Может ли компания учесть расходы на выплату премий сотрудникам

Премирование работников: правила оформления

Ст. 191 Трудового кодекса предусматривает, что за добросовестное исполнение трудовых обязанностей работодатель может поощрять своих работников. Как в этом случае все правильно оформить?

О том, какие премии выплачиваются в компании, работник должен узнать при приеме на работу. Причем это касается не только производственных премий, которые могут быть положены за выполнение каких-то обязательств, но и разовых премий — к свадьбе, рождению ребенка, окончанию вуза и другим событиям.

В ст. 68 ТК РФ говорится, что до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с Правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, коллективным договором, в котором, помимо всего прочего, может содержаться информация и о премировании.

Если компания заключает с работником договор ГПХ, то есть нанимает его как исполнителя, который выполняет обязанности по договору возмездного оказания услуг, то ни о какой премии речи быть не может. Поэтому, если при заключении договора ГПХ работодатель использует слово «премия», он сильно рискует — такой договор может быть переквалифицирован в трудовой. Поощрить человека, с которым заключен договор ГПХ, работодатель может, написав об изменении цены по договору.

Работник должен знать, как считается премия и что ему необходимо сделать, чтобы ее получить. Это важно, поскольку в ст. 252 НК РФ сказано, что все начисления принимаются в качестве расходов в том случае, если они отражены в трудовых и (или) коллективных договорах.

Работодатель должен отразить премирование одним из способов:

• непосредственно в трудовом договоре;
• сделать в трудовом договоре отсылку на коллективный договор, где говорится о премировании;
• сделать в трудовом договоре отсылку к Положению о премировании;
• написать в трудовом договоре, что нужно смотреть коллективный договор, а в коллективном договоре сделать отсылку к Положению о премировании.

В любом случае действует один принцип: взяв в руки коллективный договор, мы должны через Положение о премировании или через коллективный договор выйти на порядок начисления премий.

Иногда организация прописывает в трудовом договоре, что премия начисляется по решению руководителя. Однако этот вариант — рискованный, и он не является гарантией того, что налоговый эксперт лояльно отнесется к такой формулировке.

Премии работникам в соответствии с трудовым и налоговым законодательством

Из статьи Вы узнаете:

1. Как документально оформить начисление премий сотрудникам, чтобы избежать проблем при проверках налоговой и трудовой инспекции.

2. Какие премии можно учитывать в налоговых расходах при ОСНО и УСН.

3. Какими законодательными и нормативными актами регулируется порядок начисления премий и включения их в расходы при налогообложении.

Заработная плата сотрудников, как правило, складывается из нескольких частей: оплаты за труд (за фактически отработанное время, за фактически выполненный объем работы и т.д.), компенсационных выплат и стимулирующих выплат. К стимулирующим выплатам поощрительного характера относятся премии работникам. Разбиение заработной платы на фиксированную часть и премиальную часть отвечает интересам как работодателя, так и работника. У работодателя появляется возможность стимулировать работников на достижение более высоких показателей и результатов, и при этом не переплачивать им если такие показатели не достигнуты. А для работников премиальная часть заработной платы – это реальная возможность получать большее вознаграждение за свой труд. Именно поэтому практически во всех организациях и у индивидуальных предпринимателей-работодателей предусмотрено начисление премий сотрудникам, причем зачастую премии составляют наибольшую часть заработной платы. Учитывая данный факт, начисление и выплата премий является объектом повышенного внимания при проверках налоговой инспекции и государственной трудовой инспекции. Как привести начисление премий в соответствие с трудовым и налоговым законодательством и избежать проблем при проверках – читайте далее.

Что интересует налоговую инспекцию в части премий сотрудникам: правомерно ли отнесены расходы на заработную плату (в том числе на выплату премий) к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организаций или по единому налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения.

Что интересует государственную трудовую инспекцию: не нарушены ли права работников при начислении и выплате им заработной платы (в том числе премий).

Все премии работникам являются объектом обложения страховыми взносами в ПФР, ФСС, ФОМС (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ), поэтому при проверках ФСС и ПФР инспекторов интересует, как правило, общая сумма начисленных премий без детального анализа.

