Как исправлять 6ндфл позиция фнс

Исправление ошибок 2019 года в 6-НДФЛ в 2020 году

• Обязательно ли сдавать уточненку 6-НДФЛ?
• Сколько уточненных расчетов надо сдать
• Подводим итоги

Организация при подготовке отчетов по форме 6-НДФЛ и 2-НДФЛ за 2019 год обнаружила в первом квартале 2019 года ошибку, приводящую к занижению суммы дохода, а также к занижению исчисленной и удержанной суммы НДФЛ. Рассмотрим, нужно ли сдавать уточненный расчет по форме 6-НДФЛ за каждый период представления (с 1 квартала 2019).

С 2016 года введена новая форма отчетности – 6-НДФЛ, и совсем не удивительно, что с введением новой формы компании и предприниматели могут допускать больше ошибок в отчетности, ведь всегда возникают и спорные вопросы, и моменты, в отношении которых не сложилась судебная практика и нет разъяснений Минфина.

В общем виде алгоритм выглядит следующим образом:

Пересчет суммы НДФЛ

Подача уточненного расчета 6-НДФЛ

Для того чтобы исправить любую ошибку, необходимо сначала ее выявить. Выявить ошибку возможно в следующих ситуациях:

• проведение внутреннего контроля;
• проведение внешнего аудита;
• проведение внутреннего аудита;
• обращение работника с заявлением к работодателю (например, при наличии счетной ошибки).

Еще один вариант обнаружения ошибок – выявление ошибок налоговым органом. Когда вы представите расчет в инспекцию, будет проведена его камеральная проверка, и, руководствуясь контрольными соотношениями, налоговый орган может потребовать представления уточненной налоговой декларации или дачи пояснений, которые необходимо представить в течение 5 рабочих дней либо внести соответствующие исправления в форму 6-НДФЛ.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

В случае выявления противоречий в форме 6-НДФЛ налоговым органам рекомендовано направить письменное уведомление налоговым агентам о выявленных ошибках, противоречиях, несоответствиях с требованием представить в течение пяти дней необходимые пояснения или внести соответствующие исправления в установленный срок.

В некоторых случаях необходимо провести перерасчет. Рассмотрим ситуации, когда такой перерасчет необходим:

1. Пересчет отпускных.

Отпускные начисляются за 3 дня до наступления отпуска. При выплате отпускных сумма НДФЛ, приходящаяся на отпускные, должна быть удержана (п. 4 ст. 226 НК РФ). Если отпускные приходятся на два месяца, то в части отпускных, приходящихся на следующий месяц, также следует исчислить НДФЛ с дохода, определенного нарастающим итогом (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Но представим себе ситуацию, что работника отозвали из отпуска, а расчет 6-НДФЛ был подан без соответствующих исправлений. В этом случае отпускные и НДФЛ необходимо пересчитать пропорционально дням отпуска, которые фактически отгулял работник, и подать уточненный расчет.

ПОЗИЦИЯ ФНС

В случае, когда организация (налоговый агент) производит перерасчет суммы отпускных и, соответственно, суммы налога на доходы физических лиц, в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ отражаются итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета.

2. Работник в командировке стал нерезидентом.

Напомним, что по общему правилу НДФЛ начисляется по ставке 13% для резидентов, 30% – для нерезидентов. Если длительность командировки составит более полугода, сотрудник станет нерезидентом, ведь он будет находиться за пределами РФ более 183 дней (п. 2 ст. 207 НК РФ). Поэтому организация начнет удерживать НДФЛ с его заработка по ставке 30% (Определение Самарского областного суда от 27.10.2010 № 33-10893).

Если бухгалтер применил пониженную ставку НДФЛ, то налог нужно будет пересчитать и подать уточненный расчет.

3. Иностранный работник стал резидентом.

Иностранный работник приобретает статус налогового резидента РФ, только если пробудет на территории РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ).

