Asqcharlotte.org

Документы и юриспруденция
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Акт об уничтожении печати

Причин для уничтожения данных атрибутов может быть множество.

На сегодняшний день наиболее распространенной можно считать вышедший в 2015 году закон об отмене обязательного визирования документации предприятий при помощи различных оттисков.

Иными словами, если раньше все юридические лица без исключения должны были применять в своей работе штампы и печати, то сейчас это является только лишь правом компании, которое должно закрепляться ее внутренними нормативными документами.

Другими поводами для уничтожения штемпельных изделий может быть:

  • износ,
  • порча,
  • устаревание,
  • ликвидация или реорганизация фирмы,
  • изменение реквизитов фирмы и т.д.

Утилизация печатей и штампов не является строго обязательной процедурой, однако проведенная по всем правилам она в некоторой степени позволяет обезопасить предприятия от злонамеренных манипуляций с различного рода документами со стороны граждан с преступными намерениями.

Приказ о печати в организации

Статьи по теме

В любой организации должны присутствовать печати, которые имеют важное практическое значение. Некоторые из них применяются для первичных документов, отдельные для первичной документации и даже для писем. В данной статье мы рассмотрим, какими приказами вводятся печати в организации.

Из данной статьи вы узнаете:

  • Приказ об изменении печати организации;
  • Приказ об утверждении печати организации;
  • Приказ об использовании печати для документов.

    Об уничтожении печатей

    Комиссия в лице:

    председатель комиссии — генеральный директор Петров И.И.,

    члены комиссии — главный бухгалтер Руденко Н. В.,

    начальник отдела кадров — Воронов К.И.

    составила данный акт об уничтожении круглой печати ООО «Визави» (ИНН 187655443487, КПП 56478309; адрес: г. Москва, Ленинский проспект, д. 45, оф. 7).

    Основание: приказ директора ООО «Визави» Петрова И.И. от 29.09.2019 № 7

    Комиссия отобрала деформированные печати и уничтожила их 01 октября 2019 года в 10 часов 20 минут на территории складского помещения № 2 путем опиливания поверхности печати двумя перекрестными линиями:

    1. Основную (круглую) печать — 1 шт.
    2. Печать отдела кадров — 1 шт.

    Возможность дальнейшего использования и восстановления печати невозможна. Оттиски уничтожаемой печати:

    Печать ООО «Визави»

    Печать отдела кадров ООО «Визави»

    Председатель комиссии ________Петров_______________ Петров И.И.

    Члены комиссии ______Руденко_________________ Руденко Н.В.

    ___Воронов __________________ Воронов К.И.

    На основании акта в журнале учета печатей и штампов делается запись об уничтожении (пример 2).

    Пример 2

    ЖУРНАЛ
    учета печатей и штампов, выделенных на уничтожение

    Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления

    Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата

    Отметка об уничтожении, номер акта и дата

    Образец заполнения акта об уничтожении печати

    Утверждаю «должность, подпись и ФИО лица, которое утверждает данный документ»

    «дата оформления акта об уничтожении»

    Акт об уничтожении печатей

    Составлен комиссией в составе:

    «указать полный перечень лиц, которые входят в состав комиссии и занимаются оформлением этого акта. В частности, нужно указать председателя и всех ее членов, а также уполномоченного начальника отдела кадров, который занимался назначением этих лиц».

    Основание: «указать документ, на основании которого проводится процедура уничтожения печати. К примеру, это может быть приказ генерального директора, и в таком случае нужно будет предоставить в акте соответствующую информацию, указать его реквизиты и точную дату оформления.

    Настоящий акт составлен в том, что данная комиссия изъяла деформированные печати «указать перечень отделов, печати которых были изъяты с целью дальнейшего уничтожения», после чего уничтожила их «указать дату, когда произошла непосредственно сама процедура уничтожения печатей, после чего написать, где именно было произведено сие действие и каким именно образом они были уничтожены (сожжение, разрез и т.д.)».

    Возможность дальнейшего применения или восстановления печатей полностью исключается.

    Оттиски уничтоженных печатей: «поставить оттиски каждой из печатей, которая будет уничтожена в соответствии с этим документом».

    «Подпись каждого из членов комиссии с указанием их инициалов и должностей».

    Настоящий акт был оформлен в трех экземплярах, которые будут направлены:

    • председателю комиссии;
    • службе безопасности;
    • в дело №03-15.

    Акт был утвержден генеральным директором компании.

    Какие новшества ждут при заполнении формы 4-ФФС с 2020 года — расскажем в этом материале.