Документальное оформление премий

Согласно ТК РФ установление премий работникам является правом работодателя, а не его обязанностью. Это означает, что работодатель вправе утвердить систему оплаты труда, которая предусматривает премиальную составляющую (окладно-премиальную, сдельно-премиальную систему оплаты труда и т.д.) и отразить данный факт документально. Обратите внимание, если внутренними документами работодателя закреплена система оплаты труда, включающая премии, то в этом случае начисление и выплата премий сотрудникам, согласно внутренним соглашениям, является обязанностью работодателя. Неисполнение этой обязанности может повлечь обоснованные жалобы работников и серьезные претензии со стороны трудовой инспекции. В связи с этим важно правильно документально оформить порядок и условия премирования сотрудников.

В каких документах необходимо отразить условия и порядок премирования сотрудников:

1. Трудовой договор с работником. Условия оплаты труда, в том числе поощрительные выплаты, к которым относятся премии, являются обязательными для включения в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). При этом из трудового договора должно однозначно следовать, при каких условиях и в каком размере работнику будет выплачена премия. Существует два варианта закрепления в трудовом договоре условия о премировании: полностью прописать условия и порядок премирования или сделать ссылку на локальные нормативные акты, в которых содержатся данные сведения. Целесообразно использовать второй вариант, дать в трудовом договоре ссылку на локальные нормативные акты, потому что при внесении изменений в условия поощрения сотрудников, нужно будет только внести соответствующие изменения в эти документы, а не в каждый трудовой договор.

2. Положение об оплате труда, положение о премировании. В этих локальных нормативных актах работодатель устанавливает все существенные условия премирования сотрудников:

• возможность начисления премий сотрудникам (системы оплаты труда);
• виды премий и их периодичность (за результаты по итогам работы за месяц, квартал, год и т. д., разовые премии к праздничным датам и др.)
• перечень сотрудников, которым положены определенные виды премий (все работники организации, отдельные структурные подразделения, отдельные должности);
• конкретные показатели и методика расчета премий (например, определенный процент от оклада за выполнение плана продаж; фиксированная сумма и конкретные праздничные даты и т.д);
• условия, при которых премия не начисляется. Так, если работнику установлена премия за добросовестное исполнение трудовых обязанностей в фиксированном размере, то лишить работника этой премии можно только имея достаточные основания (неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией; нарушение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности; нарушение, повлекшее дисциплинарное взыскание и др.);
• и другие условия, установленные работодателем. Главное, чтобы все условия премирования сотрудников в совокупности не противоречили друг другу и позволяли однозначно определить кому из работников, когда и в каком размере работодатель обязан начислить и выплатить премию.

3. Коллективный договор. Если по инициативе работодателя и работников между ними заключен коллективный договор, то в нем также должны указываться сведения о порядке премирования работников.

! Обратите внимание: помимо того, что работник подписывает трудовой договор, работодатель должен под роспись ознакомить его с положением об оплате труда, положением о премировании, коллективным договором (при наличии).

Включение премий в налоговые расходы при ОСНО и УСН

Расходы на оплату труда в целях налогообложения при УСН принимаются в порядке, предусмотренном для расчета налога на прибыль организаций (пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому при включении расходов на оплату труда (в том числе на выплату премий) в расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и по УСН, следует руководствоваться статьей 255 НК РФ.

«В расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами и (или) коллективными договорами» (абз. 1 ст. 255 НК РФ). Согласно п. 2 ст. 255 НК РФ к принимаемым расходам на оплату труда в целях налогообложения относятся «начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели». Кроме того, по общему правилу, расходами в налоговом учете признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком (ст. 262 НК РФ).

Таким образом, соединив все требования Налогового кодекса РФ, приходим к следующему выводу. Расходы на премии сотрудникам уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль и по единому налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, при одновременном соблюдении следующих условий:

1. Выплата премий должна быть предусмотрена в трудовом договоре с работником и (или) в коллективном договоре.

Порядок отражения условий премирования в трудовом договоре мы рассмотрели выше: либо закрепление их в самом трудовом договоре, либо ссылка на локальные нормативные акты работодателя. Коллективный договор с работниками заключают далеко не все работодатели, однако, если он все-таки имеется, то в нем также должна быть предусмотрена возможность выплаты премий и порядок премирования.

! Обратите внимание: одного приказа руководителя на выплату премий не достаточно для включения премий в расходы. Премирование работников обязательно должно быть предусмотрено в трудовом договоре с работником и (или) в коллективном договоре. В противном случае налоговики имеют все основания снять «премиальные» расходы и доначислить налог на прибыль или налог при УСН. Такая позиция налоговых органов подтверждается многочисленными судебными решениями в их пользу.

2. Необходима прямая взаимосвязь между начисляемой премий и «производственными результатами» работника, то есть премия должна быть экономически обоснованной, связанной с получением доходов организацией или ИП.