Если на дату начисления выплаты сотрудник является резидентом РФ, ставка НДФЛ составит 13%. В противном случае применяется ставка 30% (п.п. 1, 3 ст. 224 НК РФ). Соответственно, если работник стал резидентом, а работодатель неправильно рассчитал НДФЛ, то целесообразно представить уточненный расчет.

Разница между НДФЛ, удержанным по ставке 30%, и налогом, который вы пересчитали по ставке 13%, подлежит возврату налогоплательщику.

Иностранец должен обращаться за возвратом излишне удержанного НДФЛ в налоговую инспекцию, где он состоит на учете по месту жительства (месту пребывания). Для этого он представляет налоговую декларацию и документы, подтверждающие статус налогового резидента.

4. Нерезидент получил статус высококвалифицированного специалиста.

Доходы высококвалифицированных специалистов облагаются по специальной ставке 13%. Соответственно, если нерезидент получил статус высококвалифицированного специалиста, то его доходы необходимо пересчитать с учетом нового статуса.

ПОЗИЦИЯ МИНФИНА

При окончательном определении налогового статуса налогоплательщика производится перерасчет сумм налога в связи с изменением его налогового статуса с начала налогового периода, в котором произошло такое изменение. В случае если по итогам налогового периода работник организации будет признан налоговым резидентом Российской Федерации, по его доходам от источников в Российской Федерации сумму налога, ранее рассчитанную по ставке 30% как с нерезидента Российской Федерации, следует пересчитать по ставке 13%.

5. Счетная ошибка.

Понятие счетной ошибки в Трудовом кодексе или Налоговом кодексе отсутствует. Вместе с тем важно помнить, что, несмотря на счетную ошибку, необходимо понять, произошла недоплата или переплата налога в бюджет.

Если произошла недоплата, то возможно удержать НДФЛ с работника. По закону удержать разрешается не более 50% от суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Если произошла переплата, денежные средства необходимо вернуть работнику. Для этого необходимо сообщить работнику о переплате, а также попросить работника написать соответствующее заявление о возврате денежных средств. Перечислить налог работнику работодатель обязан в течение трех месяцев после того, как получит заявление (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ), но лучше сделать это при выплате заработной платы.

НДФЛ был начислен, но не перечислен в бюджет

Причин для того, чтобы начислить и не перечислить в бюджет НДФЛ, достаточно много:

• отсутствие денежных средств у компании;
• несовпадение даты получения и перечисления заработной платы.

При выплате заработной платы датой получения дохода является последний день месяца, за который она выплачивается (п. 2 ст. 223 НК РФ). Соответственно, ошибка может возникнуть из-за того, что бухгалтер не знает, в каком периоде отражать выплаты заработной платы: в первом или втором квартале, а также, соответственно, уплату НДФЛ.

Раздел 1 заполняется по факту начисления заработной платы и НДФЛ.

Пример 1.

В случае если работникам заработная плата за март 2016 года выплачена 05.04.2016, а налог на доходы физических лиц перечислен 06.04.2016, то данная операция отражается в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года, при этом налоговый агент вправе не отражать данную операцию в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года.

Данная операция будет отражена при непосредственной выплате заработной платы работникам в расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 года, а именно по строке 100 указывается 31.03.2016, по строке 110 – 05.04.2016, по строке 120 – 06.04.2015, по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели (письмо ФНС России от 12.02.2016 № БС-3-11/553@).

Соответственно, если компания ошиблась в строке 020, необходимо подать соответствующие изменения в форму 6-НДФЛ.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

В разделе 1 расчета 6-НДФЛ указываются суммы фактически выплаченных дивидендов независимо от того, за какой период они выплачиваются и в каком году было вынесено решение об их выплате.

В строке 130 был указан доход без НДФЛ

Пример 2.

Оклад работника – 20 000 руб. НДФЛ – 2600 руб.

Работник на руки получает 17 400 руб.

В строке 130 нужно указать полный размер дохода с налогом, то есть 20 000 руб.

