Правила заполнения сзвм в 2020-2021 году

Представление формы СЗВ-ТД регулируют:

• Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
• Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)».
• Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (вместе с «Порядком заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», «Форматом сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица» в электронном виде»).

Где взять бланк и когда представить готовый СЗВ-М в ПФР

Форма СЗВ-М утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Она представляет собой один из отчетов работодателей в Пенсионный фонд, содержащий персонифицированные сведения о физлицах (Ф.И.О., СНИЛС и ИНН) — сотрудниках, с которыми оформлены трудовые договоры, и лицах, заключивших договоры гражданско-правового характера (ГПХ).

СЗВ-М необходимо представлять ежемесячно — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.2 ст. 11 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

В отдельных случаях на заполнение СЗВ-М можно потратить чуть больше указанного времени: если 15-е число выпадает на выходной или праздничный день, крайний отчетный срок сдвигается на первый рабочий день (письмо ПФР от 07.04.2016 № 09-19/4844).

Далее расскажем о составе отчетной формы и покажем, как выглядит образец СЗВ-М.

Что изменилось в СЗВ-СТАЖ?

Обновленная форма актуализирована в соответствии со сложившейся эпидемиологической ситуацией: введен новый код «ВИРУС» для работников, оказывающих помощь инфицированным коронавирусом гражданам. Также были добавлены коды категории застрахованного лица для сотрудников компаний и ИП, относящихся к малому и среднему бизнесу, и социально-ориентированных НКО.

Работодатели обязаны соблюдать формат представления отчета (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ):

• если в отчете 25 человек и более – возможен только электронный способ подачи;
• если отчет подается на 24 человека и менее – разрешен бумажный формат.

Куда и в какой форме сдавать СЗВ-М в 2020

Форма СЗВ-М сдается в территориальный орган ПФР, в котором зарегистрирован страхователь (п. 1 ст. 11 закона № 27-ФЗ). При этом каждый филиал отдельно подает сведения о работниках и лицах, которые выполняют работы (оказывают услуги) по договорам гражданско-правового характера. Обращаем ваше внимание, что во время заполнения документа указывается ИНН основной фирмы, а КПП обособленного подразделения.

По п. 2 ст. 8 № 27-ФЗ, компания, где менее 25 застрахованных лиц, может предоставлять отчетность в виде документов в письменной форме (на бумаге). Остальные обязаны сдавать отчеты в электронном варианте. В 2020 году Пенсионный фонд штрафует те организации, которые не соблюдают предусмотренный законом формат сдачи отчетов, на 1000 рублей. Ниже приведена инструкция по заполнению бланка.

Быстро и бесплатно заполнить ежемесячный отчет можно в специальной программе «Документы ПУ 6». Она доступна для скачивания на официальном сайте Пенсионного фонда в разделе «Бесплатные программы для работодателей».

Заполнить отчет в онлайн-сервисах можно и на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО — Мое дело, Контур, Небо и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют платы (до 1000 рублей).

Инструкция по заполнению СЗВ-СТАЖ 2021

В правом углу бланка есть отдельный раздел, в котором отмечают тип предоставляемой формы. Она может быть такой:

• Исходной, если отчет подают впервые по итогам отчетного периода.
• Дополняющей, если в предоставленные ранее данные необходимо внести дополнения.
• Назначение пенсии, если отчет подают в связи с выходом сотрудника на пенсию.

Нужную форму отмечают «Х» в ячейке напротив соответствующего названия.

Раздел 1 предназначен для указания сведения о работодателе. В полях указывают такие данные:

• регистрационный номер работодателя в ПФР;
• ИНН;
• КПП (у индивидуальных предпринимателей его нет);
• краткое наименование (ИП указывают свои ФИО в соответствии со свидетельством о постановке на учет).

В разделе 2 указывают отчетный период, за который подают форму. Например, при сдаче СЗВ-СТАЖ 2019 в поле проставляют «2019». При предоставлении СЗВ-СТАЖ за 2020 году в поле прописывают «2020».

В разделе 3 указывают сведения о застрахованных лицах и о периодах их работы. Он представлен таблицей. В первом столбце указывают порядковый номер записи в порядке возрастания без пропусков. Номер присваивают каждому сотруднику.