Таким образом, особое внимание нужно уделять формулировке, согласно которой начисляются премии. Например, премии к юбилею (новому году, к отпуску и т.д.), а также премии за высокие достижения в спорте, за активное участие в общественной жизни компании и т.п. никакого отношения к результатам трудовой деятельности работника не имеют, поэтому их принятие к налоговому учету неправомерно (Письмо Минфина России от 24.04.2013 N 03-03-06/1/14283). Если же премии начисляются, например, за конкретные трудовые показатели (выполнение/перевыполнение плана продаж, плана производства и т.д.), за внедрение предложений, принесших экономическую выгоду, то их без сомнения можно учитывать в налоговых расходах. Кроме того, если сумма премий подтверждается расчетами (например, процент от суммы договоров с новыми клиентами, от суммы полученной прибыли и т.д.), то у инспекторов не останется никаких шансов снять расходы на выплату таких премий.

! Обратите внимание: нередко премии сотрудникам начисляются примерно с такой формулировкой «За своевременное и добросовестное исполнение своих обязанностей». Если Вы хотите включить премии в налоговые расходы, лучше не пользоваться этой формулировкой, потому, что своевременное и добросовестное исполнение своих трудовых обязанностей является обязанностью работника, а не объектом дополнительного стимулирования. Налоговики в этом случае, скорее всего снимут такие расходы. Поэтому если невозможно привести конкретные трудовые показатели для начисления премии, то лучше указать «За результаты работы по итогам месяца (квартала, года и т.д.)». В этом случае есть вероятность отстоять право включения таких премий в налоговые расходы.

Еще один момент: источник выплаты премий. Если в качестве источника выплаты премии, или в качестве базы для расчета указана прибыль, а фактически получен убыток, то такие премии нельзя учитывать в расходах при налогообложении.

3. Начисление премий должно быть оформлено надлежащим образом.

Основанием для начисления премии сотрудникам является приказ о премировании. Для составления приказа о премировании можно воспользоваться унифицированными формами: Приказ (распоряжение) о поощрении работника (Унифицированная форма № Т-11) и Приказ (распоряжение) о поощрении работников (Унифицированная форма № Т-11а), которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако с 1 января 2013 года применять унифицированные формы не обязательно (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Поэтому приказ о премировании можно составить по произвольной форме, которая утверждена в организации.

Главное на что нужно обратить внимание, заполняя приказ на премирование:

• мотив поощрения должен соответствовать виду премии, поименованной в трудовом договоре, локальных нормативных актах, коллективном договоре (со ссылкой на эти документы);
• из приказа должно быть понятно, каким сотрудникам начисляется премия (конкретные работники с указанием ФИО);
• должна быть указана сумма премии каждому сотруднику (сумма премии должна соответствовать расчетным данным);
• необходимо указать период начисления премии.

4. Премирование руководителя организации (не являющегося ее единственным учредителем) лучше оформить не приказом самого руководителя, а решением учредителя (общего собрания учредителей).

Это связано с тем, что работодателем по отношению к руководителю организации выступают ее учредители. Соответственно, в их компетенции устанавливать условия выплаты премии и ее размер руководителю.

Отражение премий в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете начисление премий отражается так же, как вся заработная плата на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами учета затрат (20, 26, 25, 44). Так как премии работникам облагаются НДФЛ, то выплата премий осуществляется за вычетом удержанного НДФЛ.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!

Законодательные и нормативные акты:

1. Трудовой кодекс РФ

2. Налоговый кодекс

3. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»

4. Письмо Минфина России от 24.04.2013 N 03-03-06/1/14283

Как ознакомиться с официальными текстами документов Вы узнаете в разделе Полезные сайты

Условия оплаты надбавки

Условия, при которых возможно назначение и выплата надбавок, различаются в зависимости от вида выплат. Для поощрения общего характера, например, ко дню основания компании, условия существенно иные, чем в случае разового вознаграждения профессиональных достижений конкретного работника.

Наличие среди расходов компании такой статьи, как выплата разовых премий сотрудникам, напрямую зависит от заинтересованности самих работников. Следует понимать, что подобное действие со стороны работодателя означает поощрение дополнительных усилий премируемого.

Получение разовой премии – это признание ценности личного вклада сотрудника в деятельность компании. Как минимум, ценность прилагаемых работником усилий должна оправдывать расходы компании на выплату поощрения.

Иначе выплата премий из способа стимулировать работников к новым трудовым свершениям перемещается в плоскость неоправданных издержек.