Компания не отразила доходы по гражданско-правовым договорам, а также арендодателей – физических лиц

Выплачивая физическому лицу, не зарегистрированному в качестве предпринимателя, вознаграждение (в том числе аванс) по любому гражданско-правовому договору (ГПД), кроме договора купли-продажи, организация становится налоговым агентом по НДФЛ (п.п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).

Кроме того, в случае аренды имущества у физлица ваша компания признается налоговым агентом по НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Соответственно, в отношении данных лиц необходимо удержать и отразить в форме 6-НДФЛ суммы выплат и суммы налога. Однако некоторые компании и предприниматели, несмотря на то, что НДФЛ был уплачен в бюджет, не отразили его в отчетности 6-НДФЛ.

Несоответствие контрольных соотношений 6-НДФЛ

Если компания неправильно применила или отразила вычеты, предоставляемые работнику, то в этом контрольные соотношения не сойдутся, и налоговый орган направит запрос налогоплательщику.

В частности, в отношении налоговых вычетов по НДФЛ должно быть соблюдено контрольное соотношение (КС): строка 020 =, > строка 030, где строка 020 «Сумма начисленного дохода» – это обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода, а строка 030 – это общая сумма налоговых вычетов.

Если ошибку установит инспекция, составляется акт в порядке, предусмотренном ст. 101.4 НК РФ для принятия решения о привлечении к ответственности в соответствии с п. 1.2 ст. 126 НК РФ.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

При заполнении не допускается: исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства, двусторонняя печать на бумажном носителе, скрепление листов, приводящее к порче бумажного носителя. При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль («0»).

Как исправить ошибку, если работник уже уволился?

Исправление ошибки в форме 6-НДФЛ, если работник уволился, зависит от вида ошибки.

Если ошибка была допущена только в форме 6-НДФЛ, а расчет произведен правильно, то, соответственно, достаточно подать уточненный расчет.

Если бухгалтер обнаружил переплату, т. е. налог был излишне удержан, то необходимо в налоговый орган представить уточненную справку 2-НДФЛ и форму 6-НДФЛ. Кроме того, работник может вернуть из бюджета переплату, для этого ему нужно подать заявление и декларацию. Нужно также сообщить работнику об излишне удержанном налоге, ведь работник может не знать об этом факте, поэтому в произвольной форме нужно направить письмо сотруднику с указанием факта переплаты и представлением справки 2-НДФЛ.

Если образовалась недоимка, то в этом случае работодателю фактически не с чего удерживать налог. Возможно направить работнику письмо с просьбой вернуть недоимку. Однако большинство уволенных работников не столь сознательны и не возвращают недоплаченный налог бывшему работодателю. В таком случае остается или взыскание суммы в судебном порядке, или уведомление налогового органа о невозможности удержания налога. Большинство работодателей, конечно, выбирают второй вариант. При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога. Информацию с указанием сумм дохода, с которого не удержан налог, и размера неудержанного НДФЛ необходимо представлять не позднее 01 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 5 ст. 226 НК РФ), то есть если налог не был удержан в 2016 году, то соответствующую справку нужно подать в 2017 году. Ранее эти сведения нужно было подать в течение месяца после окончания года.

В соответствии с п. 4 ст. 228, п. 1 ст. 229 НК РФ физическое лицо, с доходов которого не был удержан НДФЛ, должно самостоятельно:

• не позднее 30 апреля года, следующего за годом, в котором получен доход, представить в свою налоговую инспекцию декларацию по форме 3-НДФЛ;
• не позднее 15 июля года, следующего за истекшим налоговым периодом, уплатить налог.

При этом необходимо учитывать, что уплата НДФЛ за счет средств налоговых агентов не допускается (п. 9 ст. 226 НК РФ).

