Копия сзвм сотрудникам и подрядчикам выдавать или нет

Этот документ свидетельствует о стаже работника, и неважно договор какого типа был подписан с ним. Суть в том, чтобы работодатель (страхователь) даже за 1 отработанный день уплатил за сотрудника взносы. В будущем данная справка понадобится для правильного начисления пенсионных выплат.

Данные по форме СЗВ-М работодатель обязан предоставлять сотрудникам до 15-го числа каждого месяца, единовременно со сдачей отчетности в Пенсионный фонд. При увольнении СЗВ-М выдается в последний день работы сотрудника.

В ПФР страхователи предоставляют СЗВ-М по всем сотрудникам компании. Бухгалтер не имеет права предоставлять работнику точную копию СЗВ-М, так как в ней содержатся персональные данные других сотрудников (ИНН, ФИО, СНИЛС). Такую информацию раскрывать запрещено законом.

За распространение персонифицированных данных может быть применена административная и уголовная ответственность:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

• Бесплатный видео самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3 и 8.2;
• Самоучитель по новой версии 1С ЗУП 3.0;
• Хороший курс по 1С Управление торговлей 11.

• За разглашение недоступной информации должностным лицом полагается штраф для граждан от 500 до 1 000 руб., для официальных лиц – от 4 000 до 5 000 руб. (согласно ст. 13.14 КоАП РФ);
• За незаконный сбор или передачу информации, являющейся личной тайной по УК РФ, могут применить крупные штрафы до 300 000 руб. Также виновным могут приписать принудительные работы, сместить с определенных должностей или наказать заключением под стражу сроком до 4-х лет (п.2 ст. 137 УК РФ);
• Уголовное наказание в такой ситуации почти не применяется, но во избежание различного рода наказаний стоит соблюдать правила составления СЗВ-М и других отчетов.

Что такое справка СЗВ-М

СЗВ представляет собой аббревиатуру от «сведения о застрахованных входящие». Бланк имеет унифицированную форму и при его заполнении сотрудник обязан соблюдать ряд установленных законом правил. С помощью этого документа ПФР получает информацию обо всех лицах, работающих в штате организации и осуществляющих предусмотренные законом отчисления. Регулируется вопрос выдачи и составления ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» № 27 от 01.04.1996 года.

Подается выписка в государственный орган ежемесячно до 15 числа, вместе с другими отчетами. Благодаря документации обобщаются статистические данные относительно всех сотрудников, которые работают на территории страны и регулярно делают страховые отчисления. В процессе обработки составляется единая база, позволяющая узнать, где и в какой период времени работал гражданин.

В дальнейшем полученные сведения из СЗВ-М используются для контроля своевременной оплаты страховых взносов и начисления пенсии по возрасту. Благодаря систематизации гражданам не потребуется долго собирать справки или подтверждать «потерявшийся» страховой стаж.

Внимание! Форма СЗВ-М при увольнении составляется организацией, и выдается вместе с основной документацией. Отчетность обязательна для компаний, имеющих штат, состоящий хотя бы из одного человека. Адвокаты, нотариусы, самозанятое население, работающие самостоятельно, без привлечения персонала, освобождаются от предоставления таких бланков каждый месяц в ПФР.

Сроки сдачи СЗВ-М в 2020 году

Данные нужно подавать каждый месяц. Если страхователь хочет, например, сдать информацию в Пенсионный фонд России за октябрь, то нужно это сделать до 15 ноября — это число определено в пункте 2.2 статьи 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Если 15-е число месяца (после отчетного) выпадает на выходной, то сроки сдачи продлеваются до первого последующего рабочего дня.

Точные даты сдачи СЗВ-М и других отчетов в 2020 году можете посмотреть в нашем бухгалтерском календаре. Сроки сдачи отчетов за 2020 года с учетом выходных:

• за январь — до 17 февраля;
• за февраль — до 16 марта;
• за март — до 15 апреля;
• за апрель — до 15 мая;
• за май — до 15 июня;
• за июнь — до 15 июля;
• за июль — до 17 августа;
• за август — до 15 сентября;
• за сентябрь — до 15 октября;
• за октябрь — до 16 ноября;
• за ноябрь — до 15 декабря;
• за декабрь — до 15 января 2021 года.

Региональные отделения ПФР могут выставить графики сдачи отчетов для компаний. Такие графики есть во Владимирской, Новосибирской и Еврейской автономной областях. Особое внимание на график нужно обращать тем, кто сдает бумажный отчет. ПФР считает, что так спасает бизнесменов от очередей. За нарушение графика отделения нет штрафа — главное, отчитаться до 15 числа.