    Как составить и сдать налоговую декларацию о доходах полученных за пределами РФ — читайте здесь.

    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

    Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

    1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
    2. Позвоните на горячую линию:
      • 8 (800) 700 95 53
    Читать еще:  Законность переноса неиспользованных отпусков за прошлые годы на текущий период

    ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

    Порядок проведения процедуры уничтожения

    Что касается контроля со стороны государственных органов, то они полностью отсутствуют, как при создании печатей, так и при их уничтожении. Таким образом, руководители организаций самостоятельно разрабатывают правила, по которым происходит утилизация. Однако основные этапы данного процесса примерно одинаковы:

    • управленец принимает решение уничтожить печать. Такое решение может касаться не только одной печати, но и нескольких;
    • свое решение директор отображается в специальном приказе, который и является основанием для начала проведения процедуры;
    • назначаются члены комиссии, которые будут отвечать за каждое выполненное действие;
    • на завершающем этапе члены комиссии все подробности указывают в соответствующем акте;
    • непосредственное уничтожение печати.

    В некоторых ситуациях крупные компании, вместо создания специальной комиссии, доверяют уничтожение другим организациям. Также нужно знать, если штамп или печать были утеряны, украдены или просто пропали без вести, акт об утилизации здесь не подходит. Сначала пропажу нужно найти, обратившись в полицию. Также следует оповестить об этом и налоговую службу.

    Что касается состава комиссии, то руководитель может назначать любых сотрудников. Обычно сюда входят работники, которые непосредственно отвечают за уничтожаемую печать. Также могут назначаться юристы, кадровики, секретарь. В качестве председателя комиссии может выступать сам директор, или другой сотрудник из руководящего состава. Что касается самой утилизации, то здесь используются различные способы:

    • если изделие из резины, полимера или другого мягкого материала, оно разрезается ножницами на мельчайшие частицы;
    • если материал горящий, печать можно спалить;
    • что касается металлических печатей, их следует распиливать при помощи соответствующих инструментов.

    В общем, задачей членов комиссии является уничтожение изделия таким образом, чтобы оно больше не было пригодным для дальнейшей эксплуатации.

    Как составить акт об уничтожении печати и штампа в 2020 году

    Что касается оформления, то какие-то строгие правила здесь отсутствуют. Крайне желательно, чтобы документ был составлен без ошибок и опечаток. Вообще, специалисты рекомендуют придерживаться правил заполнения других официальных документов. Это означает, здесь должна быть «шапка», основа и завершающая часть. Конечно, никто не запрещает вписывать данные от руки. Но при этом нужно позаботиться о том, чтобы все сведения были читаемыми. Хотя на практике можно увидеть, практически все компании заполняют подобные документы при помощи компьютера.

    Обычно документ составляется в одном экземпляре. Хотя в том случае, если есть необходимость, их количество можно увеличить. На каждом предприятии существует специальный журнал, в котором фиксируется передвижение печатей. Именно здесь необходимо поставить соответствующую отметку. Процесс заполнения документа можно рассмотреть поэтапно:

    1. В верхней части указывается компания, на которой происходит уничтожение печати.
    2. Прописывается название документа, а также указывается номер, присвоенный внутренним документооборотом.
    3. Ниже нужно прописать дату и место заполнения.
    4. Далее указывается причина, по которой происходит уничтожение.
    5. Перечисляются члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы.
    6. Ниже необходимо упомянуть о том, какой именно способ для уничтожения был выбран.
    7. Нелишним будет упомянуть, что после уничтожения печать не подлежит использованию.
    8. Если речь идет о нескольких печатях и штампах, можно использовать таблицу. Здесь указывается количество, проставляются оттиски. По сути, это и будет образцом уничтожаемой печати.
    9. В завершающей части каждый член комиссии должен подписать документ.

    После того, как документ полностью оформлен, его должен удостоверить директор. Для этого акт подается ему на подпись. Также заверить может и другой сотрудник, полномочия которого позволяют подписывать документы подобного рода.

    Выводы

    Даже если у компании небольшой документооборот, хранение документации годами не имеет смысла, но избавлять разом от них нельзя. Ни один приказ или справка не должны быть утилизированы до проведения ревизионной проверки. Уничтожать можно только то, что не запрещает закон. Годовую налоговую и бухгалтерскую отчетность трогать нельзя, это также касается различных балансов.

