Когда нужна бухгалтерская справка по ндфл

Справку 2-НДФЛ составляют на каждого работника, а также на граждан, которым фирма выплачивала доход по гражданско-правовым договорам. В ней указывают все доходы, полученные физлицом в истекшем году, а также суммы налоговых вычетов и суммы исчисленного и удержанного НДФЛ за год. Такие справки 2-НДФЛ имеют признак «1».

Форма справки утверждена приказом ФНС России от 2 октября 2018 года № ММВ-7-11/566@.

Федеральный закон от 29 сентября 2019 № 325-ФЗ изменил сроки подачи отчетности по НДФЛ, начиная с 2020 года. Справки 2-НДФЛ за 2019 год нужно представить не позднее 1 марта 2020 года. Но поскольку 1 марта 2020 года это воскресенье, крайний срок сдачи 2-НДФЛ переносится на понедельник, 2 марта.

Напомним, ранее для сдачи таких справок был установлен более поздний срок – не позднее 1 апреля.

Справки 2-НДФЛ для сдачи в налоговую инспекцию и справки 2-НДФЛ для сотрудников различаются. Справка для сотрудников – «сокращенный» вариант справки 2-НДФЛ с признаком «1». В ней на одном листе отражают только необходимые сведения о налоговом агенте, физлице — сотруднике, его доходах и вычетах.

Куда требуется справка 2-НДФЛ

В налоговую инспекцию справку 2-НДФЛ обязательно предоставляют в 2 случаях:

1. Налоговым агентом были выплачены доходы, с которых он должен удержать и перечислить подоходный налог в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ). Это справка с признаком 1. С 2020 года она подается в ИФНС до 1 марта года, следующего за истекшим (за 2019 год — до 02.03.2020).
2. Налоговым агентом были выплачены доходы, с которых не было возможности удержать налог. В такой ситуации налоговому агенту нужно известить инспекцию и налогоплательщика о невозможности удержать налог справкой с признаком 2 — тоже не позднее 1 марта (п. 5 ст. 226 НК РФ). Также по таким налогоплательщикам чиновники требуют сдавать и справку с признаком 1 (см., например, письмо ФНС от 30.03.2016 № БС-4-11/544). Отметим, что эти требования относятся к периодам, когда действовали разные сроки сдачи справок с признаком 1 и 2. Сейчас сроки совпадают. Интересно, поменяется ли позиция контролеров или они все равно продолжат требовать оба варианта.

Если физическое лицо обращается к налоговому агенту с заявлением о выдаче справки 2-НДФЛ, то, скорее всего, она нужна ему:

• для передачи на новое место работы, чтобы получить стандартные налоговые вычеты, поскольку для предоставления таких вычетов учитываются все доходы с начала года, включая доходы, полученные от прежнего работодателя (абз. 2 п. 3 ст. 218 НК РФ);
• составления декларации 3-НДФЛ, заполняемой на основе сведений из справки 2-НДФЛ;
• представления по иному месту требования (например, при оформлении кредита в банковском учреждении).

Нужно отметить, что налогоплательщик не обязан сообщать, для каких целей ему понадобилась или куда нужна справка 2-НДФЛ. Налоговый агент при этом не может отказать в выдаче справки 2-НДФЛ. Справка должна быть выдана не позже 3 рабочих дней с момента получения налоговым агентом заявления от физического лица (ст. 62 ТК РФ). В противном случае к налоговому агенту могут быть применены меры ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Если налогоплательщик запрашивает справку 2-НДФЛ в середине года, налоговый агент заполняет ее на основании имеющихся у него данных на тот момент времени.

Как заполнить справку с признаком «2»? Что делать, если сотрудник из закрытого обособленного подразделения просит справку? Как оформить 2-НДФЛ при реорганизации? Ответы на эти и другие вопросы ищите в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Зачем нужна бухгалтерская справка

В подавляющем большинстве случаев форма справки 2-НДФЛ требуется для предоставления в финансовые организации от потенциальных заемщиков для открытия различных кредитных программ. Также физическое лицо может получить запрос от нового работодателя на подготовку соответствующего документа.

Стоит отметить, что в некоторых случаях справка может быть предоставлена сотруднику в автоматическом порядке после его увольнения.

Кроме того, 2-НДФЛ необходима и при оформлении налогового вычета, который может быть предоставлен некоторым категориям граждан на основании положений законодательства.

Среди остальных случаев особенно стоит выделить следующие:

• для расчета актуальной суммы пенсионных выплат;
• при усыновлении ребенка;
• в процессе участия в судебном разбирательстве при решении споров трудового характера;
• при расчете алиментных выплат;
• при обращении в посольство или консульство для оформления визы.