Организация может быть привлечена к ответственности по ст. 123 НК РФ, а также ей могут быть начислены пени за период с момента, когда налог должен был быть удержан и перечислен в бюджет, до наступления срока, в который обязанность по уплате налога должна быть исполнена налогоплательщиком самостоятельно по итогам соответствующего налогового периода (ст. 75 НК РФ, п. 2 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Если отчет по форме 6-НДФЛ подан позже установленного срока, налоговики составляют акт в порядке, установленном ст. 101.4 НК РФ для принятия решения о привлечении к ответственности, предусмотренной п. 1.2 ст. 126 НК РФ.

Нужно ли исправлять 6-НДФЛ?

Подавать уточенный расчет 6-НДФЛ необходимо не всегда. Например, если ошибка была допущена в разделе 2 или компания переплатила налог, то уточненный расчет подавать не требуется.

В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период по строкам 100–140 отражаются только те операции, которые произведены именно в этом отчетном периоде. Операции, произведенные в предыдущие отчетные периоды, в данном разделе не отражаются.

К основным случаям, когда необходимо подать уточненный расчет, относятся:

• если вы обнаружили в форме 6-НДФЛ ошибки, которые привели к занижению суммы налога к уплате;
• если ИФНС в ходе камеральной проверки обнаружила ошибки в форме 6-НДФЛ и потребовала представить пояснения или уточненную декларацию.

Пример 3.

В компанию устроился работник, который проходил обучение за рубежом. Бухгалтер не проверил резидентство работника и начислял ему НДФЛ по ставке 13%.

Раздел 1 формы 6-НДФЛ был заполнен следующим образом:

После того как работник принес диплом иностранного образца, работодатель пересчитал налог по ставке 30% и уплатил в бюджет.

Также необходимо подать форму 6-НДФЛ.

В заключение необходимо отметить, что в отношении ошибок по форме 6-НДФЛ судебная практика еще не сложилась и только формируется, а следовательно, понять, какие ошибки являются существенными, а какие нет, практически невозможно.

6-НДФЛ корректировка – как сделать?

При выявлении недостоверных данных в Расчете по подоходному налогу корректировать его надо за тот период, в котором ошибка впервые появилась. Так как 6-НДФЛ в разделе 1 отражает данные начислений накопительно с начала налогового года, может потребоваться предоставление «уточненок» за несколько отчетных периодов.

Корректировочный 6-НДФЛ составляется по шаблону формы, который действовал в момент сдачи первичного отчета.

Как исправить 6-НДФЛ, если ошибка заключается в неверном отражении кода КПП или ОКТМО в первичном отчете? В этом случае надо составить два новых Расчета (рекомендация дана в Письме ФНС от 12.08.2016 г. № ГД-4-11/14772):

заново сделать первичный Расчет с номером корректировки «000», всеми внесенными показателями и правильными КПП, ОКТМО;

предоставить уточненный Расчет с кодом корректировки «001» и изначально указанными неверными реквизитами (КПП, ОКТМО), но с нулевыми числовыми показателями, это действие аннулирует ранее сданную ошибочную отчетность.

Если после сдачи отчета обнаружены ошибки в 6-НДФЛ, как исправить некорректные суммы в первичном расчете? Здесь нужно действовать по следующему алгоритму:

заполняется новый отчет за период, в котором обнаружен недочет, но с правильными данными;

на титульном листе проставляется номер корректировки в трехзначном числовом формате, например, «001», если «уточненка» за конкретный временной интервал сдается впервые; там же надо указать, какой период корректируется (строка «Период представления (код)» и «Налоговый период (год)»);

далее надо ввести в разделы расчета правильные данные, то есть заполнить отчет заново, проставив вместо ошибочных сведений корректную информацию; при этом все данные вносятся в полном объеме, а не только те, которые исправляются.

