации, а затем утверждаются ее руководителем.

В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговаривается наличие литерных и пропущенных номеров в нумерации дел в описи.

Сводная опись считается законченной, если число заголовков дел нескольких или одного годового раздела достигло 1000. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

Каждой законченной описи присваивается номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет № 1, на дела со сроком хранения 10 лет и более – № 2, на дела по личному составу – № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Читать еще:  Стоимость нотариальной сделки купли-продажи квартиры

Описи дел составляются автоматически из дел, выбранных к передаче в архив, по установленной Правилами хранения форме (рис. 3).

Сроки хранения электронных и бумажных документов идентичны.

Систематизация в дела исполненных документов, имеющих оригинал на бумажном носителе, осуществляется в соответствии с номенклатурой дел организации путем проставления соответствующих отметок в учетной карточке документа.

Систематизация в дела исполненных электронных документов (не имеющих оригинала на бумажном носителе) не производится.

Внутренние документы хранятся в структурированной системе папок справочника «Внутренние документы» в «1С:Документообороте 8», которая служит для упорядочивания документов и ограничения к ним доступа. Структура папок построена по видам документов («Приказы», «Распоряжения» и пр.).

Образец оформления титульного листа

ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года регулирует правила оформления личных дел, они следующие:

  1. Вверху титульного листа может находиться информация, которую разрешается заполнять только муниципальным или государственным архивом, это коды, даты сдачи документов в архив и другое.
  2. В центре титульного листа, слегка отступив сверху, необходимо указать название организации. Как правило, в этом месте пишется сокращенное наименование фирмы.
  3. Ниже наименования предприятия указывается отдел, в котором работает новый сотрудник.
  4. Затем указывается номер дела, который берется в скобки. Перед ним обязательно нужно указать индекс, также в круглых скобках.
  5. Затем прописывается заголовок личного дела. В качестве заголовка используется фамилия, имя, отчество работника.
  6. Правый нижний угол титульного листа предназначен для такой информации, как срок принятия на работу сотрудника, день увольнения, срок хранения документации, дата сдачи в архив и другое.

Как заполнять правильно?

Документация указанного образца оформляется в соответствии с формой, разработанной на предприятии. Унифицированного бланка для заполнения подобных бумаг законодательными актами не предусмотрено.

Следует отметить, что в большинстве случаев журнал учета выглядит во всех компаниях одинаково.

Документ оформляется с учетом всех правил, используемых в процессе ведения документооборота.

В нем не должно быть ошибок и исправлений.

Журнал с записями о личных карточках подлежит обязательному хранению, продолжительность которого – 75 лет.

Доступ к журналу должен быть ограничен. Информацией, в нем присутствующей, должен иметь определенный круг лиц, назначенных работодателем.

В журнале учета личных карточек обязательно должен быть титульный лист. На нем должна присутствовать следующая информация:

  • наименование;
  • наименование организации;
  • регистрационный номер;
  • дата начала и окончания ведения;
  • адрес компании-работодателя;
  • количество листов/внесенных записей;
  • дата окончания хранения;
  • печать фирмы (при наличии);
  • подпись главного руководителя, ее расшифровка.

В основной части, оформленной в виде таблицы, отражаются следующие данные:

  • порядковый номер записи;
  • дата оформления личной карточки;
  • инициалы и должность сотрудника, которому принадлежит личная карточка;
  • дата заключения трудового договора, его номер;
  • дата издания приказа о приеме на работу, его номер;
  • наименование отдела;
  • должность специалиста;
  • ИНН, СНИЛС;
  • дата издания приказа о расторжении трудовых отношений;
  • примечания.

Названия и количество столбцов могут быть абсолютно любыми.

Форма журнала, используемая в компании, должна быть утверждена работодателем.

Скачать образец

Скачать бланк журнала учета и регистрации личных карточек работников Т-2 – word.

Составление в Word

Все курсовые и контрольные работы набираются в текстовом редакторе Word. Этот реактор из стандартного пакета MS Office содержит в себе готовый набор заглавных листов, которыми можно воспользоваться для оформления своей научной работы. В этом случае студенту остается только заполнить пустующие окна.