В рассматриваемую документацию всегда включаются следующие информационные разделы:

• данные о работодателе, включая его актуальные реквизиты и полное название;
• сведения о сотруднике, который осуществляет свою трудовую деятельность на предприятии на постоянной основе;
• сумма дохода, который на ежемесячной основе облагается по установленной ставке в 13 процентов;
• налоговые вычеты имущественного и социального характера;
• актуальная кодификация совершаемых операций;
• общая величина доходов сотрудника за определенный отчетный промежуток времени и размер удержанного налогового сбора.

Образец составления бухгалтерской справки с перерасчетом НДФЛ

Для сотрудника

Сотрудник конкретной организации может рассчитывать на получение справки по форме 2-НДФЛ в нескольких случаях. Например, если работник желает устроится на постоянное место работы в другое предприятие при условии оформления налогового вычета. В таком случае должна в обязательном порядке учитываться сумма доходов физического лица, полученных с начала отчетного периода.

В качестве другого основного случая востребования можно выделить ситуацию. Связанную с подготовкой документа по форме 3-НДФЛ. Для составления документа может пригодится информация, содержащаяся в форме 2-НДФЛ. Стоит отметить факт того, что физическим лицам справка может пригодится и для реализации других целей, например, для оформления кредитной программы в банке.

При оформлении соответствующей документации каждое лицо имеет законные основания для воздержания от уведомления уполномоченного бухгалтера о фактической цели. Однако, законодательство не регламентирует ответственность для тех случаев, когда бухгалтерия отказывается выдавать документ без объяснения причин.

Все справки подобного рода формируются в течение трех рабочих дней. В соответствии с положениями статьи 5.27 КоАП РФ на налогового агента могут быть наложены определенные штрафные санкции и пени за невыполнение данного требования.

Важно обратить особое внимание на факт того, что в соответствии со статьей 231 Налогового Кодекса РФ все агенты должны осуществлять своевременное информирование физических лиц о фактах удержания НДФЛ и об актуальной сумме налогового сбора в течение 10 рабочих дней до фактического момента осуществления операции. Официальная форма уведомления не устанавливается существующими нормами федерального законодательства.

Для налоговой

Территориальная налоговая служба также может запросить справку по форме 2-НДФЛ. Она может понадобится в случае перечисления налоговым агентом всех доходов, с которых требуется удержать установленную сумму подоходного налога или в ситуациях, когда удержание налога не представляется возможным.

В рамках второго случая каждый конкретный налоговый агент должен обязательно уведомить сотрудников налоговой о соответствующем факте в течение 30 дней, но справка о доходе сотрудника все равно предоставляется.

Предприятие может быть освобождено от такого обязательства в случаях:

• выплаты заработной платы тем категориям граждан, которые должны перечислять сумму подоходного налога в бюджет в самостоятельном порядке;
• выплаты средств, с которых сотрудник организации сам оформляет НДФЛ;
• выплаты доходов, которые не попадают под обязательное налогообложение.

Важно помнить о том, что составление документа всегда занимается налоговый агент.

Пример

Ниже представлен образец заполнения бухгалтерской справки с осуществленным перерасчетом по НДФЛ. В данных рамках учитывается условие о том, что сумма подоходного налога была рассчитана с ошибками и вычтена из социальной помощи в размере 3500 рублей. Однако, соответствующие средства не могут попадать под обложение налогом в соответствии со статьей 217 Налогового Кодекса РФ.

Пример:

Общество с ограниченной ответственностью «Алмаз»

Город Павлово, Нижегородская область

Дата – 15 марта 2020 года.

Вот тут вы можете увидеть правила заполнения заявления на возврат НДФЛ.

15 марта 2020 года главный бухгалтер организации Н.К. Шмелева обнаружила факт чрезмерного удержание налогового сбора в рамках НДФЛ с административного дохода управляющего отделением компании А.Н. Григоренко за первый квартал года. В размер облагаемой налогом базы была ошибочно включена сумма социальной поддержки населения, составляющая 35000 рублей. Помимо прочего, за этот же период:

• доход рассматриваемого сотрудника составил 50000 рублей;
• сумма налогового вычета – 3100 рублей;
• удержанная сумма по НДФЛ – 6303 рубля.

После перерасчёта сумма НДФЛ для его последующего удержания составила 6400 рублей, а величина излишне удержанного сбора – 97 рублей. В соответствии с выявленными сведениями в рамках организационного бухгалтерского учета должна быть указана запись следующего рода: Дебет 70, кредит 60 по субучету расчетов по НДФЛ с региональным уровнем бюджета.

