Выплата зарплаты наличкой из кассы с 01 07 2020-2021

Центробанк обновил правила наличных расчетов: что изменилось для организаций и ИП

С 27 апреля 2020 года начали действовать новые правила наличных расчетов в Российской Федерации, утвержденные указаниями Центробанка от 09.12.19 № 5348-У. В поправках есть спорные моменты. В частности, не понятно, могут ли теперь физлица заплатить в магазине свыше 100 тысяч рублей наличными? Вправе ли ИП превысить лимит при снятии денег на свои личные нужды? Давайте разбираться.

Выплата зарплаты через кассу: сроки и правила

День «получки» — самый долгожданный день на работе для всех сотрудников. Если в организации производится выплата зарплаты через кассу, то во всех коридорах и отделах с самого утра, когда только привезут деньги, царит оживление.

И только бухгалтер даже в такие, казалось бы, радостные минуты должен держать ушки на макушке. Потому что его святая обязанность – не только свои «кровные» получить, но и обеспечить выдачу зарплаты другим сотрудникам по всем правилам законодательства. Как это сделать, читайте в статье.

Содержание статьи:

1. Выплата зарплаты через кассу: устанавливаем правила

2. Дата выдачи зарплаты

3. Платежные ведомости на выплату зарплаты

4. Выплата зарплаты через кассу – пошаговая процедура

5. Срок выплаты зарплаты по ведомости

6. Выдача зарплаты по расходному кассовому ордеру

7. Выдача зарплаты — проводка

8. Выдача зарплаты — пример

9. Выплата зарплаты через кассу в 1С

10. На что еще обратить внимание при выплате зарплаты из кассы

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему дальше в статье.

1. Выплата зарплаты через кассу: устанавливаем правила

Все правила, действующие в организации и касающиеся порядка, формы, сроков, места выплаты заработной платы, закрепляются в локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 131, ч. 3, 4, 6 ст. 136 ТК РФ). Это может быть коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка. Также правила выплаты заработной платы могут быть прописаны и в трудовом договоре с работником.

Заработная плата может выплачиваться работнику в денежной форме в рублях, а также в неденежной форме (ч. 1, 2 ст. 131 ТК). Заработная плата наличными денежными средствами выплачивается в месте выполнения работы (ч. 3 ст. 136 ТК). Для выплаты заработной платы наличными денежными средствами работодатель обеспечивает их наличие в кассе организации в день выплаты зарплаты.

Для выплаты заработной платы из кассы организации могут быть задействованы два источника денежных средств:

1. Выплата зарплаты через кассу производится из денежных средств, которые сняты с расчетного счета. Снять деньги на зарплату с расчетного счета может уполномоченный сотрудник организации, на которого выписан чек на получение денег, например, кассир. В чеке необходимо указать цель: выдача заработной платы.
2. Заработная плата может выплачиваться из денежных средств, поступивших в кассу организации за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Указание ЦБ от 07.10.2013 №3073-У это разрешает.

2. Дата выдачи зарплаты

До сентября 2016 года Трудовой кодекс не устанавливал конкретных сроков для выплаты заработной платы. В ст.136 было просто написано, что зарплата выплачивается не реже, чем каждые полмесяца. А конкретная дата выплаты должна устанавливаться во внутренних документах компании.

Чтобы соблюсти правило про «полмесяца», зарплата разбивается минимум на две части – за первую половину месяца (так называемый «аванс») и окончательный расчет за вторую половину месяца.

В июле 2016 года с данную статью приняты поправки, которые начинают действовать с 3 октября 2016 года. Конкретная дата выдачи зарплаты по-прежнему устанавливается организацией, но есть крайний срок — не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.

Таким образом, аванс (фактически это зарплата за первую половину месяца) должен быть выплачен не позднее 30 числа, а окончательный расчет – не позже 15 числа следующего месяца.

Правила о сроках единый для всех, поэтому даже при желании работников сдвигать сроки или выплачивать зарплату один раз в месяц нельзя.