Ответственность за нарушение сроков

Новое законодательство значительно повышает степень ответственности работодателей за нарушение сроков выплаты зарплаты. В том числе, увеличились административные штрафы для ИП, организаций и руководителей организаций. В два раза увеличился и размер компенсации за задержку зарплаты.

В связи с тем, что премии являются частью зарплаты, повышение ответственности относится и к ним. Причем административные штрафы могут быть применены за каждого сотрудника, несвоевременно получившего премию.

Опишите, почему вы пишете жалобу на этот ответ

В рассматриваемом случае есть риск, что контролирующие органы признаю премии подарками, которые не учитываются в расходах по налогу на прибыль. Если Вы учли данные премии в расходах, то налоговые органы могут посчитать это неправомерным и исключить расходы (т.е. посчитать, что Вы занизили базу по налогу и уплатить его в меньшем размере).

В соответствии со ст. 255 НК РФ расходами признаются выплаты в пользу работников, предусмотренные законодательством РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Однако согласно п. 21 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы на любые виды вознаграждений руководству или работникам, помимо выплачиваемых на основании трудовых договоров.

Возникает вопрос: можно ли учесть в расходах премии, не поименованные в трудовых договорах?

По данному вопросу существует две точки зрения.

Согласно официальной позиции выплаты в пользу работника признаются расходами, если они установлены в трудовом договоре с конкретным работником. Если выплаты предусмотрены коллективным договором или локальным нормативным актом, трудовой договор должен содержать ссылку на указанный документ.

Аналогичную точку зрения высказывают и авторы. Есть примеры судебных решений, подтверждающих данную позицию.

В то же время в других разъяснениях Минфина России сделан следующий вывод: если выплата премии предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором, то такие расходы на основании ст. 255 НК РФ должны учитываться при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Есть судебные решения, из которых следует, что премии признаются расходами, даже если в трудовом договоре отсутствует условие об их выплате. Аналогичную точку зрения высказывают и авторы.

Премии — это выплаты стимулирующего характера, которые выплачиваются работникам за добросовестное выполнение трудовых обязанностей или достижение определенных трудовых показателей. Премии выплачиваются в сроки, установленные коллективным договором или локальным нормативным актом вашей организации (ст. ст. 129, 191 ТК РФ, Письмо Минтруда от 14.02.2017 N 14-1/ООГ-1293, Информация Роструда).

Чтобы подтвердить, что выплата действительно является премией, учитываемой в расходах на оплату труда, а не подарком, нужны три документа (Письма Минфина от 18.02.2016 N 03-05-05-01/9022, ФНС от 01.04.2011 N КЕ-4-3/5165):

1. документ, устанавливающий порядок назначения и выплаты премий (в том числе показатели, учитываемые при назначении премии, порядок определения суммы премий, условия выплаты премий и т.п.). Если таким документом является коллективный договор или локальный нормативный акт (например, положение об оплате труда), в трудовом договоре работника должна быть ссылка на этот документ;
2. документ, подтверждающий выполнение работником условий премирования. Это может быть служебная записка непосредственного руководителя о достижении работником конкретных трудовых показателей или расчет суммы премии;
3. приказ о выплате премии (Т-11 или Т-11а).

Премии к государственным, профессиональным или корпоративным праздникам не учитываются в налоговых расходах ни при ОСН, ни при УСН, облагаются НДФЛ и страховыми взносами (Письма Минфина от 07.02.2017 N 03-15-05/6368, от 09.07.2014 N 03-03-06/1/33167).

Штраф за неуплату налогов и страховых взносов — 20% от суммы, не уплаченной в результате занижения базы или иного неправильного исчисления. А если неуплата умышленная — 40% от этой суммы (п. п. 1, 3 ст. 122 НК РФ, ст. 26.29 Закона N 125-ФЗ).

Кроме штрафа, при неуплате налога (взносов) будут начислены еще и пени.

Признание расходов на выплату премий

в зависимости от их вида

Стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты) являются элементами системы оплаты труда в организации.

По общему правилу, установленному в п. 1 ст. 252 НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При этом расходы, не соответствующие указанным требованиям, согласно п. 49 ст. 270 НК РФ в целях налогообложения прибыли организаций не учитываются.