Прочие ошибки в 6-НДФЛ

Кроме того, в обзоре перечислены следующие нарушения, которые бухгалтеры допускают при заполнении 6-НДФЛ:

• неверный порядок заполнения расчета (зачастую раздел 1 налоговые агенты заполняют не нарастающим итогом);
• при смене места нахождения организации или обособленного подразделения расчет по ошибке представляется по прежнему месту учета (см. «Налоговики разъяснили, как заполнять формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ тем организациям, которые встали на учет в новой инспекции»);
• несвоевременное представление расчета;
• ошибки при заполнении КПП и ОКТМО (также см. «ФНС разъяснила, что делать при обнаружении ошибок в 6-НДФЛ»);
• представление расчета 6-НДФЛ на бумажном носителе при численности работников 25 и более человек. Напомним, что в такой ситуации расчет представляется только через интернет (по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота; п. 2 ст. 230 НК РФ).

Бесплатно сдать 6‑НДФЛ через интернет

ОСНОВНЫЕ НАРУШЕНИЯ

№ п/п

Пункт, статья НК РФ, которые были нарушены

Описание нарушения

Причины возникновения нарушения

Как правильно заполнить и представить расчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган

Корректировка формы 6-НДФЛ

Все работодатели, которые выплачивают работникам зарплату, должны ежеквартально заполнять и сдавать расчет 6-НДФЛ. Таких работодателей называют налоговыми агентами.

Сдавать форму 6-НДФЛ нужно в налоговую по месту своего учета в следующие сроки:

• за первый квартал – не позднее 30 апреля;
• за полугодие – не позднее 31 июля;
• за девять месяцев – не позднее 31 октября;
• за год – не позднее 1 апреля следующего года.

Порядок заполнения расчета довольно запутанный, поэтому часто налоговые агенты делают ошибки. За ошибки налоговики могут оштрафовать на 500 рублей. Но если опередить проверяющих и подать уточненный расчет, то штраф компании не грозит.

Какие ошибки нужно исправлять?

Согласно ст. 81 НК подать уточненный расчет нужно в следующих случаях:

1. неотражение сведений;
2. неполнота их отражения;
3. ошибки, приводящие к занижению суммы налога;
4. ошибки, приводящие к завышению суммы налога.

По нашему мнению, причин для представления уточненки больше. Например, если указать неправильную дату фактического удержания налога, то это не приведет к занижению или завышению НДФЛ. Но от нее зависит срок перечисления налога в бюджет. Данный показатель расчета и дату фактического перечисления налога в бюджет налоговики сверяют с банком. В результате камеральная проверка может закончиться штрафом в размере 500 руб. за недостоверные сведения.

Самые популярные ошибки в расчете 6-НДФЛ:

• Не правильно указаны даты получения доходов и сроки перечисления НДФЛ;
• Ошибки в суммах доходов, вычетах, суммах налога;
• Неверные КПП или ОКТМО при наличии обособленных подразделений.

Как заполнить корректировочный расчет?

Уточненный расчет заполняется по форме, действовавшей в период, за который вносятся изменения.

По общему правилу, уточненка заполняется следующим образом.

1. Номер корректировки – «001», «002» и т.д. Например, «001» указывает на то, что расчет исправляется впервые.
2. В строках, где допущены ошибки, указываются верные значения. Остальные показатели заполняются теми же данными, что и в первичном расчете.

При заполнении расчета 6-НДФЛ за 3 квартал 2017 года ИП не правомерно отразил налоговые вычеты по работнику, что привело к занижению налога. В этом случае налоговый агент должен пересчитать, удержать и перечислить НДФЛ, а также подать уточненный расчет.

В 6-НДФЛ неверно указаны КПП или ОКТМО

Организации, в структуре которых есть обособленные подразделения, должны заполнять форму 6-НДФЛ по каждому обособленцу. При этом на титульном листе расчета указывается КПП и ОКТМО каждой обособки, даже если они стоят на учете в одной инспекции.

На практике нередко встречается следующая ошибка – вместо КПП и/или ОКТМО обособки в расчете указаны данные головной организации.

Для исправления данной ошибки придется сдать два расчета:

1. Уточненный расчет к ранее ошибочному расчету. В нем указывается:
   • КПП и ОКТМО из первичного — ошибочного расчета;
   • соответствующий номер корректировки – 001, 002, 003 и т.д.;
   • нулевые показатели всех разделов.
2. Первичный расчет с отражением:
   • правильных КПП и ОКТМО;
   • номера корректировки – 000;
   • верных данных всех разделов.