Стоит отметить, что в завершении оформления каждой бухгалтерской справки указывается подпись уполномоченного сотрудника предприятия, а также фактическая дата составления документа. Заполнение основных полей должно осуществляться исключительно компетентным исполнителем для минимизации возможных рисков, связанных с допущением ошибок.

При указании заведомо ложной или некорректной информации на руководство предприятия могут быть наложены определенные санкции со стороны представителей территориальных контролирующих органов.

Образец для скачивания

В последние время все больше организаций переходят на электронный порядок составления формы. При этом важно не забывать о установленных требованиях к оформлению. Должна обязательно присутствовать информация о всех организационных реквизитах, о датах оформления, а также о полном наименовании предприятия. Наличие опечаток не допускается.

Образец для скачивания имеет следующий вид:

Стоит отметить, что порядок заполнения остальных полей напрямую определяется в зависимости от определенных в рамках налогового учета сумм. В тех случаях, когда начисления и выплата установленной в трудовом соглашении заработной платы определяется по платежным ведомостям, то более целесообразным является оформление по каждому структурному подразделению организации.

В соответствующих случаях все документы дифференцируются по второму номеру.

Отчеты работодателей (формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ)

Работодатели (организации и индивидуальные предприниматели) обязаны вести учет по каждому физлицу, которому выплатили доход.

По общему правилу, при выплате дохода физическому лицу работодатель должен удержать налог. Налог назвали НДФЛ — налогом на доходы физических лиц, а работодателя — налоговым агентом.

Налоговые агенты обязаны исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с выплат физлицам. Исключение составляют выплаты физлицам по договорам купли-продажи и договорам, заключенным с ИП.

Если физическое лицо, сдающее помещение в аренду, не является предпринимателем, то при арендной плате компания обязана исчислять и удерживать НДФЛ.

• Исчисление
• Удержание
• Перечисление

Исчислять НДФЛ нужно по каждому физлицу, отдельно по каждой ставке. Для расчета налога необходимо:

• Установить, облагается ли выплата налогом
• Правильно выбрать ставку налога. Чаще всего используется ставка 13%
• Рассчитать налоговую базу с учетом налоговых вычетов
• Исчислить НДФЛ

Рассчитывается налог на доходы в полных рублях.

НДФЛ следует удерживать непосредственно из доходов физического лица при их фактической выплате.

Дата фактического получения дохода – дата, на которую налоговый агент должен рассчитать сумму НДФЛ. В частности, днем получения доходов в виде оплаты труда считается последний день месяца, в котором она была начислена.

Дата фактической выплаты – дата фактического получения дохода физическим лицом.

Компания перечислила работнику зарплату за январь 4 февраля. В этом случае датой фактического получения дохода будет 31 января, а датой фактической выплаты – 4 февраля.

В таблице показано, каким образом определяется дата фактического получения дохода.

Удерживать налог с дохода физического лица нужно в день фактической выплаты дохода. Исключением является выплата работнику аванса по зарплате. В этом случае налог на доходы следует удерживать один раз при окончательном расчете дохода работника за весь месяц.

Налог, рассчитанный с доходов в натуральной форме и материальной выгоде по займам, нужно удержать с ближайшей денежной выплаты.

Когда нет возможности удержать НДФЛ

Если до конца календарного года компания не смогла удержать НДФЛ, то не позднее 1 марта следующего года нужно сообщить об этом в ИФНС и физлицу.

Сообщение оформляется справкой по форме 2-НДФЛ. При заполнении справки указывается:

• в поле «Признак» — значение «2»;
• в разделе 3 — сумма дохода, с которого не удержан налог;
• в разделе 5 — сумма исчисленного, но не удержанного НДФЛ.

Для перечисления налога, который удержан у налогоплательщика, в бюджет существуют два срока:

1. Для заработной платы — не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.
2. Для отпускных и больничных – последнее число месяца, в котором произошли выплаты. Не позднее, но необязательно в последний день месяца – то есть позже нельзя, раньше можно.

Если сумма удержанного налога составляет менее 100 рублей, она в этом месяце не уплачивается, а прибавляется к сумме НДФЛ, который будет перечислен в следующем месяце. Однако такой перенос возможен не позднее декабря текущего года.

Налог на доходы уплачивается налоговым агентом в бюджет по месту своего учета. Исключение касается организацией, которые имеют обособленные подразделения.