│Учитываются в расходах при исчислении ││Не учитываются в расходах при│

│налога на прибыль ││исчислении налога на прибыль │

│Премии, являющиеся элементами системы ││Выплаты в пользу работников, │

│оплаты труда, осуществляемые на основании ││не связанные с их │

│трудового договора, локального нормативного││производственными │

│акта (положения о порядке оплаты труда, ││результатами, независимо от │

│коллективного договора и пр.) ││их названия │

│Премии, выплачиваемые работникам за ││Премии к юбилейной дате, │

│производственные результаты, ││празднику, в связи с выходом │

│профессиональное мастерство, высокие ││работника на пенсию и пр. │

│достижения в труде и иные подобные ││ │

│показатели, если порядок, размер и условия ││ │

│их выплаты предусмотрены трудовыми ││ │

│договорами (контрактами) и (или) ││ │

│коллективными договорами, а также ││ │

│локальными нормативными актами ││ │

Итак, расходы, связанные со стимулирующими выплатами работникам организации, осуществляемые на основании трудового договора, локального нормативного акта (положения о порядке оплаты труда, коллективного договора и пр.), могут быть учтены в составе расходов для целей налогообложения прибыли организаций при условии, что такие расходы соответствуют требованиям ст. 252 НК РФ. Если выплаты в пользу работников не связаны с их производственными результатами, независимо от их названия данные выплаты не учитываются в составе расходов в целях налогообложения прибыли организаций, так как они не соответствуют критериям названной статьи. Именно такие разъяснения представлены в Письмах Минфина РФ от 16.12.2016 N 03-03-06/1/75456, от 22.07.2016 N 03-03-06/1/42954, от 18.02.2016 N 03-05-05-01/9022, от 16.10.2015 N 03-03-06/59431.

Подводим итоги

• С премий, выданных сотрудникам, необходимо уплатить в бюджет НДФЛ и страховые взносы.
• НДФЛ уплачивается со всех видов премий, независимо от их назначения и регулярности выплаты.
• В настоящий момент нет единой точки зрения относительно необходимости начисления страховых взносов на премии, выданные по случаю праздника, юбилея или иного события.
• Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами подарки или материальная помощь в размере, не превышающем 4 000 руб. за год.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Может ли компания учесть расходы на выплату премий сотрудникам

Барбой А. Я.
налоговый консультант,
аудитор, лектор
профессиональных семинаров

Как правило, премии – наиболее эффективный инструмент, с помощью которого повышается мотивация работников и тем самым возрастает их производительность. Поэтому работодатели охотно включают этот вид вознаграждения в свою систему оплаты труда и готовы нести связанные с этим дополнительные расходы. Но не все виды премий могут быть учтены в расходах.

Право работодателей поощрять своих сотрудников предусмотрено абз. 4 ч. 1 ст. 22 ТК РФ. Однако в этом документе не определен конкретный перечень видов поощрительных выплат. Так, в ст. 191 ТК РФ перечислены лишь некоторые виды поощрений работников, добросовестно выполняющих свои обязанности. В состав таких выплат входят премия и благодарность; награждение ценным подарком либо почетной грамотой; не забыто и представление к званию «Лучший по профессии». При этом существуют и другие виды поощрений работников, которые могут быть приемлемы в каждом конкретном случае. Например, это могут быть доплаты, премии, надбавки за высокую квалификацию, знание иностранных языков, стаж работы в организации и т. п. Одним словом, каждый работодатель имеет полную свободу в выборе поощрительных выплат для своих сотрудников.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Решение о выплате непроизводственной премии принимает руководитель организации.

Следовательно, трудовым, коллективным договором либо иным внутренним нормативным документом могут быть установлены любые выплаты подобного характера. Самое главное, чтобы эти выплаты соответствовали своему прямому назначению, способствуя стимулированию работников в части повышения профессионализма и добросовестного отношения их к своим обязанностям, позволили работодателям наиболее эффективно подойти к привлечению необходимых специалистов высокой квалификации, минимизировали текучесть кадров.

Скажем сразу, что на практике один из наиболее распространенных аспектов в организации работы по выплате премий – документальное оформление системы поощрений. При этом основополагающим документом является Положение о премировании работников организации. Этот документ относится к внутренним локальным нормативным актам, которым устанавливают виды возможных премий, периодичность и основание их выплаты работникам и, конечно же, порядок расчета.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Возможность выплаты премии непроизводственного характера не обязательно отражать в положении о премировании.

Как учесть в расходах?