В столбцах 2-4 указывают фамилию, имя и отчество сотрудника или лица, которому выплачивают вознаграждение. Если отчества у сотрудника нет, графу оставляют пустой. Например, у иностранных граждан в паспорте довольно часто отсутствует отчество.

В 5 столбце указывают СНИЛС сотрудника или другого лица, которому выплачивают вознаграждение. Если у сотрудника его нет, работодатель может оформить его самостоятельно через Пенсионный фонд.

В графах 6 и 7 указывают даты, которые соответствуют периодам работы застрахованных лиц (в отчетном периоде). Формат следующий: ДД.ММ.ГГГГ. Даты указывают в пределах отчетного периода — года.

В столбец 11 вносят такие сведения:

• о неотработанных периодах (больничные, отпуск и другое);
• о периодах работы во вредных условиях труда или особых территориальных условиях.

В столбцах 8, 9, 10, 12, 13 указывают условия работы, которые дают сотруднику право на досрочную пенсию. Используют специальные коды СЗВ-СТАЖ. При этом учитывают изменения, утвержденные в сентябре 2020 года.

В графе 10 указывают код ВИРУС в отношении медицинских работников, которые работают в медицинских организациях и их подразделениях, оказывая помощь пациентам с новой коронавирусной инфекцией COVID-19 и подозрением на новую коронавирусную инфекцию COVID-19. При этом в графе 9 должны быть указаны коды особых условий труда 27-1 или 27-2. Или в графе 12 указаны такие коды:

• 27-ГД;
• 27-СМ;
• 27-ГДХР;
• 27-СМХР.

Столбец 14 заполняют в том случае, если сотрудник уволился 31 декабря отчетного года. То есть, при составлении формы в 2021 году столбец 14 в таблице нужно заполнить в том случае, если сотрудник уволится 31.12.2020 года.

Разделы 4 и 5 заполняют при подаче отчета с типом формы «Назначение пенсии». В четвертом разделе проставляют «Х», если взносы были начислены и уплачены (за указанный в третьем разделе период). Пятый раздел заполняют в том случае, если заключен договор с негосударственным пенсионным фондом о досрочном пенсионном обеспечении работника, который занят во вредных условиях труда. В разделе проставляют «Х» и указывают периоды работы, за которые были оплачены взносы.

Способы подачи СЗВ-М в ПФР

Сдать этот отчет можно одним из трех способов:

1. Сдача отчета в бумажном виде путем личного посещения ПФР. Способ доступен для страхователей со среднесписочной численностью работников до 25 человек.
2. Заказным письмом с описью вложения почтой России. Датой сдачи отчета считается дата отправки письма. Поэтому обязательно сохраните квитанцию об отправке, полученную на почте. Как и в предыдущем случае это способ доступен только работодателям со среднесписочной численностью работников менее 25 человек.
3. Сдача в электронном виде. Работодатели со среднесписочной численностью работников более 25 человек могут отправить СЗВ-М в 2020 году исключительно в электронном виде. Документ должен быть создан в формате xml, заверен квалифицированно электронно-цифровой подписью. Датой сдачи отчета, сданного таким способом, считается дата получения подтверждения от ПФР.

Куда и как сдавать

Предоставить отчетность следует в территориальное отделение Пенсионного фонда России, в котором учреждение было зарегистрировано. Если у организации имеются филиалы или обособленные подразделения, действует иной порядок отправки отчетности. Отделение обязано самостоятельно предоставить бланк в отделение ПФ РФ по месту нахождения. Причем в отчете следует указать ИНН головной организации, а КПП — филиала (закон № 27 от 01.04.1996 с изменениями).

Плательщики взносов со штатом до 24 человек вправе передать отчет на бумаге или отправить электронный вариант.

Про ЭТК, СЗВ-ТД и другие аббревиатуры в 2020 году

Ваши работники уже определились, в каком формате будет вестись трудовая книжка — в бумажном или электронном? А вы разобрались в том, как выдавать сотруднику СТД-Р и в какие сроки сдавать СЗВ-ТД? Мы подготовили сводку по основным вопросам и соответствующие инструкции специально для работодателя — проверьте, всё ли правильно вы делаете.

В 2020 году начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а для работодателя введены новые отчёты и дополнительные кадровые документы.

