Asqcharlotte.org

Документы и юриспруденция
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Книга журнал учета трудовых книжек

Трудовая книга. Учет движения трудовых книжек и вкладышей

Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.

Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.

Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей.

Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.

Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения

В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов.

Сегодня существует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, скачать которую вы можете на нашем сайте. Утверждена она постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. И этот же документ содержит инструкцию по оформлению трудовых книжек.

Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.

В 1 из граф проставляют хронологический номер регистрируемой книжки или вкладыша к ней.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как сами трудовые книжки, так и вкладыши к ним подлежат регистрации под отдельным порядковым номером.

Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю. Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки.

ВАЖНО! Дату следует проставлять цифрами строго в формате XX.XX.XXXX. То есть если, к примеру, книжка была оформлена 29.11.20ХХ, то нужно указать 29.11.20ХХ. Никакие «29 ноября» или «29.11.ХХ» не допускаются (п. 1.1 инструкции № 69).

В следующую, графу 5 сотрудник отдела кадров должен внести Ф. И. О. работника полностью, а не только фамилию с инициалами.

Графа 6 предназначена для фиксации серии и номера вносимого документа (книжки или вкладыша к ней).

Далее в графе 7 необходимо отразить сведения о должности лица, являющегося хозяином трудовой книжки. При этом вносимая информация должна дословно повторять наименование его должности согласно штатному расписанию.

Структурное подразделение (отдел, департамент и др.), где трудится принятый работник, вносится в графу 8.

Графа 9 предназначена для отражения реквизитов документа, который закрепил поступление работника в штат фирмы (приказ о приеме).

В графе 10 ставит свою подпись сотрудник кадрового подразделения, который ведет учет движения книжек и получил книжку от конкретного физлица.

Если же работодатель оформил и выдал книжку работнику, не имеющему трудового стажа, то он должен заполнить графу 11, где прописать сумму, полученную от такого работника за оформление книжки. Аналогичная ситуация возникает при выдаче вкладышей к книжке.

Указанные выше записи ответственное лицо делает при каждом поступлении нового специалиста на работу.

Если же работник решил уволиться, то заполняются графы 12 и 13 книги учета трудовых книжек. В графе 12 кадровая служба прописывает дату, когда книжка была возвращена уволившемуся, а в 13 при получении расписывается непосредственно сам этот работник.

О том, что при увольнении нужно писать в трудовой книжке, см. в статье «Заполнение трудовой книжки при увольнении — образец».

Как быть, если вы пришли в организацию, в которой не велась книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Нужно ли ее заводить и восстанавливать все записи и как это сделать? Ответы на все эти вопросы есть в системе КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ и переходите к Путеводителю по трудовой книжке.

Инструкция по заполнению при приеме на работу

Книга движения трудовых книжек (образец скачать бесплатно вы сможете в конце статьи) имеет:

  • титульный лист;
  • основную часть, где и делаются записи.

Названия граф предельно просты, ошибиться при внесении данных практически невозможно. Но все же перечислим основные шаги. В круглых скобках указаны номера столбцов книги:

Шаг 1. Укажите порядковый номер (1) записи.

Шаг 2. Следующие три ячейки (2, 3, 4) предназначены для даты внесения записи. Впишите их.

Шаг 3. Теперь необходимо указать данные владельца (5). Обратите внимание, что Ф.И.О. нужно вписать полностью, без сокращений до инициалов! Иначе получите замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Шаг 4. В следующей ячейке (6) укажите информацию о трудовой: серию и номер. Если есть вкладыш, то нужно указать и его данные тоже.

Читать еще:  Кто устроил кибератаки на банки и пытался обчистить казахстанцев

Шаг 5. В следующие ячейки (7 и 8) впишите сведения о должности и отделе, где работает сотрудник. Формулировки должны быть такие же, как и в приказе о приеме на работу. Недопустимо, если в журнале значится «отдел кадров», а в приказе — «отдел по работе с персоналом».

Шаг 6. Далее укажите реквизиты приказа о приеме на работу (9).

Шаг 7. В этой ячейке должна стоять подпись ответственного лица (10).

Шаг 8. Следующую ячейку (11) заполнять не нужно. Это своеобразный рудимент — сейчас никто не получает деньги на приобретение бланков книжек и вкладышей. Но если вдруг это ваш случай, то впишите сумму.

На этом заполнение заканчивается. Оставшиеся ячейки заполняются при увольнении сотрудника — в его последний рабочий день.

Замена книги учёта движения трудовых книжек

Законодательство не предусматривает определённого алгоритма замены журнала, в котором учитывались трудовые.