Однако чиновники в своих письмах рекомендуют не откладывать даты выплат: аванс выплачивать в середине месяца, до 20-го числа максимум, а окончательный расчет до 5 числа следующего месяца. И между выплатами должен быть промежуток около 15 дней.

Обратите внимание, устанавливать, что зарплата в организации выплачивается «не позже какой-то даты» или в диапазоне дат, нельзя. Потому что ТК требует установить конкретный день.

Однако допустимо, если компания большая, установить для разных категорий работников или разных подразделений разные даты выплат (письмо Роструда от 20.06.2014 № ПГ/6310-6-1). Например, рабочим 3 и 18 числа, администрации 4 и 19 числа.

Если дата выдачи зарплаты попадает на выходной день, то она выплачивается в день, предшествующий выходному.

3. Платежные ведомости на выплату зарплаты

Заработная плата из кассы может выплачиваться по:

• расходным кассовым ордерам (форма №КО-2)
• расчетно-платежным ведомостям (форма №Т-49)
• платежным ведомостям (форма №Т-53)

Пример оформления платежной ведомости вы можете видеть на скриншотах.

На первой странице платежной ведомости указывается название организации и подразделение, если для каждого подразделения составляется своя ведомость.

Также вносится срок выплаты по ведомости, сумма прописью и цифрами, номер и дата составления ведомости, период, за который выплачивается заработная плата. Руководитель организации и главный бухгалтер ставят свои подписи.

На второй странице расположена табличка, в которую вносятся табельные номера и фамилии всех работников, которые будут по ней получать деньги. Указывается сумма в рублях к выдаче.

Подписи работники ставят непосредственно при получении денежных средств от кассира.

4. Выплата зарплаты через кассу – пошаговая процедура

Независимо от того, по какому документу будет происходить выплата зарплаты через кассу, последовательность действий по выдаче денег будет одинакова. Складывается она из следующих шагов.

1. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными. Заполненные и подписанные документы передаются кассиру для исполнения.
2. Кассир, получив ведомость или РКО, проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.
3. Наличные деньги кассир выдает непосредственно получателю, указанному в РКО или ведомости. Или в доверенности, если за работника деньги будет получать другое лицо.

Для идентификации получателя кассир просит его предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, а для получателя по доверенности — доверенность и документ, удостоверяющий личность.

Кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества, указанного в паспорте, данным, указанным в РКО или ведомости, при наличии – указанным в доверенности.

Если выдача денег производится по доверенности, в тексте РКО после ФИО получателя денег кассиром указываются ФИО лица, которому доверено получение денег.

При получении денег доверенным лицом по ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает запись «по доверенности». Доверенность прилагается к РКО или ведомости, по которым производилась выдача.

1. Кассир готовит сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает РКО или ведомость получателю для подписи.
2. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму так, чтобы получатель мог четко видеть его действия, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. Получатель может пересчитать полученные деньги под наблюдением кассира.
3. После выдачи денег по РКО кассир подписывает его.

5. Срок выплаты зарплаты по ведомости

Если выдача производилась по ведомости, то после того, как все сотрудники получили деньги, или получили не все, но срок, установленный для выдачи, закончился, кассир указывает сумму выплаченной заработной платы.

Напротив фамилий лиц, которым зарплата не выплачена, кассир ставит штамп или делает отметку от руки: «Депонировано». Указывается сумма задепонированной зарплаты цифрами и прописью.

Затем кассир ставит свою подпись и отдает ведомость на проверку бухгалтеру.

Рассматривая форму платежной ведомости, вы, наверное, обратили внимание на строки первой страницы «В кассу для оплаты в срок». Какие даты здесь можно указывать и как долго может затягиваться срок выплаты зарплаты по ведомости?

Платежная (расчетно-платежная) ведомость действует в течение срока, определенного руководителем организации, но не более 5 рабочих дней, включая день получения наличных в банке (п.6.5 Указания ЦБ от 11.03.2014 г. №3210-У).

Поэтому началом периода по этой строке будет дата, установленная локальным актом для выплаты зарплаты. Концом периода – максимум 5-й рабочий день со дня получения денег в банке.