ЭТК содержит сведения о трудовой деятельности работника в цифровом формате. Она формируется в базе ПФР — для этого работодатель передаёт Фонду данные о кадровых событиях: приём на работу, увольнение, перевод на другую должность и тому подобное.

Для информирования сотрудников о праве выбора формы трудовой книжки был установлен срок до 30 июня 2020 года, а затем продлён до 31 октября 2020 года.

Сотрудникам нужно написать заявление либо с просьбой сохранить трудовую в бумажном виде, либо о переходе на ЭТК. Для них тоже установлены сроки — заявление нужно подать до конца 2020 года. Если сотрудник по объективным причинам не смог написать и подать заявление в срок, у него будет возможность сделать это позднее. Например, если гражданин уволился в начале года, не написав заявления, и в течение года не трудоустраивался.

Тем, кто в 2021 году будет устраиваться на работу впервые, писать заявление не придётся. Такие работники станут обладателями ЭТК по умолчанию.

Временный порядок подачи сведений СЗВ-ТД

В этом году форму СЗВ-ТД нужно было сдаваться раз в месяц —до 15 числа месяца, который следует за отчётным. Однако в связи с пандемией правила изменились. О приёме на работу и увольнении необходимо сообщать не позднее рабочего дня, который следует за днём издания соответствующего приказа или других документов, подтверждающих оформление трудовых отношений. О подаче заявления от сотрудника можно по-прежнему отчитаться до 15 числа.

Индивидуальным предпринимателям без наёмных работников и самозанятым подавать сведения СЗВ-ТД не нужно.

Отчёт СЗВ-ТД необходимо подать до 15 февраля 2021 года даже если в течение 2020 года никаких кадровых изменений не происходило. В этом случае в отчёте должны быть сведения на 1 января 2020 года.

Порядок подачи СЗВ-ТД с 2021 года

С 1 января 2021 года временная схема подачи отчёта СЗВ-ТД станет постоянной. О каждом кадровом событии нужно будет сообщать не позднее рабочего дня, который следует за днём издания соответствующего приказа.

О чём нужно сообщать в ПФР:

Создавать, проверять и отправлять СЗВ-ТД, а также любую другую отчётность, можно при помощи сервиса «Астрал Отчёт 5.0»:

создание документов в сервисе или импорт данных из программ автоматизации бухгалтерского учёта;

проверка отчётности на полноту и корректность заполнения;

передача отчётности, заверенной квалифицированной электронной подписью (КЭП) — юридически значимый документооборот;

автоматическое обновление форм отчётности;

обмен неформализованными документами с контролирующими органами.

Когда выдавать работнику СТД-Р

С 2020 года работодатель обязан предоставлять по заявлению сотрудника сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Сведения передаются работнику при увольнении или по его заявлению. Документ содержит информацию о периоде работы у данного работодателя.

Сформировать и передать СТД-Р можно разными способами на выбор работника. Он должен указать в заявлении, в какой форме хочет получить сведения. Передать документ можно на бумаге или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Сведения формируются на основании внутренних кадровых документов о приёме, переводе и увольнении. СТД-Р выдаётся только тем сотрудникам, которые перешли на электронную трудовую книжку.

Как работнику получить сведения из ЭТК

Сделать это можно несколькими способами:

через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ;

на сайте Портала государственных услуг;

по запросу к работодателю — необходимо написать соответствующее заявление.

При запросе через ЛК на сайте ПФР отчёт будет содержать данные не по одному работодателю, а по всем сразу.

Работодатель может сформировать форму СТД-Р в сервисе «Астрал Отчёт 5.0». Сервис позволяет формировать выписки по данным СЗВ-ТД, отправленным в ПФР, и вносить в них корректировки, например, если необходимо добавить недостающие мероприятия.

Подключайте «Астрал Отчёт 5.0» — сдавайте отчётность, заполняйте электронные трудовые книжки, работайте с электронными больничными, переключайтесь между разными компаниями, когда вам это удобно, даже во время заполнения отчёта.

СЗВ-М в 2020 году: ошибки, сроки, особенности

Каждый предприниматель должен ежемесячно отправлять в Пенсионный фонд отчет СЗВ-М. Бланк включает период отчетности, данные страхователя и данные по застрахованным лицам. Расскажем, какие изменения в правила подачи СЗВ-М были внесены в связи с пандемией коронавируса.