Однако пользование этими документами происходит на протяжении 10 лет, что допускает их замену. Естественно, что на многих предприятиях за этот период журналы заканчивались. В обиходе сложились правила, которые распространяются повсеместно и принимают форму установленных норм.

В первом случае, по окончании Книги учёта, заводится новый экземпляр. Последняя заполненная страница завершается записью, что журнал окончен. Он сдаётся в архив, а на новом бланке оформляется новый журнал. То есть вновь образованная Книга учёта оформляется в качестве самостоятельного документа, с новым перечнем порядковых номеров. Она утрачивает логическую и правовую связь с предшествующим журналом.

Во втором случае, последняя страница в журнале не знаменует завершения Книги учёта, а продолжает её на следующем бланке, который оформлен надлежащим образом, но учитывается в качестве единой книги, то есть продолжения первой.

Здесь могут повторяться регистрационные номера книги, а также могут использоваться те же идентификаторы при её опломбировании. Этот экземпляр нумеруется по принципу продолжения порядковых номеров. То есть последний номер в старой Книге является предшествующим для первого (следующего по порядку) номера в новом экземпляре.

Оба правила правомерны и могут использоваться с равным успехом. Самое главное – надлежащее оформление, которое требуется по нормативам.

Какие данные фиксируются

Заполняется книга только в двух случаях:когда человека принимают на работу и когда увольняют. Среди обязательных сведений в ней:

  • порядковый номер регистрируемой записи;
  • дата приема человека на работу (цифрами);
  • данные сотрудника;
  • должность, на которую принят гражданин;
  • наименование службы или отдела, куда он принят;
  • реквизиты приказа о приеме на работу;
  • подпись лица, подтверждающая получение или выдачу документа.

Особенности ведения документа

Грамотное ведение журнала и корректное внесение данных указывает на то, что должностное лицо досконально изучило порядок его заполнения. Согласно положениям, в него необходимо записывать трудовые книжки:

  • переданные в отдел кадров при оформлении на работу;
  • только что оформленные, поскольку трудоустройство является первичным;
  • вкладыши, которые выдаются после окончания места в основном формуляре.

Поскольку регистр содержит 13 граф, то следует знать правила их заполнения. Прежде всего, в наличии обязательно должен быть титульный лист. Он позволяет идентифицировать организацию и дату открытия документа. На нам указывается название учреждения или ИП, день, месяц и год начала (а после окончания и прекращения действия) журнала.

Правила внесения данных

Типовой образец книги учета закреплен специальным Постановлением за № 69 от 10-102003, унифицированную форму можно скачать на любом сайте. Чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, следует знать, как правильно заполнять все имеющиеся колонки.

Номер графыВводимая информация
1Предназначена для оформления нумерации. Числа отображаются в хронологическом порядке.
2-4Отведены для введения числа, месяца и года приема на работу, внесения записи в имеющуюся трудовую книжку или открытия новой (также и вкладыша). Эти даты редко совпадают, поскольку данные о поступлении вводиться в течение недели (пяти дней) с момента устройства на работу.
5Отражает Ф.И.О. владельца формуляра.
6Предназначена для введения серии и номера документа.
7Содержит сведения об образовании, специальности и занимаемой должности сотрудника.
8Отводится для введения информации о структурном подразделении, в которое трудоустроился человек.
9Отображает основание (приказ, распоряжение) приема на вакантную позицию и его реквизиты.
10Содержит подпись ответственного специалиста, который внес сведения в трудовую и принял ее на хранение.
11Предназначена для внесения данных о размере оплаты за новый формуляр или вкладыш в него (в рублевом эквиваленте).
Последние столбцыОтображают данные о движениях документов уволившихся сотрудников: дату внесения записи в трудовую и ее выдачи, подпись владельца о получении книжки.

Пример оформления

Действующая форма книги учета трудовых и вкладышей утверждена специальным Постановлением в 2003 году. Если на предприятии ранее она велась в произвольном виде, то ее необходимо закрыть. С этой целью нужно сделать последнюю запись, которая отражает причину прекращения использования, количество трудовых официально зарегистрированных сотрудников. После этого отправить ее на хранение, а тем временем оформить новый журнал, заполнять который будет нужно по представленному ниже образцу.