Как оформить платежку на перечисление НДФЛ?

При перечислении НДФЛ в бюджет важно правильно заполнить все реквизиты платежного документа. Если же в платежке будут ошибки, налоговики не смогут правильно учесть такой платеж. Компании придется либо уточнять платеж, либо перечислять суммы НДФЛ снова.

При заполнении платежки нужно обратить внимание на следующее.

• В поле 101 указывается статус плательщика – 02 В поле 104 указывается КБК – 182 1 01 02010 01 1000 110
• В поле 107 отражается номер месяца и год – «МС.08.2020» (НДФЛ с зарплаты за август 2020 года)
• В полях 16, 61 и 103 указываются реквизиты налогового органа

Помимо правильного исчисления, удержания и своевременного перечисления НДФЛ в бюджет налоговые агенты должны представить в налоговый орган отчетность.

Отчетность налогового агента

Компании – налоговые агенты должны отчитаться налоговикам о доходах, выплаченных физлицам, и об исчисленном и удержанном с них НДФЛ.

Отчетность агента состоит из расчета 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ.

Отличаются отчеты друг от друга тем, что в расчете 6-НДФЛ указываются обобщенные сведения по всем физлицам, получившим доходы от налогового агента, а в справке 2-НДФЛ – по каждому физлицу в отдельности.

Для каждого вида отчетности установлены свои сроки подачи.

При отсутствии работников и выплат физлицам компания не является налоговым агентом. В этом случае обязанность по сдаче нулевых форм 2-НДФЛ и 6-НДФЛ отсутствует.

Бланки отчетов

Бланки отчетности чиновники довольно часто меняют. Но неизменным остается правило – отчет подается по форме, действовавшей в том налоговом периоде, за который подается документ.

Что представляет собой бухгалтерская справка и для чего она нужна?

Все люди ошибаются, бухгалтеры не исключение. Для того, чтобы исправить ошибки, а также чтобы отразить в учете нестандартные хозяйственные операции можно воспользоваться бухгалтерской справкой.

Как написать характеристику на работника? Образец и пошаговая инструкция содержатся в публикации по ссылке.

Таким образом, бухгалтерская справка необходима для того, чтобы вносить изменения в отчетность, а также для того, чтоб отражать в учете специфические хозяйственные операции (раздельный учет деятельности, представительские расходы).

Сроки действия документа

Срок действия справки может отличаться в зависимости от ситуации. Например, для получения вычета в документе указываются данные за последние три года. Для оформления крупного кредита банки требуют справку, выданную не позднее 30 дней до обращения.

Порядок получения социальных, стандартных или имущественных вычетов при подаче рассматриваемого документа в ИФНС зафиксирован в ст. ст.218–220 НК РФ. При использовании справки для таких целей срок её действия составляет три года.

Организация с обособленными подразделениями

Если у организации есть обособленные подразделения, куда сдавать справки, зависит от того, кто выплачивает доход сотрудникам.

Сориентироваться во всех ситуациях поможет следующая таблица:

обособленных подразделениях – в инспекцию по местонахождению каждого обособленного подразделения (с указанием КПП и кода ОКТМО соответствующего обособленного подразделения).

Основание: Письма Минфина от 29.03.2010 № 03-04-06/55 и ФНС от 14.10.2010 № ШС-37-3/13344

Терминология и суть документа

Суть документа выражена в его неофициальном названии «справка о доходах». Его ежегодно представляют в налоговую службу по каждому работнику. Кроме этого он может потребоваться при получении кредита, а также для начисления государственных пособий и льгот в собесе. Выдача справки 2 НДФЛ при увольнении и в других случаях производится по требованию гражданина. Это одна из особенностей документа, прописанная в соответствующем приказе. При этом компания не вправе отказать сотруднику в подобной просьбе.

Пример составления бухгалтерской справки

1. В начале документа обязательно заполняются реквизиты: посередине пишется полное название организации с расшифровкой аббревиатуры организационно-правового статуса.
2. В строке ниже указывается ее адрес (с почтовым индексом), ИНН, и КПП – все в строгом соответствии с учредительными бумагами.
3. Далее ставится дата составления бухгалтерской справки и указывается ее номер.
4. Ниже располагается табличка, в которую вносятся коррективы к произведенному отчету за предыдущий отчетный период. Здесь вписываются
   • номер действия (по порядку),
   • его суть,
   • количество,
   • точная сумма,
   • номер регистра, по которому проходила операция.
5. В завершение документ подписывается специалистом-составителем, с обязательным указанием его должности и расшифровкой подписи.