Организация, применяющая УСН, при выплате премий своим работникам вправе учитывать их в расходах для целей налогообложения в соответствии с пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ. Причем в п. 2 ст. 255 НК РФ приведен перечень некоторых видов премий, который является открытым, а это значит, что на его основании могут быть учтены и иные вознаграждения. При этом важно для цели налогообложения учесть и требования п. 1 ст. 252 НК РФ. В связи с этим «упрощенцам» необходимо в обязательном порядке установить четкие условия премирования для каждого конкретного вида поощрения. Помимо этого необходимо располагать документами, подтверждающими фактическое выполнение сотрудниками организации условий, предполагающих премирование. При этом если премия назначается и выплачивается за производственные результаты, то для этого работодателю необходимо выполнить ряд условий. Назовем основные из них.

Во-первых, необходимо разработать внутренний локальный нормативный документ. Таким документом может быть Положение о премировании либо один из пунктов коллективного договора. Условия премирования могут быть прописаны и в трудовом договоре, заключаемом с каждым сотрудником при приеме на работу. С целью минимизации претензий со стороны налоговых органов рекомендуем основания для выплаты премий устанавливать, используя показатели, которые можно реально соизмерить. Например, досрочное выполнение производственного плана, плана продаж, перевыполнение объема работ с конкретными плановыми и фактическими показателями. Важно избегать неопределенных формулировок. Например, таких как «за высокие показатели в труде». В этом документе необходимо также установить источники выплаты обозначенных премий, их размеры и порядок расчета.

Во-вторых, в соответствии со ст. 252 НК РФ в обязательном порядке должны быть в наличии документы, подтверждающие выполнение работником условий для премирования. К таким документам можно отнести служебную записку либо ходатайство с фактическими показателями работы сотрудника, представленное непосредственным руководителем.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Если премия начислена работникам по случаю праздника, дня рождения, юбилейной даты и т. п., носит разовый и непроизводственный характер, то расходы на выплату такой премии следует отнести к прочим расходам.

В-третьих, не следует забывать и о перечне расходов, не принимаемых для целей налогообложения, которые поименованы в ст. 270 НК РФ. Это относится к премиям, выплачиваемым работникам за счет чистой прибыли, средств специального назначения и целевых поступлений. Иными словами, если даже выплата подобных премий предусмотрена соответствующим внутренним локальным нормативным актом, то организация все равно не вправе учитывать их в составе расходов для цели налогообложения.

В-четвертых, для формирования полного комплекта документов, подтверждающих расходы по назначению и выплате премий, необходимо оформить соответствующий приказ либо распоряжение руководителя. Для оформления этого документа можно наряду с типовыми формами № Т-11 или № Т-11а (для премирования группы сотрудников) использовать и самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем организации.

ВАЖНО В РАБОТЕ

Премия непроизводственного характера облагается страховыми взносами на обязательное социальное страхование от НС и ПЗ.

Довольно-таки часто организации выплачивают своим сотрудникам еще и премии по итогам работы за календарный год – так называемую тринадцатую зарплату. Эта премия по своей сути является также стимулирующей выплатой, ибо она направлена на повышение мотивации сотрудников и их по-ощрение.

Исходя из изложенного, можно сделать вывод, что при соблюдении указанных условий организации, применяющие УСН, вправе учитывать в составе расходов на оплату труда все виды премий производственного характера. К тому же в целях минимизации налоговых рисков «упрощенца» они должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными. Напомним, что в налоговом учете при УСН такие расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, когда была произведена их фактическая выплата работникам (ст. 347.17 НК РФ).

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Обычно премии выплачиваются в денежной форме в месяце, следующем за месяцем их начисления, зачастую вместе с заработной платой.

В каких случаях премия является гарантированной выплатой?

Так, если в соответствующем внутреннем локальном нормативном документе определена регулярность выплаты премии (раз в месяц, квартал, ежегодно), то такая премия является для работников гарантированной денежной выплатой. В этом случае работодатель не вправе уклониться от такой выплаты, ибо добровольно принял на себя такую обязанность.

Если же в вышеобозначенных документах условие о выплате премии сформулировано не как прямая обязанность работодателя, а лишь упомянуто о его праве начислять ее в соответствии с принятой в организации системой оплаты труда, то такая формулировка снимает с него обязанность по регулярной выплате премии. При этом в случае ее выплаты оформление руководителем соответствующего приказа также необходимо.

Как видим, для того чтобы не возникло проблем в будущем, работодателю следует быть предельно внимательным при оформлении не только трудового договора с работником, но и иных кадровых документов. В трудовом договоре можно прописать следующий пункт, посвященный премиям:

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Любые непроизводственные премии, даже если они не предусмотрены трудовым договором (или) коллективным договором или же локальным нормативным актом, а выплачиваются по приказу руководителя, включаются в базу для начисления страховых взносов.