Вместо кода 03720000 был указан код 03701000. Для исправления данной ошибки сначала обнуляем старый расчет с неправильным ОКТМО, потом подаем верную первичную форму с правильным ОКТМО и всеми требуемыми показателями.

Как исправить ошибку

Если при заполнении 6-НДФЛ были допущены неточности, составляется уточняющий отчёт. Далее на титульной странице проставляется порядковый номер внесённой корректировки, в формате 001, 002, 003 и так далее по количеству допущенных ошибок.

Затем проставляется дата заполнения отчётной документации, и форма 6-НДФЛ создаётся повторно, только в ошибочно оформленные поля вносятся актуальные сведения.

6-НДФЛ

Обязанность — представить уточненку

Налоговый агент обязан подать уточненный расчет по форме 6-НДФЛ, если не включил в первичный расчет какие-то сведения или допустил ошибки. Причем, в отличие от других налоговых деклараций, уточненный расчет представляется не только при занижении подлежащих уплате в бюджет сумм НДФЛ, но и при их завышении (письма ФНС от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@, от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@, вопрос № 7). Помимо арифметических и технических ошибок, которые могут возникнуть в расчете, сумма НДФЛ может быть искажена, например, в следующих ситуациях:

• если зарплата, начисленная за январь и выплаченная в апреле, не отражена в разделе 1 расчета за I квартал (письмо ФНС РФ от 16.05.2016 № БС-3-11/2169@);
• если при выплате зарплаты в январе НДФЛ, который удержан с зарплаты за декабрь, не попал в строку 070 раздела 1 и в раздел 2 расчета за I квартал следующего года (письмо ФНС от 05.12.2016 № БС-4-11/23138@);
• в случае перерасчета зарплаты за предыдущие периоды (от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@, вопрос № 8, от 27.01.2017 № БС-4-11/1373@, п. 2).

Как быть при перерасчете отпускных

Также уточненный расчет должен быть представлен, если при перерасчете отпускных сумма уменьшается. В разделе 1 за период, в котором отпускные были начислены, отражаются итоговые суммы с учетом уменьшенной суммы отпускных. При этом сумма удержанного НДФЛ не корректируется (то есть строки 070 и 140 не исправляются), что дает основание для зачета или возврата излишне удержанного налога. Если отпускные доплачиваются, уточненка не подается. В разделе 1 расчета того отчетного периода, в котором произведена доплата, отражаются итоговые суммы с учетом доплаты отпускных и доудержанного при этом НДФЛ (письмо УФНС по г. Москве от 12.03.2018 № 20-15/049940).

Настройте личный календарь отчетности и сдавайте все декларации вовремя

Когда можно не представлять

Налоговики разрешают не представлять уточненный расчет, например, в следующих ситуациях.

В IV квартале налоговый статус физлица изменился с нерезидента на резидента или наоборот. Перерасчет НДФЛ в этом случае будет отражен в расчете по форме 6-НДФЛ за год. Представлять уточненные расчеты за I квартал, полугодие, 9 месяцев не следует.

Работник утратил право на стандартный вычет или получил право на имущественный вычет с начала года, а документы представил только в середине года. Перерасчет НДФЛ следует отразить в расчете за тот период, в котором работник принес подтверждающие документы. Подавать уточненку за предыдущие отчетные периоды не нужно (письмо ФНС РФ от 12.04.2017 № БС-4-11/6925, письмо УФНС РФ по г. Москве от 03.07.2017 № 13-11/099595).

Заработная плата за последний месяц квартала (март, июнь, сентябрь), выданная в следующем квартале, отражена в разделе 2 расчета за отчетный квартал. Поскольку в этой ситуации не возникает ни завышения, ни занижения НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет, представлять уточенный расчет за отчетный квартал не требуется (письмо ФНС РФ от 15.12.2016 № БС-4-11/24065@).