Отчет нужно сдать до 15 числа, но закон разрешает сделать это раньше срока. Однако, нельзя сдавать отчет раньше, чем кончится отчетный месяц. Иначе, ПФР вышлет отрицательный протокол. Это нужно, чтобы избежать неполного отчета: вы сдаете отчет 25 октября и в последние дни месяца принимаете на работу еще одного сотрудника.

Кроме ПФР, отчет СЗВ-М нужно выдавать уволенным сотрудникам в последний рабочий день. В этом отчете содержатся только сведения об увольняемом, а не о всех сотрудниках. По запросу сотрудника отчет тоже нужно предоставить. На это дано 5 рабочих дней.

Можно ли выдавать сотрудникам копии документа?

В соответствии с правилами, прописанными в статье 22 Федерального закона №27-ФЗ, изданного 1 апреля 1996 года, в обязанности страхователя входит обязанность бесплатно предоставлять всем застрахованным лицам копию сдаваемой отчетности, то есть предоставлять им те документы, в которых содержится информация из персонифицированного учета.

Помимо этого, в пункте 4 статьи 11 этого закона прямо говорится о том, что любая компания или частный предприниматель должны предоставлять своим сотрудникам копии этого документа, и эта обязанность официально закреплена за страхователем.

Инструкция по заполнению раздела I отчета СЗВ-М

Форма состоит из 4 разделов, каждый из которых обязателен для заполнения. Инструкция по заполнению поможет разобраться. В разделе 1 следует указать следующие реквизиты страхователя:

• регистрационный номер в ПФР. Он указан в уведомлении из Пенсионного фонда, полученном при регистрации. Также его можно узнать в местном отделении ПФР, налоговой инспекции либо на сайте nalog.ru
• наименование (краткое);
• в поле «ИНН» следует указать код в соответствии с полученным свидетельством о постановке на учет в налоговом органе;
• поле «КПП» индивидуальные предприниматели не заполняют. Организации при заполнении бланка указывают КПП, который был получен в ИФНС по месту нахождения (обособленные подразделения указывают КПП по своему месту нахождения).

Образец заполнения раздела I

Если договор ГПХ заключен со штатным сотрудником

Если работодателем заключается гражданско-правовой договор со своим сотрудником, уже числящимся в штате, информация в СЗВ-ТД по ГПХ-договору с ним не заносится. Кадровым документом договор ГПХ не считается, значит, и оснований для включения данных о нем в отчетность СЗВ-ТД, в отличие от работы того же сотрудника по трудовому договору, нет.

Таким образом, представлять сведения о договорах ГПХ в ПФР не нужно. Информация подается только по сотрудникам, работающим по трудовому договору, а подрядчики к таким лицам не относятся.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Ответственность за невыдачу СЗВ-М

Если работодатель в установленный срок не представляет требуемые сведения или предоставляет неполные либо недостоверные сведения, на него может быть наложен штраф — 500 рублей за каждое нарушение.

В случае обращения работника с жалобой в контролирующие органы или суд невыдача справки может быть расценена как нарушение трудового законодательства. Допустившему такое нарушение лицу может быть вынесено предупреждение. Также на физическое и юридическое лицо может быть наложен административный штраф, размер которого составляет (при вынесении наказания впервые) — от 1 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей, от 30 до 50 тысяч рублей — для организаций.

Кто освобожден от сдачи отчетности

Для отдельных категорий хозяйствующих субъектов и работников предусмотрены исключения. Отчет СЗВ-М не предоставляют:

• крестьянские фермерские хозяйства, где нет наемных работников;
• индивидуальные предприниматели, арбитражные управляющие, частнопрактикующие адвокаты и нотариусы, которые уплачивают фиксированные страховые взносы только за себя;
• работодатели в отношении иностранных граждан и лиц без гражданства, которые временно пребывают в России или работают дистанционно, на которых не распространяется обязательное пенсионное страхование;
• работодатели в отношении военнослужащих, сотрудников органов МВД и ФСБ (за исключением вольнонаемных), так как к ним обязательное пенсионное страхование не применяется, и для них государством предусмотрены иные гарантии.

Согласно абз. 2 п.4 ст. 11 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 года, необходимо предоставить СЗВ-М при увольнении сотрудника. Сделать это необходимо в день увольнения.
Заполните аналогично, как для сдачи в ПФР, но включите данные только уволившегося работника. Информация о других лицах является персонифицированной и предоставлять ее сторонним лицам и организациям запрещено, это устанавливается нормами об ответственности ст. 90 ТК РФ, ст. 13.11, 13.14 КоАП РФ, ст. 137 УК РФ и другими нормативно-правовыми актами.
Кроме того, получите от подтверждение, что документ выдан. Это можно сделать следующим способом:

• взять письменное подтверждение в свободном виде;
• сделать копию и на ней поставить подпись работника и дату предоставления;
• завести журнал выдачи, где будет прописана причина выдачи и подпись о получении.