    Больше информации о том, в каком порядке осуществляется уничтожение документов по предприятию, вы можете получить в следующем видео-интервью:

    Форма актов

    Акт о выделении документации к уничтожению

    Акт о выделении документации к уничтожению обычно составляют по форме, приведенной в Приложении № 21 к Приказу Минкультуры России № 526. Также каждая организация имеет право оформлять данный акт по самостоятельно разработанному шаблону, не используя при этом унифицированную форму.

    Если акт составляется в свободной форме, в нем обязательно нужно прописать следующие сведения:

    • наименование документа;
    • наименование организации;
    • дату составления;
    • наименование и реквизиты документа, ставшего основанием для проведения процедуры;
    • перечень документов, которые будут уничтожены, и их количество;
    • Ф.И.О. и подписи членов комиссии.
    Читать еще:  Утвержденный производственный календарь на 2021 год с выходными и праздниками

    Акт акт выделения документации к уничтожению по унифицированной форме состоит из нескольких разделов:

    • «Шапка». Здесь нужно указать наименование субъекта хозяйствования, номер акта и дату его оформления, Ф.И.О. и подпись руководителя, утвердившего документ.
    • Преамбула — указывают наименование нормативного документа, который является основанием для определения сроков хранения документации и их уничтожения.
    • Основная часть. В этом разделе следует перечислить наименования документов, отобранных для уничтожения, и их количество. Для удобства документацию группируют по структурным подразделениям.
    • Резолютивная часть — общее количество документов, выделенных для утилизации, с указанием в каких годах они были изданы. Также следует указать способ уничтожения и реквизиты протокола заседания экспертной комиссии.
    • Подпись архивариуса или иного лица, ответственного за хранение документации.

    При составлении актов уничтожения документов сроки хранения сверяют с перечнем, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень вступил в силу с 18 февраля 2020 года.

    Как правильно составить документ

    Главной задачей комиссии является физическое уничтожение того элемента печати, на котором содержится зеркальное отображение ее оттиска. Другими словами, участники этой группы должны привести это устройство в негодность для дальнейшей эксплуатации.

    Вся процедура должна быть задокументирована путем оформления специального акта об уничтожении штампов и печатей, в котором в обязательном порядке указываются следующие сведения:

    • полное наименование компании;
    • дата, номер и название составленного документа;
    • полный перечень лиц, которые входят в состав комиссии, включая их ФИО и наименование должности;
    • основание, которое привело к уничтожению всевозможных штампов и печатей;
    • общее количество, наименование и оттиск уничтожаемой печати;
    • причина, по которой проводится уничтожение, а также выбранный метод, время и место для проведения данной процедуры;
    • заключение комиссии по факту проведенных работ;
    • подпись каждого лица, которое входит в состав уполномоченной комиссии.

    После того, как акт будет полностью заполнен и подписан уполномоченными лицами, его нужно будет подать руководителю компании для утверждения. Основываясь на информации, записанной в этом документе, ответственное лицо должно сделать в журнале специальную отметку об уничтожении, а в дальнейшем составленный акт нужно будет хранить вместе с журналом на тот случай, если возникнут какие-либо споры по документам, имеющим оттиск старой печати.

    Если же компания решила воспользоваться услугами каких-нибудь сторонних организаций, то в таком случае, помимо стандартного штемпельного изделия исполнитель должен будет получить также целый ряд необходимых документов, и в частности, это касается следующих бумаг:

    • заявление от руководителя компании с просьбой о квалифицированном уничтожении печати организации;
    • ксерокопия гражданского паспорта руководителя (если он является сотрудником государственного учреждения, ему нужно будет предоставить копию приказа о назначении, заверенную вышестоящими органами);
    • ксерокопия гражданского паспорта сотрудника, несущего ответственность за корректность проведения процедуры уничтожения печати;
    • доверенность, оформленная от лица руководства компании на того сотрудника, который несет ответственность за корректность уничтожения печати;
    • копии выписки из ЕГРЮЛ, заверенные у нотариуса;
    • платежные документы, подтверждающие внесение оплаты за предоставленные услуги.

    Образец заполнения акта об уничтожении печати

    Акт об уничтожении печати

    • Контакты
    • Онлайн-заказ

    Производство надежных
    печатей и штампов
    по современным
    технологиям.

    Гарантия на продукцию 25 лет!