6. Выдача зарплаты по расходному кассовому ордеру

После того, как ведомость закрыта, расчеты по ней произведены, на всю сумму выплат по ведомости составляется расходный кассовый ордер. Реквизиты этого РКО указываются в платежной ведомости. Дата РКО – последний день выплаты зарплаты по ведомости.

Ведомость является приложением к РКО и в нем указываются ее реквизиты. Иногда спрашивают – куда подшивать ведомость на выплату зарплаты? Ответ – к расходному кассовому ордеру, где отражена сумма, выплаченная по ведомости.

Организация может принять решение не использовать ведомости. Иногда это связано с тем, чтобы сотрудники не знали, кто и сколько получает. В таком случае производится выдача зарплаты по расходному кассовому ордеру. И он составляется на каждого работника отдельно. В строке «Выдать» указывается конкретная фамилия работника, который получает деньги.

На основании РКО, составленных как на всю сумму заработной платы, так и по каждому работнику отдельно, вносится запись в кассовую книгу (форма №КО-4).

Если сумма наличных, оставшихся в кассе организации после выплаты зарплаты, с учетом депонированных сумм превысила лимит остатка наличных, то сумму, превышающую лимит, надо сдать в банк в этот же день (п. 2 Указания N 3210-У).

7. Выдача зарплаты — проводка

Если производится выплата зарплаты через кассу, проводка будет составляться с использованием счетов:

• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
• 50 «Касса» — при выплате зарплаты из кассы

А при выплате зарплаты перечислением на карты работников используется счет 51 «Расчетный счет».

Дебет 70 – Кредит 50 – при выплате зарплаты из кассы

Дебет 70 – Кредит 51 – при выплате зарплаты с расчетного счета перечислением на карты работников

Если заработная плата в срок не получена работником, то она депонируется, при этом составляется проводка:

Дебет 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» — Кредит 70 – на сумму не полученной заработной платы сотрудником.

8. Выдача зарплаты — пример

В ООО «Сокол» установлена дата выдачи зарплаты – 7 число месяца, следующего за расчетным. Для отдела маркетинга составлена ведомость на 3 сотрудников на сумму 50 000 руб.

6 июля получены денежные средства с расчетного счета в сумме 50 000 руб.

Дебет 50 – Кредит 51 – на сумму 50 000 руб. – получены денежные средства на выплату зарплаты из банка

Заработная плата выдавалась 7 июля: 15 000 руб. получено по доверенности женой маркетолога Соловьева С.С., 20 000 руб. получено лично начальником отдела маркетинга Чайкиным О.Л. Копирайтер Воробьев В.В. на работе отсутствовал и зарплату получить не смог.

Дебет 70 – Кредит 50 – на сумму 35 000 руб. – выдана работникам заработная плата из кассы

12 июля ведомость была закрыта, неполученная Воробьевым зарплата задепонирована и сдана кассиром Синицыной на расчетный счет.

Дебет 70 – Кредит 76 – на сумму 15 000 руб. – задепонирована заработная плата, не полученная в срок работником

Дебет 51 – Кредит 50 – на сумму 15 000 руб. – задепонированная заработная плата сдана в банк

9. Выплата зарплаты через кассу в 1С

Для тех, кто ведет учет в программе 1С: Бухгалтерия – смотрите, как производится выплата зарплаты через кассу в 1С в видео-формате.

10. На что еще обратить внимание при выплате зарплаты из кассы

Теперь некоторые важные моменты, на которые стоит обратить внимание, чтобы не «нарваться» на неприятности.

В ведомости можно указывать только суммы, относящиеся к фонду заработной платы и социальным выплатам. Не указывайте в ведомости, а выдавайте по отдельным РКО: возмещение командировочных расходов, компенсации за использование личного имущества, дивиденды, оплату аренды и т.п.