«Премирование работников ООО «Стандарт» осуществляется согласно действующему в организации положению о премировании и в соответствии с приказом руководителя. До заключения настоящего договора руководитель знакомит работника с содержанием этого положения, согласие с которым претендент выражает посредством своей подписи».

Положение же о премировании должно иметь свою структуру, определяемую работодателем, поскольку типовой формы такого документа нет. Однако, руководствуясь сложившейся практикой, укажем на отдельные обязательные моменты, которые необходимы в его содержании и которые необходимо учесть при его составлении. Основные рекомендации по оформлению этого важного документа представим в пошаговом оформлении.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Трудовое законодательство напрямую предусматривает выплату только премий за добросовестное исполнение трудовых обязанностей.

Шаг 1. На этом этапе руководитель должен установить, кому и за что выплачивать премии. В положении желательно показать не только максимальный перечень премий, но и условия премирования, указать и категории премируемых работников с разбивкой их по должностям либо отделам. Необходимо указать и виды премий: единовременные (разовые) либо периодические (ежемесячные, квартальные, годовые).

Не лишним будет обозначить в этом документе и условия, при которых можно лишить работника премии. Желательно в этом положении предусмотреть и соответствующий документооборот.

Шаг 2. На втором этапе следует определиться с размерами премиальных выплат. При этом премии могут быть как фиксированными, так и расчетными с установленным алгоритмом расчета. А также желательно прописать в положении, что размер премии в каждом конкретном случае назначает руководитель организации с определением ее предела. Например, не более величины оклада сотрудника.

Шаг 3. Порядок учета премий. На этом этапе важно определить период выплаты премий, ибо, работая на УСН, организация применяет кассовый метод учета расходов в соответствии с п. 2 ст. 346.17 НК РФ.

Исходя из изложенного, важно помнить, что премии уменьшают налоговую базу при УСН только в том случае, если они связаны с производственными результатами, ибо такая премия – составляющая заработной платы. Это требование ст. 255 НК РФ является обязательным для «упрощенцев» на основании п. 2 ст. 346.16 НК РФ.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Виды, размеры и прочие ключевые моменты процедуры премирования в организации могут быть регламентированы локальным нормативным актом, например положением о премировании.

Премия после увольнения

Считаем необходимым указать, что премия выплачивается только тем работникам, которые на момент начисления премии состоят в трудовых отношениях. Работодатель имеет на это полное право. Это означает, что уволившимся работникам организация вправе премии не выплачивать. Такое условие, прописанное в соответствующем внутреннем локальном нормативном акте, не может рассматриваться в качестве ущемляющего права работников.

При желании работодатель также может поступить и иначе, т. е. премировать уволившихся работников, а в качестве оснований для выплаты премии установить, что на момент начисления премии считать трудовые отношения продолжающимися.

ПОЗИЦИЯ МИНФИНА

Отсылка в трудовом договоре к действующему у работодателя локальному нормативному акту означает, что соответствующие выплаты предусмотрены договором.

Работники, ознакомившись с этим условием путем подписания трудового договора или ознакомившись с соответствующим внутренним локальным нормативным актом работодателя, вправе принимать решение о начале (продолжении) или прекращении трудовых отношений с этим работодателем. В случае несогласия с принятым работодателем решением и уволившись раньше времени, до начисления премии, они тем самым соглашаются с неполучением ее, даже не подкрепив свое мнение подписью.

Пример из практики.

Выдержка из Положения о премировании, утвержденного генеральным директором ООО «Стандарт»: «Премия предусмотрена для работника, проработавшего в отчетном году в организации более одного месяца». Работник уволился до издания приказа о выплате премии по п. 3 ст. 77 ТК РФ по заявлению об увольнении (по собственному желанию).

Возник спор между руководителем и работником, решение по которому было принято в судебном порядке. Суд учел тот факт, что на момент издания приказа о выплате премии за 2013 год трудовые отношения между сторонами отсутствовали, что дало основание суду принять решение не в пользу уволившегося работника.

ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ

Отношения по оплате труда можно считать установленными, если из условий трудового договора можно достоверно определить, какая сумма заработной платы причитается ему за фактически выполненный объем работы.

Премия по решению директора

Зачастую на практике случается, что решение о премировании принимает генеральный директор исходя из своих субъективных суждений. К тому же эти выплаты порой не подкрепляются никакими расчетами. В этом случае для цели налогообложения УСН эти выплаты не принимаются, ибо они необоснованы, документально не подтверждены, а значит, не удовлетворяют п. 1 ст. 252, ст.ст. 255, 346.16 НК РФ, даже если они носят производственный характер.