    • Главная
    • Онлайн-заказ
    • Печати
    • Штампы
    • Оснастки
    • Цены
    • Гарантия
    • Доставка
    • Контакты
    • МЕНЮ
    • Печати
    • Удостоверительные
    • Гербовые по ГОСТ
    • Печати с защитой
    • Двухцветные
    • Печать адвоката
    • Печать врача
    • Штампы
    • Факсимиле
    • Датеры
    • Нумераторы
    • Рельефные печати
    • Самонаборные печати
    • Пломбиры
    • Пломбираторы
    • Экслибрисы
    • Штемпельные подушки
    • Штемпельная краска
    • Таблички
    • Аксессуары
    • Чехол для печати
    • Ручка со штампом
    • УФ-лампа
    • Голограммы
    • Штемпельный коврик
    • ОНЛАЙН-ЗАКАЗ
    • Круглая печать
    • Штамп
    • Треугольная печать
    • Овальная печать
    • Факсимиле
    • Рельефная печать
    • Пломбиратор
    • Пломбир

    Учет, использование, хранение, изготовление, передача и уничтожение печатей и штампов

    Впервые запись о порядке использования печатей появилась в ЕГСД (Единой государственной системе делопроизводства), одобренной постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04/09/1973 N435 и рекомендованной для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, предприятиями и организациями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

    По своему значению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные.

    Основная печать . Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.

    Вспомогательная печать . Организации могут иметь вспомогательные(дополнительные) печати, они воспроизводят наименование организации, ее структурного подразделения, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись, как то: секретариат, для счетов, для справок и т.д. Дополнительная печать, содержащая надпись «Для счетов-фактур», должна содержать идентификационный номер налогоплательщика (основание: письмо МНС РФ от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404 «О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость»). Вспомогательные печати имеют различную форму: круглую, треугольную, четырехугольную и др.

    Читать еще:  Налоги на имущество, транспорт и землю: важные новшества для бухгалтера

    Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, для заверения учетных документов и др.

    Угловой штамп является основным штампом, содержит основные реквизиты организации. Все остальные штампы называются вспомогательными (штамп для регистрации входящих документов, для внутренней переписки, для денежно-расчетных документов).

    Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает персонально начальник организационного отдела, назначенный приказом начальника. В случае его увольнения приказ переиздается. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделением организации для работы, возлагается приказом начальника на работников, получивших печати и штампы и расписавшихся в учетном журнале.

    Использование и хранение печатей и штампов.

    Основная круглая печать организации находится у начальника организационного отдела, используется в работе и хранится у него в сейфе. Может выдаваться под расписку другим сотрудникам в особых случаях (длительное отсутствие начальника организационного отдела, необходимость использования печати в выходные и праздничные дни, необходимость использования ее за пределами организации).

    Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

    Простые штампы хранятся в закрытых столах, хранение основной и вспомогательных печатей, а также основного штампа осуществляется в опечатываемых сейфах (металлических ящиках), доступ к которым имеет лишь лицо, получившее печати, штампы для использования их в работе и ответственное за их сохранность.

    При хранении печатей и штампов принимаются меры, обеспечивающие сохранение у данных объектов свойств и качеств, дающих возможность использования их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами. При утрате основной печати организации и круглой печатей структурных подразделений руководитель организации должен немедленно сообщить об этом в органы милиции и произвести публикацию в печати.

    Учет печатей и штампов.

    Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у лица, ответственного за хранение печатей и штампов и хранится в сейфе. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации, назначившего своим приказом лицо, ответственное за учет и хранение печатей и штампов. Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.

    Утрата печати или штампа.

    В случае утраты печати и штампа руководители учреждений, предприятий, организаций обязаны дать объявление об этом в местной печати. Изготовление печатей и штампов, взамен утерянных, производится по истечении 10 дней с момента подачи объявления. Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных, должны иметь в тексте букву «Д» (дубликат).

    Передача, замена, изготовление и уничтожение печатей и штампов.

    Замена и приобретение печатей (штампов) производится на основании приказа (распоряжения) начальника по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов производится заказ в штемпельную мастерскую. Печати и штампы числятся за получивших их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

    Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом начальника.

    Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла — опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается начальником. В акте должно быть указано:

    • время и место уничтожения;
    • состав комиссии;
    • основание уничтожения печатей и штампов;
    • наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
    • способ уничтожения;
    • заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
    • подписи членов комиссии.

    Акт подшивается в специальный наряд, который хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.

    Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов.

    Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов могут создаваться специальные комиссии . По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая начальнику для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, начальник назначает комиссию для проверки соответствия фактического наличия и состояния печатей и штампов, переданных на хранение указанному лицу, записям в журнале учета. Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому лицу, назначенному ответственным за их учет, с приложением оттисков, передаваемых печатей и штампов.

  • Ссылка на основную публикацию
    ВсеИнструменты
    Adblock
    detector