Обратите внимание, что деньги, предназначенные для таких выплат, нельзя хранить в кассе сверх ли­ми­та в те­че­ние срока вы­пла­ты зар­пла­ты. Пре­вы­шать лимит в те­че­ние этого срока (но не более 5 ра­бо­чих дней) можно толь­ко на суммы, ко­то­рые вклю­че­ны в ведомость как оплата труда и социальные выплаты.

Не отражайте в ведомостях выплаты физическим лицам, работавшим в организации по гражданско-правовым договорам. Регулярные выплаты по ведомости могут стать поводом для попытки переквалифицировать гражданские договоры в трудовые и доначислить страховые взносы.

Выплата наличными заработной платы иностранным работникам (временно пребывающим в РФ) не разрешается (ч. 2 ст. 14 Закона №173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»). Таким сотрудникам нужно перечислять зарплату на банковский счет.

Какие проблемные вопросы по выплате заработной платы из кассы накопились у вас? Задавайте их в комментариях!

Также вы можете скачать письмо Роструда, которое упоминалось в статье, по вопросу дат выплат заработной платы.

Отмена касс для ИП до 2021 года и дополнительные льготы в Федеральном Законодательстве

Новые нюансы закона № 54, для удобства, стоит разделить на 3 составляющие: отсрочка, отмена, льготы по использованию касс. Первая группа была рассмотрена выше, поговорим подробнее о других составляющих.

Зачисление, возврат авансовых платежей

В соответствии с действующим Федеральным Законом, с 1 июля 2019 г. владельцы ККТ, берущие предоплату, обязаны формировать 2 чека, или бланка строгой отчетности. Делать это следует при зачислении аванса, выдаче товаров, или оказании услуги. Уточнение — если клиент получает оплаченную вещь не в момент расчета. От этой необходимости частично избавлены те, кто реализует билеты на зрелищные мероприятия (концерты и т.п.), продающие билеты и талоны в транспорте общего пользования. Те, кто предоставляет онлайн-услуги, хостинг, услуги мобильной связи. Торговцы электронными книгами, компьютерными программами. Теперь им не обязательно передавать 2-ой чек покупателю (ФЗ № 192 от 3.07.2018). Сейчас вполне достаточно сформировать единый фискальный документ, включив в него расчеты по зачислению-возврату, совершенные в течение 1-го месяца.

С 6 июня этот список пополнили образовательные организации, фирмы по охране, хозяйственники в отрасли жилищно-коммунальных услуг. Период формирования документа был увеличен с 1 до 10 дней (со времени завершения расчета).

Оплата коммунальных услуг

Организациям, берущим плату за жилье и ЖКУ, теперь разрешено выдавать бумажные чеки (бланки СО). Можно отправлять их в цифровом виде только следуя письменной заявке клиента (в течение пяти дней после получения такого запроса). Если, на протяжении девяноста дней с момента формирования документа, заявления не поступало, обязательства фирмы являются выполненными. Пробивать чеки и передавать их ОФД нужно не позднее, чем пять дней со времени получения оплаты.

Льгота не действительна при непосредственной оплате клиентом наличностью, электронными деньгами в офисе обслуживающей организации.

Кого полностью освободили от использования ККМ

В обновленном нормативном акте предусмотрено полное освобождение от кассовой техники и отмена выдачи чеков для определенных сегментов бизнеса:

Розничная реализация бахил торговыми аппаратами, или иными способами. Раньше эта поправка касалась реализации периодических изданий в киосках, кваса и молока из цистерн, изготовления ключей и иной деятельности, перечисленной в п. 2 ст. 2 ФЗ № 54;

Торговля театральными билетами. Опция доступна для тех, кто реализует билеты с рук, или лотка. При торговле через интернет, необходимо будет отправить покупателю электронный чек;

Сдача в наём индивидуальными предпринимателями помещений, мест для машин, принадлежащих им по закону.

Перечисленные категории получают право не подключать интернет-ККМ, и могут не предоставлять чеки без дополнительных условий.

Отмена касс до 2021 года: кто не получил отсрочки?