На рабочей панели текстового документа выбирается вкладка «Вставка». В левом верхнем углу выбирается пункт «Титульная страница». При нажатии на эту кнопку появится список стандартных страничек, из которых можно выбрать наиболее подходящий для себя вариант.

Читать еще:  Как встать на воинский учёт в военкомате; куда идти и какие нужны документы

Однако более продвинутые пользователи могут создать и красочно оформить в редакторе собственный макет, после чего добавить его в список стандартных. Тогда новый шаблон будет всегда готовым к использованию и на его основе можно оформить и напечатать не одну титульную страницу.

Начало работы

Чтобы оформить в Word собственный уникальный лист, необходимо создать пустой новый документ. Это можно сделать несколькими способами:

  • с помощью комбинации клавиш (Ctrl+N);
  • нажатием правой кнопки мыши открыть контекстное меню, в нем выбрать строку «Создать», затем в открывшемся меню выбрать строку документ Microsoft Word;
  • нажатием кнопки «Пуск», после чего выбирается текстовый редактор и создается новый документ.

Вставка элементов

Создав документ, выбирают его цветовую гамму и рисунок. Чтобы красиво оформить титульный лист, можно оставить фон листа белым или добавить автофигуры, залив их желаемым цветом.

Далее устанавливают на странице текстовые блоки — так будет проще получить готовую форму, которую затем просто заполняют необходимыми символами. Для этого на рабочей панели выбирают вкладку «Вставка». В группе «Текст» выбирают готовые элементы. Их нужно расположить на странице документа по своему усмотрению. Наиболее часто применяются элементы: «Тема», «Аннотация», «Дата».

Шрифт элементов, а также их размер и цвет можно изменить. Принципы и техника замены здесь такие же, как и для обычного текста.

Сохранение результатов

После того как создание заглавного листа будет закончено, создателю останется сохранить его в перечне уже имеющихся образцов. Для этого все элементы страницы выделяют (можно с помощью кнопки «Выделить все») и сохраняют, выбрав в меню пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию титульных страниц». После этого откроется новое окно, в которое вписывается название нового шаблона. При необходимости здесь же можно добавить описание. После того как будет нажата кнопка ОК, новый шаблон дополнит список уже имеющихся в меню стандартных образцов.

Если возникнет необходимость использовать созданный шаблон при оформлении нового документа, его можно будет просто вставить в самое начало файла.

Редактирование титульного листа

Вне зависимости от того, был ли шаблон изготовлен самостоятельно или выбран из уже имеющихся, он имеет несколько окон для ввода текста. Это могут быть заголовки и подзаголовки, персональные данные автора и дата. Количество таких блоков можно при желании изменить — вставить нужные или удалить лишние. Записи в этих блоках также легко редактируются — можно менять наименование и размер шрифта, цвет текста и фона.

Картинку на титульной странице можно при желании заменить. Для этого мышка наводится на нужную область, после нажатия на правую кнопку выбирается пункт «Изменить изображение». После этого вставляется новая картинка, формат которой уже подходит для вставки в блок.

Можно изменить и окраску цветной подложки. Для этого наводят курсор на область фона и кликают правой кнопкой мыши. Для смены фона используют кнопки «Стиль», «Контур» и «Заливка». С их помощью можно подобрать собственную цветовую комбинацию.

Красивое оформление титульного листа можно сохранить для использования в дальнейшем в других документах. Переходят во вкладку «Вставка», нажимают кнопку «Титульная страница» и выбирают пункт «Сохранить в коллекцию».

Оформление титульного листа входит в перечень требований к работе и проходит не менее строгую проверку. Однако преподаватель не имеет права снижать оценку за неверное оформление титульной страницы, если курсовая или контрольная работа уже была одобрена рецензентом. Правила оформления, отраженные в ГОСТе, универсальны и подходят для любого учебного заведения на территории стран СНГ.

Требования к оформлению не зависят от того, по какому предмету написана контрольная или курсовая. На титульной странице меняется только название предмета, а все остальные сведения можно сохранить. Эти же правила распространяются на разные специальности.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector
×
×