Плюсы добровольной уточненки

Если ошибки не связаны с суммами НДФЛ, то представлять уточненный расчет до того, как от инспекции получено соответствующее требование, — это право, а не обязанность. Например, при обнаружении ошибки в дате фактического получения дохода, которая не повлияла на величину и сроки уплаты НДФЛ, организация может, но не обязана подать уточненку. Использовать это право стоит, если ошибка выявлена самостоятельно, до получения от ИФНС пояснений по факту обнаружения ошибок в представленном расчете или акта об обнаружении фактов, свидетельствующих о совершении нарушения. Дело в том, что в такой ситуации добровольная уточненка исключает штраф за представление недостоверного расчета (п. 2 ст. 126.1 НК РФ, письмо ФНС России от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).

Несколько сложнее обстоит дело с освобождением от штрафа по ст. 123 НК РФ за несвоевременное перечисление НДФЛ в бюджет. Эта ошибка также может найти отражение в 6-НДФЛ (неверное заполнение строки 120). Получается, что, если такое нарушение найдет ИФНС, организацию ждет сразу два штрафа: по ст. 123 и по ст. 126.1 НК РФ. Самостоятельное обнаружение ошибки и представление уточненного расчета, как уже отмечалось, спасает от штрафа по ст. 126.1 НК РФ. А что же со вторым штрафом?

Положения п. 4 и 6 ст. 81 НК РФ содержат правило, позволяющее избежать штрафа по ст. 123 НК РФ. Но для этого перед тем, как представить уточненный расчет, нужно заплатить налог и пени. А значит, если обнаружены ошибки в заполнении строки 120 расчета, не затронувшие сумму НДФЛ, прежде чем подавать корректировку, надо проверить, перечислен ли уже налог и соответствующие пени. И если нет, то сначала рассчитаться с бюджетом, а потом уже сдавать новый 6-НДФЛ. А если налог и пени были уплачены задолго до корректировки, не лишним будет подготовить сопроводительное письмо с указанием на эти факты и приложением копий платежных документов.

Право на освобождение от штрафа за несвоевременное перечисление НДФЛ имеют и те организации, которые ошибок в 6-НДФЛ не допустили. Для этого достаточно уплатить НДФЛ и пени до того, как ошибку найдет ИФНС. К такому выводу недавно пришел КС РФ (Постановление от 06.02.2018 № 6-П).

Порядок подачи уточненки

Как говорится в п. 6 ст. 81 НК РФ, уточненный 6-НДФЛ должен содержать данные только по тем налогоплательщикам, в отношении которых обнаружены факты неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибки, приводящие к занижению суммы налога. Но, как мы помним, агенты обязаны подавать уточненки по 6-НДФЛ и в ситуации, когда сумма налога завышена. А добровольная корректировка и вовсе может быть не связана с суммами НДФЛ. Как формировать уточненки в таких случаях?

Порядок заполнения расчета не содержит положений, которые конкретизируют порядок заполнения уточненного расчета. Получается, что формально у налогового агента, допустившего такие ошибки, нет права представить в составе уточненки данные только по тем налогоплательщикам, в отношении которых допущены ошибки. Нужно представлять расчет целиком. С другой стороны, тут можно применить положения п. 7 ст. 3 НК РФ о том, что любые неустранимые неясности налогового законодательства должны толковаться в пользу налогового агента. Это значит, что организации вправе руководствоваться порядком представления уточненного расчета, установленным п. 6 ст. 81 НК РФ, как единственным четко описанным в законодательстве.

Соответственно, уточненный расчет, содержащий исправленные данные в отношении тех налогоплательщиков, по которым обнаружены неточности, нельзя признать составленным неверно. Но тут нужно учитывать один важный нюанс: указанные данные должны заполняться полностью, то есть отражаться и в разделе 1, и в соответствующих блоках раздела 2. Ведь п. 6 ст. 81 НК РФ не говорит о том, что в уточненном расчете представляется только та информация, которая была неверно указана в первоначальном. При этом в строке «Номер корректировки» титульного листа проставляется «001».