Невзирая на изменения в акте закона, финальная, 3-я стадия кассовой реформы не отменяется. Группе частных предпринимателей, имевших отсрочку до 1 июня, придется подключать кассовые терминалы уже в этом году, как и было запланировано. Отмена кассовой техники до 2021 года не касается:

коммерсантов на ПСН и «вмененном налоге», продающих товар не своего изготовления и не применяющих труд нанятых работников;

предпринимателей и юридических лиц (ОСН, УСН, ПСН и ЕНВД), ведущих деятельность в сфере услуг с наемными сотрудниками;

организации общепита на ЕНВД и ПСН, где нет наемного персонала;

владельцев вендингового бизнеса без привлеченных сотрудников.

Согласно новому закону, для таких ИП продление не предусмотрено. До конца июня они должны установить требуемое контрольно-кассовое оборудование и зарегистрировать его в Федеральной Налоговой Службе.

Отменят ли кассовое оборудование до 2021 года для кооперативов и товариществ

До момента принятия изменений в 54-ом ФЗ, предполагали, что с 01.07.19 года товарищества собственников жилья будут получать оплату от физлиц, только применяя кассовый аппарат (статья № 1 ФЗ № 192). Этот момент вызывал определенное недовольство руководителей ТСЖ и ЖСК. Они организовали инициативную группу для сбора голосов по отмене этого норматива.

Глава думского подразделения, отвечающего за ЖКХ и жилищную политику — Галина Хованская всецело поддерживала сторону «коммунальщиков» в период рассмотрения законопроекта № 682709-7. Ей удалось достигнуть успехов. Хотя интернет-кассы для товариществ и кооперативов не отменили полностью, были предложены дополнительные условия. При их соблюдении, установка оборудования будет необязательной. Перечень «льготников» включает:

ТСЖ в многоквартирных домах. Некоммерческие союзы хозяйств садоводов и огородников;

Коммерческие и некоммерческие организации, предоставляющие платные услуги в области образования;

Физкультурные и спортивные учреждения;

центры творчества и досуга.

Подобные условия актуальны лишь в случае оказания профильных услуг. Плата за них должна быть перечислена безналично, без непосредственного взаимодействия с плательщиками. В случае личного внесения оплаты наличными или электронными деньгами в офисе организации, льгота не сработает.

Отмена онлайн ККМ до 2021 года в транспортной отрасли

Отмена онлайн кассовой техники до 2021 года, действительна для всех ИП на ЕНВД, ПСН, ОСН и УСН, работающих в сегменте обслуживания. Принципиальный пункт — не должно быть официально принятых сотрудников. Отсрочка касается и частных перевозчиков, работающих на своём, или взятом в аренду авто.

Помимо того, законодательно дополнен список юридических лиц и ИП, имеющих возможность пользоваться ККТ на удаленной основе. До введения новшеств эта опция была доступна для онлайн-магазинов, владельцев вендинговых аппаратов (кроме реализующих подакцизный товар) и транспорта с автоматизацией приема платежей. Были добавлены:

интернет-реализация с доставкой курьерами;

общественный транспорт и др. с продажей билетов в салоне;

обслуживающие компании, выдающие бланки строгой отчетности;

работы, или услуги, выполняемые вне территории офиса: ремонт, уборка и подобные;

аппараты по оплате услуг автомойки, чистки обуви, прачечных самообслуживания и др.

Персоналу организаций, предоставляющих услуги, выполняющих работы с выездом к заказчику, больше не обязательно иметь при себе кассовые аппараты. Теперь достаточно установить один терминал в офисе фирмы, и с его помощью проводить все кассовые операции.

Новшества закона не упраздняют необходимости выдавать чек клиенту и отправлять данные Оператору Фискальных Данных. Однако, чеки и бланки печатать стало необязательно. Можно обойтись одним из предложенных ниже способов:

послать на тел. номер абонента, или эл. почту ссылку с данными чека на сайте ФНС или ОФД;

показать QR-код с телефона, планшета и т.д. — клиент считает информацию при помощи мобильного приложения. В дальнейшем, можно легко распечатать чек с сайта ФНС.