ПЕРВОИСТОЧНИК

К расходам на оплату труда относятся начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели.

Премии к празднику

Тут же возникает вопрос: можно ли для цели налогообложения «упрощенца» отнести на расходы премии сотрудникам организации, выплачиваемые в связи с профессиональными праздниками, знаменательными датами, персональными юбилейными датами, а также поощрения сотрудников за успехи в спорте и т. д.? По мнению финансистов и контролирующих органов, эти премии нельзя относить на расходы для целей налогообложения, ибо эти выплаты не зависят от результатов выполненных работ (см. письма Минфина России от 22.11.2012 № 03-04-06/6-329, от 28.05.2012 № 03-03-06/1/281, от 23.04.2012 № 03-03-06/2/42). Арбитры также принимают позицию финансистов и контролирующих органов и указывают, что подобные выплаты не связаны с конкретными результатами труда и носят разовый характер, а значит, не могут быть учтены в составе расходов (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 02.05.2012 № А74-2038/201).

Отражение премий в справке 2-НДФЛ и расчетном листке

Все доходы сотрудника (в том числе и те, что выплачиваются нерегулярно), отражаются в документах:

• расчетном листке;
• справке 2-НДФЛ.

Премия обозначается в том месяце, когда и была произведена фактическая выплата (а не когда было принято соответствующее решение). Для отметки используются такие коды.

Дата получения премиального дохода – это дата зарплаты, т.е. последний день соответствующего месяца. Именно так и нужно отразить премию в справке 2-НДФЛ.

Как законно не платить налог: 3 способа и практический пример

С самой премии налог оплачивается в полном объеме, даже если сотрудник принадлежит к льготным категориям (многодетная мать, инвалид любой группы и др.). Однако в некоторых случаях выплату работнику можно на законных основаниях не рассматривать как премию, а определить ее как:

1. Материальную помощь в связи со сложными жизненными обстоятельствами в жизни работника и его семьи.
2. Компенсацию стоимости лекарств для работника или членов его семьи.
3. Получение ценного подарка к знаменательной дате.

Бывший сотрудник компании вышел на пенсию и в настоящий момент проходит лечение в связи с хроническим заболеванием. Его сын трудится в той же компании, постоянно выполняет план и относится к выполнению своих обязанностей исключительно добросовестно. Директор принимает решение о награждении сотрудника премией в размере 30000 рублей по итогам года.

В этом случае НДФЛ можно исчислять не со всей суммы, а только с ее части, поскольку:

1. 4000 рублей можно рассмотреть как ценный подарок к Новому году. Эту сумму можно разбить и на несколько частей – например, подарки ко дню рождения, профессиональному празднику и т.п. Но общий размер за 1 календарный год не должен превышать 4000 р.
2. Материальная помощь также может максимально составить 4000 р. Решение о ее выплате работодатель принимает добровольно, в зависимости от конкретных обстоятельств, наступивших в жизни сотрудника.
3. Наконец, определенная часть в пределах той же суммы (4000 рублей) может пойти и на оплату медикаментов. Если же лекарства дорогостоящие, то вся сумма сверх этого лимита все равно подлежит налогообложению.

Таким образом, сумма 12000 рублей освобождается от налога НДФЛ, поэтому удержать его можно только с оставшейся части. т.е. с 18000 рублей, т.е. 2340 р. Поэтому на руки работнику полагается 30000-2340 = 27660 р. Если же рассматривать всю эту сумму как премию за трудовые достижения или выплату к знаменательной дате, то НДФЛ составил бы 13% от 30000 рублей, т.е. 3900 р, а на руки сотрудник получил бы 26100 рублей.

Полный список основания для освобождения от налога перечислен в Налоговом кодексе (статья 217). Указывается, что по каждому пункту максимальная необлагаемая сумма составляет 4000 рублей.

Важно понимать, что в этих случаях работодатель фактически дарит определенную сумму своему сотруднику. Поэтому между сторонами необходимо составить договор дарения. Этот договор составляется в произвольной форме, его необязательно заверять нотариально.

Таким образом, премиальная выплата всегда облагается налогом на доходы, даже если она имеет нетрудовой характер. Однако есть несколько случаев, когда работодатель на законных основаниях может рассмотреть денежную выплату в качестве материальной помощи или подарка, а не премии. Тогда налог не оплачивается в пределах указанных выше сумм.