Также не забудьте, что, если по итогам года обнаружена ошибка в разделе 1 расчета за I квартал, нужно представить уточненку за I квартал, за полугодие и за 9 месяцев, поскольку раздел 1 составляется нарастающим итогом (письмо ФНС от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@, вопрос № 7).

Если же ошибка была допущена на титульном листе или в разделе 2 расчета за I квартал, то уточнять расчеты за полугодие и за 9 месяцев не нужно, поскольку раздел 2 формируется поквартально.

Ошибки в строке 080

Если зарплата за третий месяц квартала была выплачена в следующем месяце, то в строке 070 «Сумма удержанного налога» и в строке 080 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» раздела 1 расчета за отчетный период проставляется «0». Если в строке 080 была отражена сумма налога, удержанная в следующем отчетном периоде, нужно представить уточненку за соответствующий период (письмо ФНС от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@, письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@, вопрос № 5).

Ошибки в КПП или ОКТМО

Если ошибка допущена в КПП или ОКТМО, нужно представить два расчета: уточненный и первичный. В уточненном расчете указывается:

• номер корректировки «001»;
• КПП и ОКТМО, которые были указаны в первоначальном расчете, то есть ошибочные значения;
• нулевые показатели во всех разделах расчета.

В первичном расчете необходимо проставить:

• номер корректировки «000»;
• правильные значения КПП и ОКТМО;
• показатели из первоначального расчета.

Даже если первичный расчет с правильными КПП и ОКТМО будет представлен позже установленного срока, налоговые органы не будут привлекать организацию к ответственности на основании п. 1.2 ст. 126 НК РФ (письма ФНС от 12.08.2016 № ГД-4-11/14772, от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@).

Заполняйте расчеты по НДФЛ с помощью пошаговых методик от экспертов сервиса, чтобы избежать ошибок, подачи уточненок и начисления штрафов

В каких случаях подаётся корректировка 6-НДФЛ

Какие-либо исправления в отчёте 6-НДФЛ запрещены. Если допущена ошибка, документ оформляется заново. В этом случае подаётся уточнённый отчёт.

Корректировка необходима, если неверно указаны:

• КПП;
• ОКТМО;
• код места учёта отчитывающегося лица;
• ставка налога;
• количество лиц, в отношении которых имели место начисления, а также:
  • суммы и даты получения этих выплат;
  • величины налогов;
  • даты их удержания и сроки выплаты.

Видео: особенности подачи корректировки расчёта 6-НДФЛ

Штрафы за предоставление некорректных данных

За каждый отчет с указанием искаженных данных, штраф равен 500 рублям. То есть, если в одном отчете по форме 6-НДФЛ присутствует 4 ошибки в расчетах на основании неверных данных, то санкция будет начислена в размере 2 000 рублей. Но если ошибки в расчетах были замечены должностными или иными лицами до проверки отчетной документации сотрудниками ФНС, штрафные санкции налагаться не будут (статья 126.1 НК РФ).

Налоговые инспекторы могут наложить штраф за любые ошибки в заполнении листов декларации: использование неверных кодов,, опечатки и грамматические ошибки, исправления, ошибки в арифметических расчетах и прочее. Однако, пункт 1 статьи 112 НК РФ предусматривает снижение размера штрафа, ссылаясь на смягчающие обстоятельства, приведенные в письме ФНС No ГД-4-11/14515 от 9 августа 2016 года:

• не зафиксированы попытки занижения налога;
• не выявлено последствий неблагоприятных для государственного бюджета;
• не были нарушены права физических лиц.

Пункт 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ предусматривает использование бумажного носителя только в том случае, если количество наемных сотрудников, получающих доход, не превышает 25 человек. В противном случае, происходит штрафа за ненадлежащий способ подачи документов.