Если плательщик не запросил чек, норма закона будет считаться соблюденной.

Для предоставления чека пассажирам водители, кондукторы могут использовать следующие варианты:

передавать документы в бумажном или цифровом формате, если касса работает в салоне;

отправлять данные фискального чека на телефонный номер, E-mail клиента;

демонстрировать QR код;

напечатать на билете ссылку или QR-код для дальнейшего получения пассажиром цифрового чека.

Сейчас организации общественного транспорта, таксопарки, компании грузоперевозок могут не подключать кассовый терминал в каждом автомобиле. Это позволяет им избавиться от серьезных расходов, связанных с внедрением и обслуживанием дополнительного оборудования.

Кому запрещена выдача зарплаты наличными

Согласно нормативам законодательства, регламентирующего валютные операции, к таковым относятся все платежи и передачи средств и прав на их отчуждение между резидентами и нерезидентами Российской Федерации. В том числе – и выплата иностранным гражданам или лицам без гражданства заработной платы, даже когда они целиком официально и в соответствии с требованиями российского закона трудоустроены в РФ. Соответственно, на правовое регулирование таких взаимоотношений распространяются дополнительные ограничения валютного законодательства, которые обязывают работодателей проводить все расчеты с иностранными работниками исключительно в безналичной форме.

Соответственно, в 2020 году запрещена выдача зарплаты наличными иностранцам без возможности обойти подобный запрет. Даже при наличии желания самого сотрудника получать средства через кассу предприятия, работодатель не может проигнорировать установленные законом ограничения.

Но кроме этой категории сотрудников, есть и другие, в отношении которых действуют дополнительные ограничивающие нормативы. Так, изменения с 1 июля 2018 года запрещают выплату зарплаты наличными сотрудникам бюджетных учреждений и госслужащих в общих случаях – она допускается лишь при невозможности обеспечить безналичный расчет с таковыми работниками.

Безналичный расчет со всеми сотрудниками бюджетных учреждений, а также с лицами, состоящими на муниципальной или государственной службе, должен осуществляться исключительно путем использования национальной платежной системы. Подобный подход с июля 2018 года применяется в целях обеспечения сохранности персональных данных трудящихся и государственной безопасности. Но если сотрудник из вышеозначенной категории не имеет возможности получать средства безналичным путем, он может потребовать выплату зарплаты наличными. Например – при отсутствии в его населенном пункте мест выдачи средств банком без комиссии или же при наличии религиозных убеждений, препятствующих использованию расчетных карт и счетов. И отказать в удовлетворении таковой потребности ему нельзя.

Аренда онлайн-кассы

В ряде случаев кассу можно не приобретать, а взять в аренду. Выгодно это сделать в следующих случаях:

• Вам нужны деньги для бизнеса сейчас, и вы не хотите «замораживать» их в покупке кассы,
• Вы планируете пользоваться кассой не долго, например, у вас сезонный бизнес или вы только начинаете предпринимательскую деятельности и не до конца определись со стратегией,
• Вы не до конца определись с видом кассы и хотите протестировать,
• Вы не хотите заниматься вопросами обслуживания и ремонта кассы, при аренде все технически вопросы будет решать оператор,
• Вам требуется техническая поддержка и/или обучение работе на кассе.

В случае аренды вы получите кассу с минимальными вложениями. Например, за покупку самой простой кассы вам потребуется выложить порядка 25 000 рублей, а аренда обойдется в 1500-2500 в месяц.

Отсрочка онлайн касс до 2020 и внесение корректив в 54-ФЗ

Говоря об отсрочке, нужно понимать, что законодателем установлены два срока для разных поправок. Первоначально законом предполагался льготный период до 1 июля 2019 года. Это право было предусмотрено для индивидуальных предпринимателей, которые не привлекали к работе сотрудников по трудовым договорам. Кассы не устанавливали:

• представители мелкой розницы, торгующие товарами собственного производства;
• предприниматели сферы услуг населению;
• частники, выполняющие работы по заказу.