Кто обязан сдавать отчетность СЗВ-М

Подавать заполненный бланк СЗВ-М обязаны все компании и ИП, которые нанимают работников по гражданско-правовому договору. Нахождение работника в отпуске или декрете не освобождает от подачи отчетности. Если сотрудник был уволен в отчетный период, данные по нему также подаются в ПФР.

Важно: от сдачи СЗВ-М полностью освобождены индивидуальные предприниматели, не имеющие наемных сотрудников. Нулевых отчетов по этому бланку не существует.

Юрлица обязаны сдавать СЗВ-М, даже если не имеют наемных работников. Они должны включить в свой отчет учредителя. Не важно, заключен с ним трудовой договор, или нет. Сдавать нужно, даже если компания находится на стадии ликвидации.

Сроки и санкции за просрочку

Отчет предоставляется в ПФР ежемесячно не позднее 15 числа следующего за отчетным месяца. Отчетность за апрель подается до 15 мая, за май — до 15 июня и т. д. Это регламентируется постановлением Пенсионного фонда РФ от 01.02.2016 года.

За несвоевременную подачу отчетности предприниматель обязан будет выплатить штраф — 500 рублей за каждого сотрудника. Такой же размер штрафа предусмотрен за подачу ошибочных данных.
Об этом говорится в ст. 17 закона 27-ФЗ.

Таким образом, общий штраф для компании со штатом из 15 сотрудников — 7500 рублей. Если сотрудников 150, заплатить нужно уже 75 000 рублей.

Какие изменения внесли в сроки сдачи

Сдачу большого количества отчетности перенесли в связи с пандемией коронавируса. СВЗ-М в этот список не входит. Более того, сотрудники Пенсионного фонда настоятельно рекомендуют сдавать СВЗ-М досрочно, чтобы увеличить свои шансы на получение субсидии. На безвозмездную помощь от государства могут рассчитывать компании, входящие в реестр субъектов малого и среднего бизнеса. При этом численность сотрудников за оплачиваемый месяц должна составлять не менее 90% от числа сотрудников, которое было в марте.

Важно: ПФР рекомендует сдавать отчетность в электронной форме независимо от количества сотрудников. Для компаний со штатом больше 24 работников электронная сдача СЗВ-М была и остается обязательной.

Как заполнять СЗВ-М в 2020 году

Бланк включает в себя шапку и таблицу. В шапке указываются данные об организации и работнике: регистрационный номер компании в ПФР, ИНН, КП, полное название предприятия, ФИО сотрудника, его СНИЛС. Таблица содержит сведения о кадровых действиях.

Типовые ошибки в заполнении СЗВ-М

Предприниматели, работающие без бухгалтера, часто сдают бланк СЗВ-М с ошибками и не знают, что подачу можно отменить или дополнить. Если вы нашли ошибки в заполнении раньше пенсионного фонда и самостоятельно исправили их, никакого штрафа не последует. Проверьте документ на наличие этих типовых ошибок:

неправильно указанный отчетный период. ПФ сочтет такую опечатку за отсутствие сдачи;

неправильный тип формы. Например, вы случайно указали «отменяющую» форму вместо «исходной»;

отсутствие работника в отчете. Указывать сотрудника нужно даже в том случае, если он не получал в отчетном периоде никаких выплат. Это же относится к работникам на самоизоляции;

включение в отчет самозанятого. Самозанятых работников включать в отчет не стоит, пока он не утратили этот статус.

Данные проверяются и могут быть приняты, отклонены или приняты частично. Если ПФР пометил вашу отчетность кодом 10 и 20, то в ней есть мелкая ошибка. Документ принят, но организации нужно перепроверить предоставленные сведения. Код ошибок 30 и 40 означает, что бланк принят частично. Чтобы избежать штрафа, предприниматель должен внести исправления до крайнего срока сдачи отчетности.

Чтобы избежать ошибок при заполнении бланка и успеть в установленный срок, пользуйтесь веб-сервисом «Астрал.Отчет 5.0». Он напомнит о сдаче отчетности и проверит форму на наличие ошибок.