Лицо, ответственное за ведение

Внесение сведений в журнал учета трудовых книжек является ответственной процедурой, поэтому ее выполнение поручается одному из сотрудников отдела кадров (чаще всего, начальнику). Данная обязанность указывается в трудовом договоре или прилагающейся к нему инструкции. При отсутствии кадровой службы, обычно в небольшой компании с ограниченным штатом персонала, эту работу может выполнять представитель иного подразделения, которое занимается приемом и увольнением служащих, например, бухгалтер или секретарь. Назначение ответственного лица проводится Приказом руководителя, который составляется в свободной форме.

Важно знать! Если данный человек по каким-либо причинам не может больше вести журнал учета трудовых книжек, директор учреждения выбирает другого сотрудника. В обязательном порядке оформляется акт приема-передачи, в котором отражается точное количество внесенных формуляров и их фактический состав. Бланк должны заверить оба участника: сотрудник, сдавший свои , и лицо, принявшее их.

Характерные ошибки и способы их устранения

В процессе заполнения журнала необходимо соблюдать аккуратность и внимательность. Но так как человек не машина, то вполне вероятно, что он способен допустить ошибку (описку). Поскольку такие ситуации в нормативных актах не отражены, то исправления в журнале осуществляются на основании общего порядка. Его придерживаются при возникновении аналогичных случаев в делопроизводстве. По правовому статусу действительными считаются два способа корректировки регистров бухгалтерского учета, однако в рамках ведении одной книги, следует выбрать определенный вариант исправления ошибок.

  1. Уполномоченный сотрудник зачеркивает неверные данные одной сплошной линией, рядом ставит отметку «исправленному верить», дату и свою подпись.
  2. Данные не перечеркиваются, но ниже в пустой строчке вписывается формулировка «запись № … считать недействительной». В следующем ряду вводится верная информация, которая визируется с указанием ФИО и должности работника, внесшего поправки.

Категорически запрещается применять корректор, который полностью маскирует неверный текст, ластик, перечеркивать или исправлять букву (цифру). Должностное лицо обязано использовать только разрешенные методы изменения данных.

Прошивка и опломбирование журнала

Прежде чем начинать пользоваться книгой, ее следует привести в надлежащий вид. Все листы необходимо собрать вместе, пронумеровать и надежно соединить. Прошивать их нужно в следующей последовательности.

  1. Проделать в журнале два или четыре отверстия. Для этого использовать шило или офисный дырокол.
  2. Протянуть сквозь них прочную нить в несколько сложений или тонкий шнурок. Скрепить узелком на задней стороне книги.
  3. Поверх нитей наклеить специальный стикер который должен маскировать узел. На нем нужно отобразить подпись руководителя, и от руки написать сведения о количестве страниц, указанные прописью и в цифрах.
  4. Сверху поставить печать организации (компании). Она должна охватывать обложку и стикер.

Книгу следует опломбировывать или заливать сургучной печатью. Она должна правильно располагаться, то есть захватывать узелок, концы шнурка, часть листа и обложки. Вместо сургуча можно использовать пломбу. Последняя представляет собой устройство одноразового действия, позволяющее защитить журнал от несанкционированного доступа к содержащейся в нем информации.

Совет! Для обеспечения сохранности данных книгу нужно «одеть» в твердый переплет. Эти требования четко зафиксированы в п. 41 Правил, поэтому их несоблюдение может вызвать претензии со стороны проверяющих органов.

Правила хранения документа

Журнал движения трудовых книжек является обычным сводом данных и ничем не отличается от других видов аналогичной документации. Он нужен для упорядочивания работы с формулярами и определения степени ответственности при утере их или вкладышей. Вместе с тем, в заполненном виде он должен храниться не менее 50 лет. В течение данного периода времени по имеющимся в нем записям можно легко найти или восстановить интересующий документ.

Хранить регистр следует так же, как и другие документы, подпадающие в категорию бланков строгой отчетности. Для этой цели отводится место, где он не сможет потеряться, испортиться или быть украден. Идеальным считается сейф или шкаф, запирающийся на ключ. Доступ к нему должен быть максимально ограничен.

Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек

Выполнение регистрационных записей в документе предполагает, что кадровик хорошо знает правила заполнения этой книги.

В данную книгу записывают:

  • трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров при оформлении сотрудников в данную организацию>
  • книжки, которые впервые заводятся сотрудникам в компании>
  • вкладыши к трудовым книжкам, которые выдаются сотрудникам во время работы в компании.

Первая графа книги предназначается для вписывания регистрационных номеров книжек и вкладышей.

Во вторую, третью и четвертую графы записывается точная дата приема сотрудника на работу, дата заполнения трудовой и ее вкладыша.

Эти две даты редко совпадают, поскольку:

  • согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней>
  • согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.