По новым правилам, согласно принятому законопроекту №682709-7, такие ИП могут продолжить работу без ККТ вплоть до 1 июля 2021. Льгота может быть приостановлена, если предприниматель примет в штат работника — в этом случае кассу нужно установить, зарегистрировать и начать применять не позднее чем через 30 суток, прошедших с момента оформления трудового договора. Более того, именно до 2021 г. устанавливаются и такие упрощенные правила:

• кассы не нужно внедрять товариществам собственников жилья (ТСЖ), недвижимости (ТСН), аналогичным некоммерческим организациям, кооперативным и иным потребительским объединениям. Здесь имеются в виду расчеты за предоставленные услуги или жилые помещения в рамках уставной деятельности;
• образовательные и осуществляющие деятельность в области физической культуры и спорта организации тоже могут принимать плату за профильные услуги без ККТ;
• культурно-досуговые центры и дома творчества также могут оказывать услуги без передачи данных ОФД.

Тут тоже есть нюанс: не должно происходить личного взаимодействия клиента с продавцом. То есть передача денег из рук в руки или оплата картой непосредственно в месте расчета недопустимы.

Строго говоря, предусмотрена не отсрочка применения онлайн-касс до 2020 года, а возможность выведения на экран любого автоматического устройства, предназначенного для приема платежей (вендингового терминала, кофейного или снекового автомата, терминала для приема оплаты за автомойку или топливо и т. п.), изображения QR-кода вместо распечатки чека. Эта льгота установлена не 129-ФЗ от 06.06.2019, а ранее — письмом Министерства финансов РФ от 1 августа 2018 г. № 03-01-15/54308. Поэтому отсрочка онлайн-касс до 2020 года не вводилась, но порядок работы действительно был упрощен.

Как вести кассовую книгу

Вести кассовую книгу обязательно для всех организаций. Никакие документы и формуляры не могут отменить обязательное требование по оформление КО-4. Только ИП, которые ведут учет доходов и расходов или фактических показателей по НК РФ, вправе отказаться от заполнения.

В остальном требование едино для всех. Нет никакой разницы, какая в организации форма собственности, организационно-правовая форма или система обложения. Заполнять кассовую книгу придется ежедневно.

Заполняют формуляр по итогам операционного дня. В журнале фиксируются все приходные и расходные ордера, выписанные в течение дня. Затем кассир подсчитывает итог. Запись фиксируется в соответствующей графе формуляра. Подробно разобрали заполнение в статье «Кассовая книга и онлайн-касса: как вести правильно». Используйте этот бланк:

Дистанционное использование ККТ

Одновременно закон расширяет и перечень случаев, когда при расчетах с клиентами разрешается использовать кассовый аппарат, расположенный удаленно, то есть вне места расчетов (п. 5.6 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Теперь удаленное использование кассы возможно:

• при осуществлении расчетов за реализуемый товар при разносной торговле;
• при дистанционном способе продажи товаров (кроме случаев торговли через интернет). Например, когда происходит реализация товара по предложенным покупателем образцам;
• при осуществлении расчетов по месту выполнения работы или оказания услуги, которые выполняются вне торгового объекта.

Во всех вышеуказанных случаях обязанность по направлению чека может быть исполнена одним из следующих способов (п. 5.7 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ):

Также удаленное использование кассы допускается:

• при осуществлении расчетов водителем или кондуктором в салоне транспортного средства при реализации проездных билетов (пассажиру можно выдавать бумажный билет, содержащий сведения, достаточные для идентификации и бесплатного получения электронного кассового чека через интернет; при этом электронный чек формируется в момент расчета (п. 5.9 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ));
• при приеме платы за жилое помещение и коммунальные услуги, кроме наличной оплаты и оплаты платежной картой (информация о расчетах направляется организациями ЖКХ в ИФНС не позднее 5 дней с момента поступления платы на расчетный счет, а чек клиенту выдается по его письменному запросу, который разрешается подать в течение 3 месяцев).

Особенности оформления

Ведомость на выдачу зарплаты может оформляться в отношении отдельного подразделения организации или по всем сотрудникам предприятия в целом.

При этом отражаются как суммы к выплате по каждому сотруднику в отдельности, так и общая сумма, подлежащая выдаче.

Расходный кассовый ордер нужно оформлять один на общую выданную сумму.

С целью выдачи заработной платы снимаются наличные денежные средства и приходуется в кассу предприятия на установленный срок, отведенный для расчетов с персоналом по оплате труда.

В течение этого срока организация обязана рассчитаться с работниками. Оставшиеся не выданные деньги должны быть возвращены на расчетный счет.

Расходный кассовый ордер следует заполнять либо в последний день этого срока, либо по факту выплаты зарплаты всем сотрудникам, указанным в ведомости.

Сумма в РКО должна точно соответствовать выданной и отраженной в платежной ведомости. Депонированная сумма отражается отдельной строкой и сдает в банк, в расходном ордере на выплату зарплаты она не должна учитываться.

Оформляет РКО бухгалтер после получения заполненной и подписанной платежной ведомости от кассира или иного лица, осуществляющего наличные расчеты с работниками.

Бухгалтер обязан проверить информацию в ведомости, наличие положенных подписей, после чего в этот же день заполнить расходный кассовый ордер. Номер и дата РКО проставляется на последней странице платежной или расчетно-платежной ведомости.

Только после этого заполненный ордер можно отразить в кассовой книге. До этого момента никакие записи относительно выдачи зарплаты в кассовой книге не отражаются.

Таким образом, при оформлении нужно соблюдать следующие важные правила:

• заполняет РКО бухгалтер;
• в отношении ведомости составляет один РКО;
• в ордере отражается общая фактически выданная сумма;
• заполнять РКО нужно по факту выплаты всей зарплаты либо в последний день, отведенный на расчеты с персоналом;
• на основании РКО вносится запись в кассовую книгу.

Если платежные ведомости составляют по подразделениям, то допускается оформить один расходный кассовый ордер на общую выданную сумму по всем ведомостям.

Как правильно заполнить форму КО-2?

Расходный кассовый ордер заполняют по типовой унифицированной форме КО-2.

При его оформлении в случае выдаче заработной платы особенности заполнения следующие:

• Номер документа – порядковый в соответствии с нумерацией.
• Дата – день, когда заполненная платежная ведомость поступила в бухгалтерию, то есть дата ее закрытия.
• Дебет счета – 70, при ведении аналитики по счету указывается дополнительно код аналитического учета.
• Кредит счета – 50 – счет для учета наличных денежных средств.
• Выдать – допускается указать общее понятие «работникам», так как в данном случае РКО не выступает подтверждение факта выдачи наличных денег определенному лицу, а служит только основанием для заполнения кассовой книги и отражения бухгалтерской записи.
• Основание – поясняется, что выдана заработная плата за определенный расчетный период;
• Сумма – прописью вписывается выданное количество денег;
• Приложение – реквизиты платежной или расчетно-платежной ведомости, если их несколько по подразделениям – перечисляются все;
• По – указываются реквизиты платежной ведомости, по которой выданы деньги.

Часто в строке «выдать» заполняют ФИО кассира, а в «по» — его паспортные данные. Однако это не совсем правильно.

В указанную дату кассиру фактически не выдается прописанная в расходном кассовом ордере наличная сумма, она у него находилась ранее и уже выдана работникам.

Поэтому логичнее в данном поле указать «работникам», это не будет являться ошибкой в случае выплаты заработной платы персоналу.

Также не нужно вписывать в данные строки главного бухгалтера или директора, так как такая формулировка также не будет соответствовать действительности.

Ведь эти лица не получали из кассу обозначенную сумму денег для выдачи зарплаты, так как по закону деньги должен выдавать работникам кассир из кассы.

Если главбух или директор выступает в роли кассира и выдает заработную плату, то также их ФИО не нужно проставлять в строках «выдать» и «по» по причине, обозначенной выше.

Скачать образец заполнения РКО при выплате заработной платы по ведомости

Скачать пример заполнения расходного кассовой ордера – excel.