При обнаружении факта несовпадения даты, когда сотрудника взяли на работу, и произведения записи в его трудовую книжку или вкладыша к ней, делопроизводителем в книгу учета вносится дата приема на работу.

В пятой графе указывается фамилия сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка, имя и отчество полностью.

При предъявлении сотрудником трудовой книжки образца 1938 года вы увидите, что серия и номер в них отсутствуют. В данной ситуации в шестой графе следует поставить прочерк.

Когда книжка оформляется на сотрудника в первый раз, то ее бланк получается в бухгалтерии и обязательно регистрируется в приходно-расходной книге, где ведется учет таких бланков. При регистрации указываются серия и номер бланка.

В седьмой графе делопроизводитель должен записать должность (профессию и специальность) сотрудника. В восьмой графе отражается наименование структурного отделения компании. Если у организации сложная структура, то нужно также указать и вышестоящий отдел.

В девятой графе отражается дата и номер распоряжения или приказа, на основании которого сотрудника приняли на работу.

В десятой графе ставит свою подпись специалист отдела кадров, который принимал у сотрудника трудовую книжку или оформлял ее впервые.

Когда регистрируется вкладыш в трудовую книжку, то в десятой графе обязательно ставит свою подпись кадровик, который проводил регистрацию.

В содержании одиннадцатой графы отражается сумма в рублях, которую заплатил сотрудник за бланк для трудовой книжки или ее вкладыша. Данную графу следует заполнять только при регистрации трудовой книжки впервые устроившегося на работу сотрудника или при выдаче вкладыша к трудовой книжке, произведенного в данной организации. В остальных случаях в данной графе ставится прочерк. Это означает, что деньги с сотрудника не взимались.

Когда сотрудник из данной компании увольняется, то заполняются оставшиеся незаполненными двенадцатая и тринадцатая графы. В двенадцатой графе сотрудник сам ставит дату, когда ему выдавалась трудовая книжка (или дату последнего рабочего дня), в тринадцатой графе он расписывается в том, что он получил трудовую книжку.

Когда сотрудник отсутствует в день своего увольнения, тогда работодателем отправляется ему уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку. Сотрудник также может согласиться на то, чтобы ее отправили почтой.

Если трудовая книжка отправляется по почте, то тогда в последних двух графах должна найти отражение следующая информация:

  • дата и номер уведомления (заказного письма или телеграммы), которое было отправлено сотруднику>
  • дата отправки при согласии сотрудника на отправление его трудовой книжки через почту.

Кроме того, возможно указание номеров почтовых квитанций, подшитых в дело в кадровой службе, где также находятся копии отправленного сотруднику уведомления или сопроводительного письма.

Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предполагает, что при увольнении сотруднику необходимо расписаться и за трудовую книжку, и за вкладыш, если он есть.

Требования, предъявляемые к книге учета

Книга должна быть переплетена в твердой обложке. Ее страницы должны быть прошиты нитками.

Все страницы книги следует пронумеровать до того момента, когда вы начнете ее заполнять. Книгу обязательно нужно прошнуровать, а концы шнура следует приклеить с листом бумаги небольшого размера с внутренней стороны обложки.

Книгу должны опломбировать или опечатать сургучной печатью. Следует правильно расположить сургучную печать: требуется, чтобы она захватывала часть листа, выглядывающие из-под листа концы шнура и часть обложки. Когда вместо сургуча используют пломбу, тогда ее ставят на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.

В книге должна содержаться заверительная надпись, где указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц в цифрах и прописью. Заверить данную книгу собственной подписью имеет право только руководитель компании.

Понятие и назначение

Книга учета движения трудовых книжек (Книга) представляет собой документ, в котором фиксируются все операции, происходящие с трудовой книжкой.

Например, это может быть ее принятие на хранение от работника, выдача ему ее на определенное время или навсегда при увольнении.

Наличие этого документа является не просто прихотью работодателей, а обязательным требованием законодательства.

Необходимость вести этот документ установлена Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», а также «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…». Форма книги утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

В случае отсутствия документа или его неправильного оформления руководитель может быть привлечен к административной ответственности, которая устанавливается ст. 5.27 КоАП.

Размер штрафа в этом случае составит:

  • для должностных лиц — от 1 до 1,5 тыс. руб.;
  • для лиц, которые осуществляют трудовую деятельность без создания юрлица — от 1 до 1,5 тыс. руб.;
  • для юрлиц — от 30 до 50 тыс. руб.

Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых

Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:

  1. Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
  2. Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
  3. Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector